Būdas, kuriuo informuojate klientą, kad nebesuteiksite jam, gali padaryti jūsų įmonės reputaciją. Klientai gali lengvai išreikšti savo nuomonę apie jus ir jūsų įmonę internete, taigi, net jei jis yra nuosekliai grubus ar reikalingas, turite pranešti apie savo pranešimą nepagarbiai. Rašto rašymas klientui yra geriausias būdas nutraukti naujienas, nes suteikia jums laiko galvoti apie tai, ką pasakyti, ir taupo klientą nuo nepatogios viešosios scenos.
Nusiųskite laišką klientui ir parašykite, kad nuo šios dienos jūsų įmonė nebegali jam tarnauti. Naudokite paprastą, aiškią ir tvirtą kalbą, kad klientas suprastų, kad šis sprendimas yra galutinis ir nėra atviras deryboms, argumentams ar pareiškimams.
Nurodykite priežastį, kodėl padarėte šį sprendimą, sutelkiant dėmesį į teigiamas situacijas vietoj negatyvų. Naudokitės bendra priežastimi, o ne eikite į specifiką. Pavyzdžiui, jei klientui leisite eiti, nes jis žodžiu piktnaudžiauja jūsų darbuotojais, nesirašykite, kad jis yra grubus. Vietoj to, pasakykite, kad jūsų įmonė negali prisitaikyti prie jo poreikių ir kad jis būtų geriau aptarnaujamas kitai bendrovei. Iš tikrųjų, kliento „poreikiai“ yra susiję su nuosekliu stumiančiu požiūriu, bet jūs manote, kad jūs nusprendėte, kad šį sprendimą priimate savo geriausiais interesais.
Kaip alternatyvą naudokite konkretesnę verslo priežastį. Pavyzdžiui, galite pasakyti klientui, kad jūsų klientų bazė auga taip greitai, kad nebegalėsite teikti kokybiškos paslaugos visiems savo klientams ir dėl to jūs turite paleisti kai kuriuos. Jei reikia atleisti reiklią klientą, kuris per daug laiko užima, sako, kad negalite aptarnauti savo laiko, kad atitiktų jo lūkesčius.
Pateikite keletą rekomendacijų arba bent jau geriausius pageidavimus. Pavyzdžiui, galite suteikti klientui kreipimąsi į kitą vietinį verslą, kuris teikia panašią paslaugą. Tai ypač gerai veikia, jei mažinate klientus, nes jūsų smulkusis verslas negali sekti paklausos. Klientai bus geriau suprasti, jei pasirodys pasiruošę padėti jiems rasti pakaitalą. Tačiau, jei klientas pasilieka dėl blogo požiūrio, tačiau nesikreipkite jo į konkurentus, nes jie taip pat neturėtų su juo susidoroti. Tokiais atvejais, tiesiog uždarykite savo laišką, sakydamas kažką panašaus į „Linkiu jums geriausio“.
