Susitikimo planuotojo darbas gali būti nelengvas, atsižvelgiant į tai, kiek daug informacijos, susijusios su kalbėtojų konferencijos planavimu ir pastatymu, bet jei jums patinka daugiafunkcinio uždavinio iššūkis ir esate žinomi kaip žongliravimo detalių meistras, būsite gerai pasiruošę darbą.
Elementai, kurių jums reikės
-
Pagrindinis kontrolinis sąrašas
-
Garsiakalbių sutartys
-
Vieta
-
Avarinis atsarginis planas
Pradėkite planuoti savo garsiakalbių konferenciją bent prieš metus - ilgiau, jei žmonės, kuriuos ketinate įtraukti į svečius, yra aukšto lygio vyrai ir moterys, kurių kalendoriai užpildo metus iš anksto. Sukurkite pagrindinį kontrolinį sąrašą, kuriame išsamiai aprašoma kiekviena užduotis, kuri turi būti įvykdyta, kad konferencija būtų supažindinama su pranešėjais, taip pat reikmenimis, įranga ir nuostatomis, kurios turi būti gautos renginiui.
Užsisakykite konferencijų vietą lengvai pasiekiamoje vietoje, patogioje vietoje netoli oro uostų, viešojo transporto, viešbučių, restoranų ir kitų patogumų, nes šiuose vietose darbuotojai yra apmokyti 24 valandas per parą tvarkyti konferencijų minias. Paprašykite savo advokato parengti standartinę kalbėjimo sutartį, todėl jūs turite teisiškai įpareigojantį susitarimą su kiekvienu pranešėju pasirodyti ir dalyvauti renginyje.
Darbas su konferencijos darbotvarke, kad pranešėjai būtų suplanuoti tikslingai. Priskirkite dinamiškiausius garsiakalbius, kad būtų galima tvarkyti pagrindinius ir galutinius laiko tarpsnius, kad dalyviai būtų sužavėti pirmosios pastabos ir įkvėpti paskutiniojo žodžiai. Pripažinkite savo terminų kalbėtojus ir įspėkite jiems, kad svarbu palikti laiką lauke.
Užsakyti reikmenis, registracijos lenteles, pasirūpinti įrangos nuoma, ženklinimu, ženkleliais ir kreditinės kortelės / grynųjų pinigų gavimo sistema tiems, kurie nepasirinko išankstinių bilietų. Keletą mėnesių prieš datą atsiųskite konferencijų pranešėjams patvirtinamąjį tvarkaraštį, kad dalyviai galėtų pakankamai laiko padaryti transportavimo planus. Patvirtinkite savo organizacijos atsakomybę, pvz., Lėktuvų bilietų kompensacijas, prancūziškus būstinius ar dienpinigius, ir įsitikinkite, kad kalbėtojai gauna socialinių įvykių, į kuriuos jie kviečiami apsilankyti, sąrašą.
Suprasti atsarginį planą, apimantį katastrofiškas galimybes: pokalbio garsiakalbio mirtį ar sužalojimą ar paskutinės minutės vietą. Priskirkite savanoriams, kad jie veiktų kaip kiekvieno garsiakalbio šeimininkas, ir rezervuoti limuzinų ar taksi paslaugas, kad vairuotojai galėtų važiuoti aplink, jei transportas nėra tarp priimančiosios pareigų. Užbaigti paskutinės minutės užduotis, pvz., Užkandžių ir vandens atvejų užsakymą.
Pasitraukite ištvermės į paskutines ankstesnes dienas - jei dingsta garso ir vaizdo priemonės, turi vykti viešbučio kambario maišai, o lėktuvai vėluoja, tai paprastai būna laikas, kai viskas atsitraukia. Laikykite savo protą apie save ir pasikliaukite savo pagrindiniu kontroliniu sąrašu. Kai rašysite pokalbio pasveikinimo pastabas garsiakalbiams, atlikite sau naudą ir atsipalaiduokite. Tu to nusipelnei.
