Daugelis įmonių savininkų bijo rašyti laiškų laiškus ir oficialiai atsiprašydami dėl baimės savo klientams susvetimėti ar toliau įžeisti. Abiem atvejais turite atkreipti dėmesį į svarbų susirūpinimą ir tuo pat metu išlaikyti kliento prestižą. Kai suprasite kelis pagrindinius principus, susijusius su probleminių sprendimų raštų rašymu, sužinosite, kaip šie raštai gali būti parašyti taip, kad generuoja prestižą.
Formatas ir stilius
Gali būti naudinga galvoti apie problemos sprendimo laišką kaip miniatiūrinę esė, parašyta verslo laiško formatu. Laikykitės to paties formato, laikykitės to paties stiliaus ir naudokite tuos pačius 12 taškų „Times New Roman“ šriftą kaip ir bet kuriame verslo laiške. Vieninteliai pakeitimai, kuriuos turite atlikti, yra žodžiai, naudojami kūno ir uždarymo skyriuose. Daugumoje probleminių sprendimų raidžių taip pat yra aptvarai. Nurodykite tai, kad po viena uždarymo įveskite vieną langelį „Enclosures“ ir po to užrašykite kiekvieno dokumento pavadinimą.
Pabrėžkite teigiamus žodžius
Trumpos, tiesioginės ir asmeninės raidės sumažina nesusipratimų galimybę ir dažnai yra veiksmingiausios. Be to, teigiami atsakymai gali būti teigiami. Purdue universiteto internetinės rašymo laboratorijos teigimu, vengiate žodžių ir frazių, tokių kaip „deja“, „negali“, „problema“ ir „nesėkmė“, perteikiantys nemalonius faktus. Vietoj to, pabrėžkite tai, ką jūs galite ar norite padaryti, o ne tai, ką jūs negalite arba negalite padaryti.
Atidarymo ir uždarymo ataskaitos
Atidarykite ir uždarykite laišką paprastais, tiesioginiais pareiškimais. Pradinis pareiškimas, pvz., „Ačiū, kad skyrėte laiko, kad paaiškintumėte savo susirūpinimą dėl…“, ir nurodoma problema. Uždarykite pareiškimą, kuriame pabrėžiamas jūsų noras išsaugoti santykius. Tokie teiginiai kaip „Mes vertiname jūsų verslą“ arba „Mes atnaujiname teikdami kokybišką klientų aptarnavimą, kurį tikitės iš mūsų įmonės“ yra du bendri pavyzdžiai.
Kūnas
Pirmoje dalyje nurodykite atitinkamą pagrindinę informaciją ir visus ankstesnius pranešimus, kad būtų galima suprasti, kad jūs suprantate kliento susirūpinimą. Trečioje pastraipoje pateikite aiškų, konkretų problemos sprendimą, įskaitant geros valios gestus ir veiksmus, kuriuos jau atlikote ar planuojate imtis.Pvz., Jei rašote pirmojo prašymo rinkimo laišką, atkreipkite dėmesį į ankstesnį gerą mokėjimo įrašą, tačiau priminkite klientui apie mokėjimo terminus. Kaip sprendimas, pasiūlykite dirbti su klientu, kad nustatytumėte alternatyvius mokėjimo susitarimus arba pratęstumėte mokėjimo datą mainais už grįžimą.
