Norint efektyviai gaminti aukštos kokybės produktus pelningai ir neviršijant įstatymų ir kitų teisės aktų, reikia nuosekliai veikti. Daugelis kompanijų padeda sau įdiegti standartines veiklos procedūras, arba SOP, kurios teikia žingsnis po žingsnio, kaip įgyvendinti svarbias procedūras. SOP padeda užtikrinti tikslumą ir kokybės kontrolę. Jie naudojami įvairiose įmonėse ir organizacijose, ypač vyriausybėje, gamybos, mokslinių tyrimų ir plėtros, laboratorijose ir akademinėje bendruomenėje. Kadangi individualūs vienetai įmonėse turi daugybę procedūrų, kiekvienam jų reikia skirtingų SOP. Todėl naudinga kiekvienam padaliniui vadovams pateikti SOP šabloną, kuris suteikia jiems galimybę pradėti savo procedūras ir SOP vadovus. SOP šablonai pateikia visas svarbias sudedamąsias dalis, kurių reikia kiekvienai procedūrai.
Vadovaudamiesi SOP rašytojais nustatykite, kokią procedūrą reikia parašyti. Šablonas turėtų suteikti jiems paprastą sprendimų priėmimo priemonę, pagrįstą sprendimais, kuriuos turi priimti darbuotojai, kad galėtų atlikti procedūras. Patarti, kad įprastos procedūros, kurios yra trumpos, reikalauja, kad darbuotojas atliktų keletą sprendimų ir būtų parašytas paprastais etapais. Pavyzdžiui: Ar A, tada B, tada C. Atkreipkite dėmesį, kad ilgos procedūros, kurioms reikalingi keli sprendimai, gali naudoti hierarchinius žingsnių formatą, nurodydami darbuotojui, kokia tvarka procedūra turi vykti, ir dažnai apima pakopas, kurias reikia atlikti norint užbaigti visa užduotis. Pateikite schemų ar infografijos pavyzdžių, kad apibūdintumėte sudėtingas, ilgas ir reikalaujančias kelis sprendimus. Pavyzdžiui: Ar A. Jei „normalus“, atlikite B, C ir D. Jei „nenormalus“, pakartokite A, kad patvirtintumėte, tada atlikite E, F ir G.
Apibūdinkite kiekvienos procedūros veržles ir varžtus. Pavyzdžiui, kiekviena procedūra turėtų turėti pavadinimą, tikslą, taikymo sritį ir metodus bei atsakomybę už procedūros vykdymą. Skatinti arba reikalauti, kad SOP rašytojai naudotų vienodą pavadinimo tvarką. Patarti jiems nustatyti procedūros apimtį, pavyzdžiui, kas taikoma procedūrai, kada ir kokiomis aplinkybėmis. Taip pat galite aprašyti, kada nenaudoti kiekvienos procedūros. Metodų ir atsakomybės skyriuje pateikite žingsnis po žingsnio protokolą dėl procedūros vykdymo. Šablonas turėtų pateikti paprastas, trumpas frazes su veiksmo veiksmažodžiais.
Pateikite apibrėžimus ir išteklių reikalavimus. Kiekviena procedūra turėtų turėti skyrių, kuriame būtų apibrėžtos dokumente vartojamos sąvokos ir pateikiami bet kokie akronimai. Be to, darbuotojams turėtų būti pranešta, kokie dokumentai, įranga ar kita medžiaga bus reikalinga procedūrai atlikti. Nurodykite visas kitas susijusias procedūras, kurias darbdaviai turi atlikti anksčiau, arba turi žinoti, kad atliktų užduotį. Nepamirškite kitų svarbių komponentų, kuriuos turi turėti šablonas. Tai apima procedūros įsigaliojimo datą ir paskutinę procedūros peržiūrėjimo datą.
Patarimai
-
Priklausomai nuo jūsų įmonės, taip pat gali būti svarbu SOP nustatyti saugumo lygį, kad paaiškintumėte, kokio lygio institucija turi atlikti procedūrą. Naudokite šabloną taip pat aprašykite sąlygas, kuriomis darbuotojas gali patikimai atlikti procedūrą saugiai.
Įspėjimas
Prireikus visada nurodykite sveikatos ir saugos rekomendacijas arba teisės aktų pažeidimus. Pateikite vietą šablone ir naudokite metodus, kad pabrėžtumėte svarbius įspėjimus, pvz., Paryškintus arba šoninius pranešimus. Apibūdinkite, kas atsitiktų, jei procedūra nebūtų laikomasi ar neteisingai laikomasi, nesvarbu, ar tai sukelia sužalojimą, gyvybės praradimą, įrangos sugadinimą, sugedusius produktus, baudas, ginčus ar verslo uždarymą.
