Laikui bėgant, sunkiau sekti absolventus dėl susibūrimų ar specialių mokyklų renginių. Aukštosios mokyklos absolventų asociacija padės palaikyti individualius absolventų renginius, atnaujindama visų mokyklų absolventų sąrašą. Kad galėtumėte organizuoti specialius renginius ir paprašyti dovanų ar rinkliavų, jums reikia asociacijos, įsipareigojančios planuoti ir prižiūrėti absolventų renginius.
Pasiekite vidurinę mokyklą baigusius klasės draugus, su kuriais vis dar bendraujate, kad taptumėte interesų grupe. Surinkę susitikimą su šia grupe, ar kiekvienas grupės narys bendrauja su klasės draugais, su kuriais jie vis dar bendrauja, galbūt prisijungdami prie grupės.
Susipažinkite su mokyklos atstovais, kad jiems būtų žinoma, kad pradedate gimnazijų absolventų asociaciją. Nustatykite, ar tai yra bendra mokyklų asociacija visoms baigiamosioms klasėms ar individualiai baigiančiai klasių asociacijai. Paprašykite mokyklos baigiamųjų mokinių vardų ir adresų sąrašo. Tai suteiks jums galimybę pradėti kurti absolventų sąrašą ir pradėti duomenų bazę.
Leiskite kiekvienam interesų grupės nariui kelis vardus iš absolventų sąrašo atnaujinti absolventų kontaktinę informaciją. Kiekvienam interesų grupei priklausančiam asmeniui kreipkitės į kitus klasės draugus, kuriuos jie vis dar žino, arba bendrauti su socialinės žiniasklaidos svetainėmis arba ieškodami jų internete. Atnaujinkite absolventų sąrašą su dabartiniais el. Pašto adresais, gatvės adreso informacija arba abiem.
Rašykite laišką absolventams, kurie paaiškina planus sukurti absolventų asociaciją. Paprašykite jų pateikti atnaujintą kontaktinę informaciją. Paprašykite tų, kurie norėtų dalyvauti absolventų asociacijoje, susisiekti su interesų grupės nariais.
Sukurti darbotvarkę, susijusią su pirmuoju absolventų asociacijos susitikimu. Darbotvarkėje turėtų būti numatyti asociacijos organizacinės struktūros kūrimo planai, tokie kaip įstatai, misijos aprašymas, veiksmų planas, tikslai, asociacijos pareigūnų kandidatūros ir rinkimai bei finansavimo struktūros, jei tokios yra.
Sušaukite susitikimą su suinteresuotais asmenimis, dalyvaujančiais vadovavimo taryboje ar asociacijos valdyboje. Nuspręskite, kada surengti pareigūnų kandidatus ir rinkimus bei balsavimo mechanizmą. Organizuoti komitetą, kuris būtų atsakingas už organizacijos įstatus ir kitą grupę, kuri pateiktų idėjų finansavimui, pvz., Savanorių donorystei, metiniams mokesčiams ar rėmimams.
Laikykite pareigūnų rinkimus ir įforminkite organizacijos įstatus.
Paprašykite, kad atskiri savanoriai dalyvautų atskiruose komitetuose, kad galėtų tvarkyti asociacijos ryšius, lėšų rinkimo veiklą, rinkliavas, jei jų yra, ir susijungimo renginius.
Suplanuokite komitetų posėdžių datas ir koordinuokite būsimus valdybos posėdžius, kad būtų įtraukti komiteto atnaujinimai. Pavyzdžiui, suplanuokite kitą vadovybės ar valdybos posėdžio datą, laiką ir vietą bei įtraukite į darbotvarkę komiteto pristatymą apie siūlomą asociacijos mokesčių struktūrą ir siūlomą lėšų rinkimo veiklą peržiūrai ir patvirtinimui.
