Darbuotojų susirinkimų protokolai pateikia raštišką priimtų sprendimų, aptartų klausimų, priimtų balsų, suteiktų užduočių ir kitų su darbuotojais susijusių klausimų registrą. Svarbu užfiksuoti susitikimo detales ir diskusijų esmę. Jums nereikia įrašyti kiekvieno posėdžio metu išsakyto žodžio, tačiau turėtumėte galėti pateikti dalyviams tikslius įrašus apie susitikimą.
Elementai, kurių jums reikės
-
Pastabų priėmimo įrankiai
-
Diktofonas
Pasiruošę susitikimui apsilankykite kambaryje ir įvertinkite, kur jums reikia sėdėti, kad gautumėte geriausią vietą ir, jei reikia, suraskite elektros lizdus. Peržiūrėkite ankstesnes minutes, kad pagreitintumėte, kaip praeityje buvo įrašytos minutės.
Gaukite darbotvarkės kopiją, kad padėtų jums organizuoti protokolus pagal temas. Gaukite pakviestų dalyvių sąrašą ir patikrinkite dalyvius, paprašydami prisijungti prie susitikimo.
Atkreipkite dėmesį į susitikimo datą ir laiką. Parašykite kiekvieną pasiūlymą, kaip jis buvo pateiktas, žodžiu. Įrašykite balsavusius ir balsavusius, susilaikiusius ir susilaikiusius balsus. Įtraukite judesio kūrėjo pavadinimą ir paspaudus judesį.
Naudokite taškus, kad pabrėžtumėte svarbias diskusijų temas, pvz., Biudžetus, rinkimus ar įmonės renginių planavimą. Atkreipkite dėmesį į diskusijos metu iškeltus privalumus ir trūkumus, kurie pateikė kiekvieną pareiškimą. Apveskite kiekvieną diskusijos temą rezultatu, kuris bus pasiūlymas ir balsavimas, užduotis tirti temą ar nurodytą veiksmą.
Parašykite minutes aiškiu, lengvai skaitomu formatu, kad juos būtų lengviau laikytis. Raskite jau sukurtas programas ir įrankius, kad minutės būtų efektyvesnės. Tai galima rasti svetainėse, pvz., Onenote.com, jei naudojate „Windows“. Išbandykite evernote.com, jei norite rašyti įrankius, sutartas.lt už pastabų priėmimo ir minutės bendrinimo įrankius, o „Google“ dokumentai, skirti susitikimų protokolų šablonams ir paprastiems būdams, kaip dalytis minutėmis.
Po posėdžio užsirašykite protokolus, kai tik jūs galite, o diskusijos vis dar yra šviežios jūsų nuomone, pageidautina per 24 valandas. Rašykite trečiame asmenyje.
Prieš siunčiant minutes kitiems dalyviams, atsiųskite projektą vadovui arba vadovui, kuris vadovavo susitikimui peržiūrėti. Atlikite pataisymus ir išsiųskite kopiją visiems, kurie dalyvauja susitikime. Pridėkite atitinkamus dokumentus, pvz., Biudžeto kopiją, veiksmų elementų sąrašą arba kontaktų numerių sąrašą.
Patarimai
-
Sukurkite šabloną, kad supaprastintumėte minutės priėmimo procesą. Naudodamiesi darbuotojais, naudokite jį vėl ir vėl.
Jei nerimaujate dėl tikslumo, naudokite įrašymo įrenginį. Pasakykite dalyviams, kad jie būtų įrašyti prieš įjungdami įrašymo įrenginį.
Įspėjimas
Neskubėkite, kai prarandate diskusiją arba nesuprantate pateikto taško. Kai suprasite, sustabdykite procesą ir paprašykite paaiškinimo, kad užtikrintumėte, jog tiksliai pranešate.
