Standartinės veiklos procedūros (SOP) yra populiarus būdas teikti nuoseklias rekomendacijas darbuotojams organizacijoje. Idealiu atveju, jei jūs patrauktumėte ką nors iš gatvės, tas asmuo turėtų galėti atlikti užduotį be nieko, išskyrus SOP ir reikalingas priemones. Pagrindinis bet kurio SOP portfelio pradžios taškas yra nuoseklumo SOP šablono sukūrimas. Jums nereikia jokios išgalvotos programinės įrangos ar įgūdžių; jums reikia tik subalansuoti reikalingus elementus ir tai, ko norite, kad šablonas atrodytų.
Elementai, kurių jums reikės
-
Kompiuteris
-
Tekstų apdorojimo programinė įranga
Atidarykite naują teksto apdorojimo dokumentą. Įrašykite failą su vardu, kurį norėtumėte naudoti SOP šablonui, ir versijos valdymo datą. Pavyzdžiui: „YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010“.
Į antraštę įterpkite lentelę. Šioje lentelėje esančių eilučių ir stulpelių skaičius priklauso nuo jūsų; turėkite omenyje, kad jums reikės bent langelio SOP numerio, pavadinimo ir patvirtinimo arba dokumento įsigaliojimo datos. Taip pat galite naudoti puslapio numerį ir įmonės logotipą arba pavadinimą, jei norite. Gražus dalykas ant lentelės, esančios antraštėje, yra tai, kad jis bus pakartotas visame dokumente, kai pridėsite puslapius.
Į pirmąjį dokumento puslapį įdėkite didelę lentelę. Šioje lentelėje bus nurodytas jūsų SOP numeris ir pavadinimas viršuje, po to seka pagrindinio personalo, pvz., Dokumento autoriaus, parašai ir pareigūnų patvirtinimai, jų pavadinimai, pavadinimai ir datos. Įveskite kiekvieno langelio antraštes, pvz., „SOP pavadinimas“ viršutiniam langeliui, „SOP autorius“ kitam langeliui ir „QA patvirtinimas“ atitinkamam ląstelių skaičiui.
Sukurti įvadas, atsakomybę, medžiagas ir įrangą (jei taikoma) ir procedūrą. Kiti skirsniai gali apimti santrumpas, terminus ar produktus. Kadangi tai yra šablonas, galbūt norėsite įterpti sakinį ar du aprašymus apie tai, ko tikimasi kiekvienam skyriui, jei planuojate turėti kelis SOP autorius.
Formatuokite savo sekcijas. Vienas iš labiausiai paplitusių būdų pristatyti SOP sekcijas yra kiekvienos sekcijos raidžių, numeravimo ar derinimo sistemos pradžia. Taip pat galite naudoti kulkas ir brūkšnelius. Nepamirškite, kad lengviau paminėti arba persvarstyti SOP, norėdami nurodyti skyrių raidėmis / skaičiais.Parodykite, kaip sekos formatas turėtų atrodyti kiekvienoje sekančioje eilutėje, pvz., „A, B, C“; "1, 2, 3"; arba "A1, A2, A3, B1, B2, B3."
Įdėkite kitą dvi lenteles šablono pabaigoje. Viena iš lentelių turėtų būti skirta išorinėms nuorodoms arba priedams ir formoms, kurias galite pridėti prie SOP versijos pakeitimams. Kita lentelė gali būti SOP versijos istorijos dokumentavimas ir bet kokių pakeitimų priežastys. Šios lentelės gali būti tęsiamos naudojant numeracijos / raides formatą, kurį naudoja kitas šablonas.
Išsaugokite dokumentą kaip tik skaitymo šabloną. Tai padės išlaikyti, kad jūsų šablonas netyčia perrašomas, verčiant vartotoją išsaugoti dokumentą kitaip.
Patarimai
-
Laikykite atsarginę savo šablono kopiją.
