Pasiūlymo laiškai gali būti svarbūs įrankiai naujiems klientams įgyti, naujiems projektams pradėti ir verslui augti. Nuo maketavimo ir dizaino iki dokumente vartojamos kalbos verslo lyderiai turi apsvarstyti visus pasiūlymo aspektus prieš išsiunčiant jį į numatomą gavėją, kad dokumentas būtų kuo veiksmingesnis. Kaip ir tokio laiško atidarymas yra labai svarbus norint, kad skaitytojas perskaitytų visą turinį, taip pat ypač svarbūs paskutiniai keli pasiūlymo laiško sakiniai, nes jie yra paskutiniai žodžiai, kuriuos gavėjas perskaitys prieš priimant sprendimą..
Efektyvaus pasiūlymo rašymas
Jei norite parašyti veiksmingą pasiūlymo laišką, naudinga pradėti rinkti visą reikiamą informaciją, kurią ketinate įtraukti į dokumentą. Tai gali apimti statistiką, biudžeto duomenis, datas, apibrėžimus ir jūsų įmonės įgaliojimus. Taip pat galite pradėti su kontūrais, kuris yra rašymo įrankis, kuris gali padėti jums planuoti įvairias jūsų pasiūlymo kategorijas.
Jūsų pasiūlymo įvedimas turėtų paskatinti skaitytojo susidomėjimą ir, tikėtina, turės tam tikrą pagrindinę informaciją apie jūsų įmonę ir kodėl jis yra tinkamas atlikti konkrečią užduotį. Įvadas taip pat gali apimti išsamią pasiūlymo temos apžvalgą, kad gavėjai suprastų, ką ketina skaityti ir kodėl jie turėtų toliau skaityti. Kai kurie pasiūlymai taip pat gali prasidėti santrauka, kuri yra trumpas apibendrinimas, kuriame apibendrinami pagrindiniai pasiūlymo aspektai. Santrauka yra naudinga gavėjams, kurie yra trumpi, tačiau nori suvokti, kas yra pasiūlymas.
Pagrindiniai jūsų pasiūlymo skyriai priklausys nuo projekto, tačiau gali apimti skyrius, kuriuose aptariamas projekto biudžetas arba kainos, siūlomas projekto laikas ir su projektu susiję pavojai. Taip pat galite aptarti reikalingas medžiagas projektui užbaigti, darbui ar darbuotojų tipams, kurių reikia norint užbaigti projektą, ir numatomas projekto išlaidas.
Rašant pasiūlymą, svarbu pritaikyti savo dokumentą prie konkrečios auditorijos. Naudojama kalba skirsis priklausomai nuo auditorijos patirties, taip pat kaip jie yra susipažinę su techniniais projekto aspektais.
Prieš siųsdami pasiūlymą skaitytojui, visada atidžiai redaguokite dokumentą ir pašalinkite visas rašybos klaidas, gramatines klaidas ir faktinius netikslumus. Typos ir kitos klaidos gali būti suvokiamos kaip neprofesionalios ir dėl to pasiūlymas gali būti atmestas.
Pasiūlymo laiško uždarymas
Pasiūlymo sudarymas yra esminis bendro dokumento elementas. Kai gavėjas baigia skaityti pasiūlymą, paskutiniai keli sakiniai ar pastraipos turėtų būti priklijuoti. Efektyvi išvada gali padėti užsandarinti sandorį ir paskatinti skaitytoją daryti verslą su jūsų įmone. Nors kitos pasiūlymo dalys taip pat yra svarbios norint gauti pritarimą judėti pirmyn, tikslinga skirti daugiau laiko paskutiniams sakiniams, kad pasiūlymas būtų įtikinamas.
Apibendrinant, apsvarstykite galimybę pakartoti aukščiausio lygio pasiūlymus, kad pabrėžtumėte pagrindines sąvokas, ir nekreipkite dėmesio į tai, ką jūs jau parašėte. Šioje galutinėje santraukoje turėtų būti pateikta analizė arba paaiškinimas, kuris sujungtų visus pagrindinius dalykus. Galbūt norėsite paskatinti gavėją tęsti pokalbį, siūlydami atsakyti į visus atsakymus į klausimus arba vėliau aptarti idėją. Pavyzdžiui, galite parašyti: „Prašau, praneškite man, jei turite papildomų klausimų - norėčiau jiems atsakyti.“ Kai kurie veiksmingi pasiūlymų laiškai taip pat baigiami kvietimu imtis veiksmų, kurie gali sukelti skubos jausmą ir priežastį, dėl kurios gavėjas gali judėti toliau. Kvietimo veikti pavyzdys: „Šiandien pradėkite šį projektą susisiekdami su mūsų komanda.“
