Jei jūsų verslo susitikime pasirodys tinkami žmonės, įvykis gali būti nutrauktas arba nutrauktas. Kūrdami įtikinamą ir profesionalų kvietimą, įtikinkite pakviestus asmenis apie susitikimo svarbą, jų dalyvavimo būtinybę ir naudą jiems.
Sujunkite kvietimą, jei siunčiate atskiras raides. Jei naudojate iš anksto atspausdintas korteles, naudokite firminius blankus arba savo logotipą. Jei norite pakviesti el. Laiškus, parodykite savo logotipą ir svetainės nuorodas. Kiekvienam asmeniui kreipkitės pagal pavadinimą ir surašykite korespondenciją iš aukšto rango įmonės pareigūno, užpildant parašą.
Vadovaukite įtikinamu pradiniu sakiniu, kuriame paaiškinama, kas vyksta ir kodėl asmuo kviečiamas dalyvauti. Pavyzdžiui, „Jūsų pramonės patirtis leidžia jums tapti geru kandidatu į naująjį valdymo komitetą. Norėčiau pakviesti jus susitikti ir susimaišyti su mūsų verslo bendruomenės judančiais ir drebintuvais.
Nurodykite susirinkimo išskirtinumą, aptariamą temą arba norimus dienos rezultatus. Pavyzdžiui, „Mes pakvietėme tik tuziną aukščiausio lygio vietos vadovų dalyvauti šiame apskritojo stalo diskusijoje. Mūsų tikslas - supažindinti su verslui palankiomis rekomendacijomis, kad ateinančiais metais valstybės įstatymų leidėjui būtų pristatyti unikalūs mūsų valstybės verslininkų poreikiai. Mes norime, kad jūsų balsas būtų išklausytas. “
Atkreipkite dėmesį į svečių garsiakalbius, maitinimą ar tinklų kūrimo galimybes, kurios gali kreiptis į užimtas specialistus. Pavyzdžiui, „Girdėsime iš vietos kandidatų, einančių į pareigas, ir suteiksime laiko Q&A. Mes taip pat pateiksime patiekalus į pusryčius ir kavinę.
Įtraukite visus svarbius susirinkimo duomenis į pažymėtą arba paryškintą savo laiško dalį, kuri išsiskiria kvietimu. Pagrindinė informacija, pvz., Data, laikas ir vieta, gali prarasti laišką. Įdėkite jį į vieną skyrių, kad būtų lengva.
Paprašykite RSVP iki tam tikros datos, kad galėtumėte atitinkamai planuoti. Pakvieskite kelis būdus, kaip patvirtinti lankomumą, pvz., El. Paštu, įmonės svetainėje, iš anksto išspausdintoje kortelėje arba telefonu.
Patarimai
-
Prieš planuodami datą ir laiką, patikrinkite bendruomenės ir vietos verslo kalendorius prieštaringiems įvykiams. Jūs nenorite konkuruoti su Prekybos rūmų funkcija, Rotary klubo renginiu ar didelėmis konferencijomis ar parodomis.
Išsiųskite kvietimus likus ne mažiau kaip mėnesiui prieš priminimą apie dvi savaites, kad dalyviams būtų suteikta laiko pridėti jus prie jų tvarkaraščio. Jei tai yra svarbus susitikimas ar konferencija, kurioje žmonės turi planuoti kelionę ir apgyvendinimą, apie tai pranešti, jei įmanoma, ne mažiau kaip prieš šešis mėnesius.
