Versle mes esame ir iš susitikimų, per kuriuos priimame daug sprendimų. Susitikimo pabaigoje posėdžio protokolai priima sprendimus, kad visi dalyviai imtųsi tolesnių veiksmų. Posėdžių protokolai apima visus posėdžio aspektus - nuo dalyvių sąrašo ir darbotvarkės iki veiksmų, kurių reikia imtis, ir sprendimus, susijusius su tolesniais susitikimais. Naudodamiesi konkrečiais žingsniais, kad nustatytumėte posėdžių protokolus, jūsų komanda, bendraamžiai ir vadovai žinos diskusijų temas ir lūkesčius dėl tolesnių veiksmų.
Jei norite parašyti susitikimo protokolą, naudokite susitikimo darbotvarkę. Susitikimo darbotvarkė yra susitikimo gairės. Ji atnaujina dalyvius ir leidžia jiems žinoti tikslus, jų vaidmenis jiems pasiekti ir kokie konkretūs elementai jiems priskiriami. Kadangi posėdis grindžiamas darbotvarke, darbotvarkė tampa protokolu rašymo gairėmis.
Trumpai apibūdinkite dalyvių vaidmenis susitikime ar projektus, kurie bus svarstomi. Paaiškinkite kiekvieno dalyvio vaidmenį, kad padėtų ne dalyviams žinoti, kas dalyvavo kuriam departamentui ir kokiam konkrečiam tikslui. Apibūdindami dalyvių vaidmenis, kiekvienas asmuo tiksliai dalyvauja susitikime. Dalyvių vaidmenys yra svarbūs posėdžio koordinatoriui ir dalyviams, todėl susitikimų diskusijos tęsiasi, nepažeidžiant anksčiau aptartų temų.
Išryškinkite susitikimo tikslus, aiškiai nurodydami juos. Pavyzdžiui: priimti sprendimus, rinkti idėjas arba atnaujinti komandą apie pažangą. Sąrašo tikslai padeda protokolo skaitytojams aiškiai suprasti susitikimo tikslą. Tikslas ar tikslai yra tai, ką skaito daugelis vyresniųjų vadovų; jei jų nereikia įtraukti į tikslus, nereikia daugiau skaityti. Jei valdytojas yra suinteresuotas siekti tikslų, jis gali nuspręsti dalyvauti kitame posėdyje.
Parašykite susitikime priimtus sprendimus. Atkreipkite dėmesį į visus priimtus ir aptartus sprendimus, kad nustatytumėte kitą susitikimo darbotvarkę. Sprendimų rašymas leidžia lankytojams ir nedalyvaujantiems asmenims peržiūrėti, ar iš jų reikia imtis tolesnių veiksmų, kuriuos jie gali parengti. Susirinkime išryškinti sprendimai bus priimami, nebent kitame posėdyje, kuris būtų pats sprendimas, bus reikalinga tolesnė diskusija. Susitikime priimtų sprendimų užfiksavimas ir dalijimasis yra labai svarbus tikslioms ir naudingoms minutėms.
Užrašykite „Next Step“ užduotis, kurių pavardė yra šalia jų. Šie veiksmai leidžia posėdžio koordinatoriui pasiruošti kitam posėdžiui, taip pat dalyviams ir nedalyvaujantiems asmenims žinoti, ką jie yra atsakingi už posėdį. Tai užtikrina, kad asmenys pasirengtų kitam posėdžiui, užpildydami savo užduotis arba perduodami juos kitam, kuris gali juos užpildyti ir dalyvauti kitame posėdyje.
Siųskite dalyvių susitikimo protokolo projektą. Projektas leis dalyviams redaguoti minutes atnaujinant pastabas, kitus veiksmus ir sprendimus. Peržiūros projekte užtikrinama, kad visa informacija buvo tinkamai užfiksuota ir kad asmenys valdytų jiems ar departamentui priskirtas užduotis. Pateikdami peržiūros proceso projektą, pateikite terminą visiems dalyviams dėl pastabų. Jei negaunama jokių pakeitimų, laikoma, kad protokolai yra priimtini visoms šalims.
Išsiųskite posėdžio protokolus. Surinkus visus atsiliepimus, susirinkimo protokolus išsiųskite visiems asmenims, kurie buvo pakviesti į susitikimą. Nukopijuokite kitus darbuotojus ar dalyvius, kurie turi būti informuoti. Protokolas turėtų būti išsiųstas per 24 valandas nuo posėdžio pabaigos arba 12 valandų iki kito posėdžio, atsižvelgiant į tai, kas įvyksta anksčiau.
Patarimai
-
Ne visa informacija turi būti užfiksuota posėdžio protokoluose, pakankamai svarbių dalykų. Posėdžių protokolai yra veiksmingi, kai jie apibendrina susitikimą su sprendimais ir atsakomybe. Jei palengvinsite susitikimą, paprašykite, kad kas nors paimtų užrašus komandai.
