Svarbus bet kokios vidaus kontrolės sistemos tikslas yra apsaugoti turtą. Kadangi darbo užmokesčio skaičiavimo procesai veikia tiek žmogiškuosius, tiek finansinius išteklius, darbo užmokesčio vidaus kontrolės problemos arba trūkumai gali būti brangūs. Pripažindami su darbo užmokesčio skaičiavimo procesu susijusią riziką, jų potencialų poveikį suprasdami ir žinant, kaip juos spręsti, laikui bėgant gali atsirasti didelių nuostolių prevencija.
Rizika
Darbo užmokesčio skaičiavimo rizika apima finansinės atskaitomybės problemas, pvz., Nepakankamą darbo užmokesčio ir su darbuotojais susijusių įsipareigojimų priskyrimą arba netinkamą darbo sąnaudų klasifikavimą tarp parduodamų prekių savikainos ir pardavimo, bendrųjų ir administracinių (PBA) išlaidų. Veiklos efektyvumą gali pakenkti mokantys fantomai ar nutraukti darbuotojai (dažniausiai dėl slapto susitarimo) ir naudojant neteisingus darbo užmokesčio tarifus. Teisės aktų laikymasis yra pažeistas pažeidžiant federalinių ir valstybinių darbo užmokesčio ir darbo valandų įstatymus arba pažeidus „Internal Revenue Service“ (IRS) taisykles, susijusias su darbuotojais, palyginti su nepriklausomais rangovais.
Poveikis
Galimas finansinis, reputacijos ir teisinis darbo užmokesčio problemų poveikis labai skiriasi, priklausomai nuo jų laiko, dydžio ir pobūdžio. Supratimas apie įvykio poveikį gali būti svarbus žinant, kaip ją tinkamai spręsti. Įmonės turi atsižvelgti į šiuos dalykus: Finansinės atskaitomybės klaidos gali padidinti išorės audito mokesčius. Netinkami finansiniai duomenys gali lemti prastą valdymo sprendimą ir gali neigiamai paveikti investuotojus ir kitus suinteresuotuosius subjektus, pvz., Kreditorius. Mokėjimai phantom darbuotojams ir neteisingi darbo užmokesčio tarifai gali neigiamai paveikti likvidumą ir padidinti mokesčių naštą. Darbo užmokesčio ir valandų įstatymų ar IRS taisyklių pažeidimai gali lemti reikšmingas baudas, teisinius mokesčius, didesnį darbuotojų apyvartą ir reputacijos praradimą.
Mažinimas
Jei įgyvendinate stiprią darbo užmokesčio kontrolę, galite sumažinti darbo užmokesčio problemos tikimybę ar poveikį. Tačiau darbo užmokesčio kontrolės įgyvendinimo nauda neturėtų būti didesnė už išlaidas. Reguliarus ir savalaikis darbo užmokesčio sąskaitos ir duomenų suderinimas su pagrindine knyga bei trečiųjų šalių duomenų tvarkytojo duomenimis, failų perdavimu ir kitais įrašais gali užkirsti kelią finansiniams iškraipymams arba juos aptikti. Darbuotojų darbo klasifikacijų tarp tiesioginių ir netiesioginių išlaidų apžvalga gali padėti nustatyti klasifikavimo problemas. Darbų atskyrimas tarp darbo užmokesčio duomenų įvedimo, apdorojimo ir mokėjimo leidimų išdavimo bei išleidimo personalo yra idealus, tačiau gali būti sunku mažoms įmonėms, turinčioms ribotus išteklius. Aukštesnio lygio vadovų peržiūra, patvirtinimas ir informavimas apie darbo užmokesčio normas, tarifų pokyčius, personalo skatinimą, darbo vietų keitimą ir nutraukimą gali būti tinkami, kai pareigų atskyrimas nėra ekonomiškas. Atitinkama valdymo ir vadovų mokymo programa, skirta teisinėms ir žmogiškųjų išteklių problemoms spręsti, gali padėti padidinti teisės aktų laikymąsi.
Stebėjimas
Bet kokia vidaus kontrolės sistema laikui bėgant gali tapti neveiksminga, nes personalo ir verslo procesai keičiasi per augimą arba netinkamai valdant kontrolės procedūras. Atlikti periodinius galimų rizikos įvertinimų įvertinimus ir peržiūrėti darbo užmokesčio kontrolės plano projektą ir veiksmingumą, siekiant užtikrinti, kad jie išliktų tinkami ir ekonomiškai efektyvūs.
