Jokie federaliniai įstatymai nereikalauja, kad darbdaviai privataus sektoriaus darbuotojams leistų dabartiniams ar buvusiems darbuotojams susipažinti su savo personalo bylomis. Paprastai privačiojo sektoriaus darbuotojų personalo bylos yra laikomos darbdavio nuosavybe, o kai kurios bendrovės naudoja šį pagrindą, kad apribotų prieigą prie darbuotojų bylų. Federaliniai ir valstybiniai darbuotojai - viešojo sektoriaus darbuotojai - gali gauti prieigą prie savo oficialių personalo įrašų.
Personalo failai
Įdarbinimo bylos - kartais vadinamos darbuotojo personalo byla - apima tokius dokumentus, kaip pradinė darbuotojo paraiška dėl darbo, neatidėliotinos pagalbos kontaktinė informacija, įsidarbinimo tinkamumo formos, veiklos vertinimo, drausmės ir lankomumo įrašai ir vadovas bei vadovas apie veiklos, mokymo ir užimtumo veiksmus.. Užimtumo veiksmų pavyzdžiai yra akcijos ir nutraukimai. Kai kuriais atvejais žmogiškųjų išteklių skyrius tvarko oficialią įdarbinimo bylą, o darbuotojo vadovas arba vadovas tvarko departamento bylą. Nors abiejuose failuose turi būti pateikta atitinkama informacija, turinys gali šiek tiek skirtis. Pavyzdžiui, departamento rinkmenoje negali būti visų dokumentų ir dokumentų kopijos, kurias darbuotojas baigia pirmąją darbo dieną, pvz., Politikos patvirtinimus ir W-2 formas.
Prieigos priežastis
Dabartiniai darbuotojai prašo peržiūrėti savo bylas, siekdami užtikrinti, kad žmogiškųjų išteklių departamentas tvarkytų tikslius įrašus apie jų darbą. Jei bendrovė atlieka metinius veiklos vertinimus, personalo byloje turi būti kiekvienos darbuotojo įdarbinimo metų vertinimo formų kopijos. Panašiai, lankomumo įrašai turėtų tiksliai atspindėti darbuotojo nebuvimą dėl ligos, atostogų ar atostogų. Buvę darbuotojai dažnai prašo dokumentų, kad gautų dokumentų, kuriuos jie gali naudoti ieškodami būsimo darbo, kopijas. Pavyzdžiui, jei buvusio darbuotojo byloje yra įrašų, susijusių su našumu ir pasiekimais, ši informacija gali būti naudinga norint atkurti atnaujinimą arba parengti darbų, kuriuos reikia pasidalyti, sąrašą, kuris bus skirtas pokalbiams su būsimais darbdaviais. Buvę darbuotojai taip pat gali prašyti pateikti savo darbo bylos kopijas, kad jie galėtų pateikti skundą prieš darbdavį.
Darbdavių politika
Daugelis darbdavių turi politiką dėl darbuotojų įrašų išleidimo. Darbovietės politika skiriasi priklausomai nuo įrašų, naudojamų darbuotojų patikrinimui ir kopijavimui, rūšys, o kai kurios įmonės nurodo ne darbo valandas kaip vienintelį laiką, per kurį darbuotojai gali peržiūrėti personalo įrašus. Darbdaviai, turintys šios srities politiką, darbuotojų skyriuje paprastai skiria skyrių, kaip naudotis įrašais. Gerai parašyta politika apibūdina veiksmus, kurių reikia norint peržiūrėti įrašus, kokie įrašų tipai yra prieinami, kai darbuotojai gali peržiūrėti savo įrašus ir visus mokesčius, susijusius su dokumentų kopijavimu, esančiu darbuotojo personalo byloje.
Darbdavio pareiga
Pagal federalinius įstatymus privačiojo sektoriaus darbdaviai neturi pateikti darbo bylų kopijų dabartiniams ar buvusiems darbuotojams. Sprendimas paleisti bylas grindžiamas įmonės politika ir, kai kuriais atvejais, valstybine teise, reglamentuojančia prieigą prie personalo bylų. Tačiau daugelis darbdavių mato naudą, jei bus laikomasi darbuotojų prašymų. Uždrausti prieigą prie įdarbinimo bylų gali kilti klausimų, kuriuos darbdavys gali nenorėti atsakyti. Jei darbdaviai tvarko personalo bylas, kuriose yra tiksli informacija, anksčiau išleista darbuotojams, neturėtų būti abejonių, ar informacija gali būti išleista po to, kai darbuotojas išvyksta iš įmonės. Sąžiningai daugelis darbdavių suteikia darbuotojams prieigą prie personalo bylų. Ši praktika rodo užimtumo politikos ir įrašų skaidrumą.
Įstatymai dėl prieigos prie federalinio darbuotojo įsidarbinimo įrašų yra 1974 m. Federalinio privatumo įstatymo dalis; JAV Personalo valdymo tarnyba yra agentūra, atsakinga už federalinių darbuotojų personalo įrašus. Atskiros valstybės tvarko darbuotojų prašymus susipažinti su personalo įrašais.
Valstybės įstatymai
Kai kuriose valstybėse yra įstatymų, leidžiančių darbuotojams susipažinti su personalo failais. Kitos valstybės nenurodo, ar dabartiniai ir buvę darbuotojai gali peržiūrėti ar kopijuoti personalo medžiagas. Daugeliu atvejų darbuotojai, kurie yra dabartiniai ar buvę, kurie dalyvavo tyrimuose darbo vietoje, negali stebėti tyrimų duomenų. Šie įrašai vis tiek neturėtų būti laikomi įdarbinimo byloje. Jie turi likti globos skyriuje ir tik žmogiškųjų išteklių personalas, atsakingas už tyrimą, turėtų turėti galimybę naudotis tyrimo medžiagomis.
Ribotas priėjimas
Valstybės, turinčios įstatymus dėl darbuotojų prieigos prie personalo bylų, gali reikalauti, kad darbuotojai pateiktų raštišką prašymą, o kai kurie įstatymai leidžia darbdaviams apriboti prieigą prie tam tikrų medžiagų. Pavyzdžiui, Kalifornijos įstatymuose reikalaujama, kad darbdaviai leistų esamiems ir buvusiems darbuotojams susipažinti su savo failais per 21 dieną nuo darbuotojo prašymo gavimo. Darbdaviams, kurie nesilaiko Kalifornijos valstybės įstatymų šiuo klausimu, taikomos nuobaudos, baudos ir civilinės bylos sprendimai dėl atsisakymo susipažinti su darbuotojų bylomis. Kita vertus, Misūris neturi valstybės įstatymo, pagal kurį būtų leidžiama susipažinti su darbuotojo personalo byla.
