Verslo susitikimuose vyksta reguliarūs susitikimai, o protokolai yra oficialūs dokumentai, naudojami įrašyti veiksmus ir priimtus sprendimus. Kadangi minutės tampa oficialiomis kompanijos akimis, bet kokie protokolo pakeitimai reikalauja papildymo. Sukūrę priedą, turite žinoti, kada ir kaip ją pristatyti posėdžių komitetui, ir pridėti jį prie oficialių protokolų, kad jūs nedarytumėte šių pakeitimų.
Paruoškite oficialaus protokolo kopijas iš paskutinio susitikimo, kad visi, dalyvavę posėdyje, galėtų juos peržiūrėti.
Pasitraukite iš kito posėdžio protokolo. Įprasta, kad posėdžio pirmininkas pradeda veiksmus, peržiūrėdamas ankstesnio posėdžio protokolą. Visi dalyviai turi perskaityti protokolus ir patvirtinti juos prieš jiems pereinant. Jei kas nors turi ką pridėti, keisti ar taisyti, tai yra tinkamas laikas tai pasakyti.
Užrašykite protokolo pakeitimus. Pakeitimus galite rašyti tiesiai į savo protokolo kopiją, arba užsirašyti užrašus ant atskiro popieriaus lapo.
Leiskite susirinkimo nariams susitarti dėl siūlomų protokolo pakeitimų, kurie bus rodomi papildyme. Jei visi sutinka, galite sukurti tolesnį protokolo priedą.
Sukurkite priedą po posėdžio atidėjimo. Geriausia, jei priedas būtų padarytas iškart po posėdžio, kad informacija tebėra nauja. Naudokite minutės šabloną, kad galėtumėte rašyti papildomos informacijos.
Oficialius protokolus išplatinkite kartu su pridedamu priedu susitikimų grupės nariams. Galbūt nenorite laukti iki kito posėdžio, kad tai padarytumėte, jei ateityje tai bus toli. Greičiau elektroniniu paštu persiųskite elektroninę protokolo ir papildymo kopiją grupei ir leiskite nariams žinoti, kad jų atsiliepimai ar patvirtinimai yra sveikintini. Jei visi grupės nariai pritaria protokolui su priedu, tai tampa nauju darbo dokumentu.
Perkelkite protokolą ir papildymą į kitą posėdį, kad gautumėte pirmininko parašą. Protokolas tampa oficialus tik tada, kai pirmininkas juos pasirašo.
