Biuro procedūros yra priimtinas standartas, skirtas vykdyti veiklą konkrečioje darbo vietoje. Tokie standartai gali skirtis priklausomai nuo pramonės, darbo krūvio, geografinės padėties, biuro profesionalumo ar įmonės dydžio. Pavyzdžiui, medicinos, stomatologijos ar teisinės praktikos biuro procedūros bus daug kitokios nei statybų, mažmeninės prekybos ar importo veiklos. Tačiau yra keletas „normų“ biurų procedūroms visose pramonės šakose.
Telefono procedūros
Visiems biurams reikalingi profesionalūs ir mandagūs telefono būdai. Atsakykite į telefoną skubiai, aiškiai ir mandagiai kalbėkite ir niekada nepalikite skambintojo ilgiau nei kelias sekundes, nepradėdami kreiptis į skambutį, net jei viskas, kas pasakyta, yra „Aš vis dar dirbau jūsų prašymu“.
Paimkite pranešimus darbuotojams, kurie yra ne biure ar nepasiekiami. Aiškiai įrašykite skambinančiojo vardą, datą, laiką ir telefono numerį kartu su skambučio tikslu, jei toks yra. Kai veikia balso pašto sistema, paklauskite skambintojo, ar ji norėtų palikti balso paštą, o tada perkelti ją į balso pašto sistemą. Tai neprotinga perduoti skambutį, prieš tai nepranešus skambinančiam asmeniui.
Įrašų tvarkymas
Įrašų tvarkymo ypatumai įvairiose įstaigose labai skiriasi, tačiau visų verslo operacijų duomenys turi būti tvarkomi tvarkingai, profesionaliai. Išsaugokite visų kvitus, sąskaitas faktūras, sąskaitos išrašus, darbo užsakymus, pasiūlymus, darbo įvertinimus, korespondenciją, ataskaitas ir kitus bendrovės pateiktus dokumentus.
Sukurkite rinkmenas kiekvienam pardavėjui, kliento paskyrai, pardavimui ar projektui, remiantis bendrovės specifikacijomis. Aiškiai pažymėkite visus aplankus ir pateikite juos lengvai pasiekiamoje vietoje, kur juos galima greitai gauti, kai reikia. Tai yra tinkamo bet kurio verslo valdymo reikalavimai, nepriklausomai nuo pramonės.
Pašto tvarkymas ir platinimas
Valdant gaunamus ir išeinančius laiškus taip pat skirsis biuras, tačiau visi laiškai bus laikomi svarbia korespondencija ir greitai elgiamasi, ypač korespondencija su klientais ir klientais.
Atidarykite ir nukreipkite paštą į atitinkamą skyrių ar darbuotoją, priklausomai nuo konkrečių įmonės procedūrų. Niekada neatidarykite pašto ženklų „asmeniškai“. Jei gaunamas paštas turi būti atidarytas prieš platinimą, užrašykite voką į korespondencijos nugarėlę, jei reikia adreso arba siuntėjo informacijos.
Jei reikia, pasverkite siunčiamus laiškus ir viršutiniame dešiniajame kampe pritvirtinkite tinkamą pašto kiekį. Jei pašto siuntėjas paima paštą, įdėkite jį į tinkamą išvežimo vietą. Jei jis bus perkeltas į vietinę pašto tarnybą, visas raides įdėkite į langelį, kad būtų lengva transportuoti. Tvirtai priklijuokite visas pakuotes ir aiškiai pažymėkite jas tinkamam pristatymui.
Kompiuteriai ir technologijos
Užtikrinti, kad kompiuterio duomenys būtų tinkamai apsaugoti, svarbu šiandieninėje tarnyboje, kuri labai priklauso nuo tokios informacijos. Praktikos pagrindinės saugos procedūros, skirtos kompiuterių failams ir aparatinei įrangai apsaugoti.
Norėdami apsaugoti dokumentus ir programinę įrangą, sukurkite kasdieninę visų kompiuterio failų atsarginę kopiją interneto svetainėje, kurioje teikiama tokia paslauga, arba atskirame „flash“ diske arba „Zip“ diske. Atsargiai parsisiųskite failus ir programinę įrangą iš interneto. Laikykite nuspaudę virusų apsaugos programinę įrangą, kai kompiuteris yra įjungtas, o virusų duomenų bazė nuolat atnaujinama, nes nuolat kyla naujų grėsmių.
Apsaugokite aparatūrą su stipria ir patikima apsauga nuo viršįtampio. Naktį, kai niekas jų nenaudoja, išjunkite kompiuterius ir ištraukite bet kokią elektroniką sunkių žaibų metu.
