Frazė „vidinė atmintis“ yra trumpas „vidiniam memorandumui“. Vidaus atmintinės naudojamos informacijos sklaidai, taip pat masinių žmonių, padalinių ar komandų prašymams. Vidinės atmintinės atkreipia dėmesį į problemas ir sprendžia daugybę kitų naudingų funkcijų organizacijoje.
Patarimai
-
Rašydami vidinę atmintinę, laikykite jį paprastą ir eikite tiesiai į tašką.
Kodėl turėtumėte parašyti vidinę atmintinę?
Vidaus atmintis yra veiksmingas būdas greitai ir efektyviai pasiekti daugelį žmonių organizacijoje. Atmintyje galite lengvai atlikti šiuos veiksmus:
- Išaiškinkite arba analizuokite objektą.
- Pateikite rekomendacijas.
- Nustatykite priminimus.
- Duoti instrukcijas.
- Perduoti medžiagas.
- Pateikite pranešimus.
- Išduoti ataskaitas.
- Klauskite įmokų.
- Prašyti patvirtinimų.
Veiksmingos vidinės atmintinės raktas yra paprastas. Jūsų žinutė turėtų būti glausta ir pristatyta nesudėtingu formatu, kuris aiškiai parodo pranešimą. Vidaus memorandumo pavyzdys galėtų būti įmonės visos kavinių pietų ir naujos, patobulintos meniu tyrimo rezultatai.
Kaip formuojate vidinę atmintinę?
Galite greitai sukurti „Memo“ šabloną „Word“ arba rasti vidinį atmintinės pavyzdį internete. Vidaus memorandumo antraštėje yra keturi pagrindiniai komponentai. Pirmasis yra atmintinės gavėjas arba gavėjas, prieš kurį yra „TO“. Antrasis yra atmintinės šaltinis, prieš kurį yra „FROM“. Trečiasis yra data, prieš kurią rašoma „DATE“, o ketvirtasis komponentas yra objektas atmintinės, prieš kurią yra „SUBJECT“.
Turėtumėte naudoti gavėjų tinkamus pavadinimus ir pavadinimus. Pavyzdžiui, jei pirmininkas yra Tomas Maxvelas, jis turėtų būti įtrauktas į „Tom Maxwell, pirmininką.“ Jei yra per daug pavadinimų, trumpumo dėlei galite naudoti „All Staff“ arba „Department Heads“. Taip pat turėtumėte nurodyti save kaip atmintinės šaltinį. Jūsų vardas ir pavardė vadovaujasi antrašte „FROM“. Negalite prisiregistruoti atmintinės pabaigoje, bet galite pridėti savo inicialus prie savo vardo kaip autentifikavimo formą.
Pranešimo tema turėtų būti apibūdinantis jo turinį. Užuot naudoję bendrus terminus, pvz., „Politika“, turėtumėte parašyti trumpą frazę, pvz., „Nauja politika, galiojanti 2018 m. Birželio 1 d.“.
Kaip rašote vidinės atmintinės pranešimą?
„Word“ atmintinės šablonas gali suteikti jums formatavimo patarimus, tačiau jis nesuteiks jums patarimų dėl turinio. Paprastai visada būkite glaustai. Jūsų vidinėje atmintinėje turėtų būti įvestas vienos pastraipos įvadas, kuriame būtų apibūdinta memo paskirtis. Tada turėtumėte aprašyti, kas paskatino atmintinę. Sutelkti dėmesį tik į tai, ką gavėjai turi žinoti, ir į veiksmus, kurių jie turi imtis atsakydami į pranešimą. Dar neaišku, ką rašyti? Atlikite šį vidinį memorandumo pavyzdį:
Data: 2018 m. Gruodžio 1 d
Iš: Maria Ruben
Į: Darbuotojai
Naujos valandos įsigalioja 2019 m. Sausio 1 d
Šio pranešimo tikslas - įspėti darbuotojus, kad įmonės sporto salės valandos keičiasi. Po daugelio darbuotojų pageidavimų, nusprendėme pratęsti valandas virš įprastų darbo valandų tiems, kurie gali baigti viršvalandžius dėl naujojo vystymo projekto. Sporto salė bus atidaryta nuo 6 val. Iki 11 val. Praneškite, jei turite klausimų ar komentarų.
Maria Ruben
Vyriausiasis žmogiškųjų išteklių direktorius
Visada įsitikinkite, kad baigsite savo atmintį mandagioje pastaboje ir, jei reikia, pasiūlykite pagalbą. Pabaikite vidinę atmintinę su trumpa santrauka, pakartodami esminius punktus ir uždarykite kvietimą veikti.
Nesvarbu, ar atmintyje yra gerų ar blogų naujienų, tai visada geriausia būti mandagiai, tiksliai, tiksliai ir pasiūlyti pagalbą sunkiai dirbantiems darbuotojams, kuriems gali prireikti. Jei susiduriate su formatavimu ar formuluote, pabandykite ieškoti kai kurių „Word“ internetinių atmintinių šablonų ir eikite iš ten.
