Pirkimas yra įmonės finansinio padalinio skyrius, užtikrinantis, kad kiti departamentai reikalingus tiekimus ir medžiagas įsigyja efektyviai. Viskas, kas užsakyta kiekvienam skyriui, turi vykti per pirkimo skyrių. Nors įmonės turi skirtingas pirkimo gaires, visos įmonės turi standartines pirkimo procedūras.
Pirkimo užsakymai
Kiekviena tarnyba, medžiaga ar tiekimas, kurio prašo kiekvienas skyrius, turi būti pateiktas kaip pirkimo užsakymas. Šis pirkimo užsakymas yra apskaitos numeris, užtikrinantis, kad pardavėjui ar tiekėjui būtų sumokėta teisinga suma. Skaičius taip pat seka, kad būtų užtikrinta, jog jis bus gautas laiku, taip pat norimą kokybę ir kiekį. Pirkimo užsakymą taip pat naudoja pardavėjas arba tiekėjas, kai įmonė pateikia sąskaitą po užsakymo pristatymo.
Pirkimo kotiruotės
Pirkimo skyrius yra atsakingas už reikalaujamo produkto, paslaugos ar prekių paiešką. Pirkimo agentas suranda skirtingus tiekėjus, prašo kainų ir nusprendžia, kuris pardavėjas atitinka departamento prašymų poreikius. Pirkimo procedūra apibūdina procesą, kuriuo perkantysis departamentas pateikia užklausas iš tiekėjų ir tiekėjų. Kiekvienas departamento vadovas privalo informuoti pirkimo skyrių apie būtiną reikalingą prekę, pageidaujamų daiktų specifiką ir atitinkamo skyriaus eksploatacijai reikalingą kiekį.
Stebėsenos procedūra
Kai departamentai suteikė pirkimų skyriui informaciją apie reikalingą paslaugą, prekes ar medžiagą, pirkėjas stebi užsakymą per visą procesą. Užsakymui priskirtas pirkimo agentas turi sekti pardavėją tuo atveju, jei pasikeičia arba atnaujinamas ir stebimas užsakymas, kol jis bus gautas. Gavusi prekę, pirkimo skyrius užtikrina, kad užsakymas yra teisingas ir atitinka sutartyje nurodytas specifikacijas.
