Kadangi įmonės vykdo naujus projektus ir vykdo kasdienes operacijas, jos turi stebėti, kiek jie praleidžia kelyje. Išlaidų ataskaitoje arba išlaidų lape pateikiamas valdymo dokumentas, kuriame išsamiai aprašomos projekto vykdymo išlaidos, departamento eksploatavimas arba gaminio gamyba pagal prekes ir paslaugas.
Išlaidų ataskaitos funkcijos
Daugumoje išlaidų lapų yra ne mažiau kaip trys pirminės sekcijos, pažymėtos tiesioginėmis medžiagomis, tiesioginiu darbu ir pridėtinėmis išlaidomis. Tiesioginės medžiagos - tai žaliavos ar dalys, reikalingos gaminiui pagaminti. Konstrukcijos projekte, pavyzdžiui, faneros ir stogo dangos medžiagos bus pateiktos tiesioginių medžiagų skyriuje. Tiesioginis darbas - tai reikalingas darbas, reikalingas projektui užbaigti. Bendrosios išlaidos susideda iš standartinių išlaidų, susijusių su projekto vykdymu, pavyzdžiui, draudimo ir komunalinių paslaugų. Kai kuriose išlaidų lapuose pateikiami tokie skyriai kaip netiesioginis darbas, kuris apima pagalbinį personalą ir netiesiogines medžiagas, kurios sudaro nedidelę kainą. Vadovybė nustato reikalaujamo detalumo lygį, kuris gali svyruoti nuo vienos sumos kiekvienai kategorijai iki išsamaus sąrašo kiekvienoje kategorijoje.
Visas išlaidų ataskaita
Kai kuriais atvejais įmonės naudoja visas išlaidų ataskaitas, kad lygintų galimus projekto įgyvendinimo būdus. Išsamios sąnaudų ataskaitos yra išsami vidinių išlaidų apžvalga ir galimi išoriniai išorės kaštai. Pavyzdžiui, popieriaus gamyklos yra žinomos dėl stiprių kvapų. Popieriaus fabriko priartinimas prie gyvenamojo ploto gali sukelti blogus PR ir net teisinius veiksmus, kurie galėtų kompensuoti nekilnojamojo turto ar statybos santaupas. Išsamioje išlaidų ataskaitoje išsamiai aprašomos šios galimos problemos.
