Bet kokioje verslo aplinkoje susitikimai yra neišvengiami. Daugiau nei ne, žmonės, norintys dalyvauti šiuose susitikimuose, žiūri į juos su baime. Galbūt tai yra todėl, kad jie vyksta per ilgai, nes nėra aiškios priežasties, kad susitikimas vyktų arba galbūt niekada neatrodo, kad šiuose susitikimuose būtų išspręsta. Akivaizdu, kad jie neatitinka penkių veiksmingų susitikimų Ps: tikslo, produkto, dalyvių, galimų problemų ir proceso.
Tikslas
Susitikimo tikslas apibrėžiamas kaip priežastis, dėl kurios reikia susitikti, darbotvarkę ar pagrindinius tikslus, kuriuos turi aptarti dalyviai. Jei nėra jokių klausimų, dėl kurių reikia aptarti, nėra priežasties pakviesti susitikimą. Susitikimai, kuriuose nėra aiškių tikslų, yra kiekvieno laiko švaistymas.
Produktas
Susitikimo rezultatas apibūdina norimą rezultatą, kuris turėtų būti pasiektas, kai viskas bus pasakyta ir padaryta. Tai ne tik norimas susitikimo rezultatas, bet ir pageidaujamos būsimų bendrovės projektų ir prekių, kurios aptariamos susitikimo metu, rezultatai. Susirinkimo produkto pristatymas iš anksto saugo susitikimus kelyje, palaiko pokalbius, kad jie nepatektų į susitikimo tikslą neatitinkančius dalykus.
Dalyviai
Susitikimo dalyviai apima tik tuos žmones, kurie turi dalyvauti, žmonės, kurie žiūri į darbą ar darbą, tiesiogiai veikia susitikimo tikslą ir produktą. Pavyzdžiui, ligoninės medicinos personalas nedalyvautų susirinkime apie ligoninių kompiuterines sistemas. Slaugytojai ir gydytojai vis dėlto dalyvautų susirinkimuose, susijusiuose su sveikatos ir ligų klausimais, arba susitikimais, kurie padėtų jiems gauti tęstinio mokymo padalinius, CEUs, reikalingus jų licencijoms atnaujinti.
Tikėtinos problemos
Tikėtinos problemos yra problemos, kurios gali kilti tarp dalyvių, problemos, su kuriomis jie susiduria su dabartinėmis darbotvarkės temomis, arba bet kokios problemos, kurias jos numato su susitikimo metu iškeltomis problemomis. Tikėtini klausimai taip pat apima bet kokių klaidų, kurios galėjo išvykti iš anksto pasirengus susitikimui, sugavimą. Pavyzdžiui, kas nors pateikia pristatymą apie galimus darbotvarkėje išvardytų problemų sprendimo būdus. Kažkas susitikime gali pastebėti, kad trūksta vieno ar dviejų faktų ir kad šie faktai gali turėti didelį poveikį posėdžio rezultatams ar sprendimui. Problemos gali būti problemos, susijusios su projekto išlaidomis arba laiku, susijusiu su projekto užbaigimu.
Procesas
Susitikimo procesas apima veiksmus, reikalingus susitikimui sekti ir susitikimų tikslui pasiekti. Tai taip pat galėtų apimti plano, kaip pasiekti būsimus projektus ir prekes, sukūrimą, kad jie būtų sėkmingai įgyvendinami. Proceso įtraukimas į žingsnius iš anksto leidžia visiems dalyviams užtikrinti, kad jie pasiektų susitikimo, projekto ar prekybos tikslų tikslą ir rezultatus. Tai priemonė susitikimo eigai sekti.
