Darbuotojų dokumentacija yra svarbi dėl kelių priežasčių. Dokumentacija pateisina įdarbinimo veiksmus nuo įdarbinimo ir atrankos iki atsistatydinimo, išėjimo į pensiją ar nutraukimo. Mokymas ir tobulinimas bei kompensacija ir išmokos taip pat yra darbuotojų dokumentacijos dalys. Tvarkant tikslius ir išsamius dokumentus, remiami žmogiškųjų išteklių tikslai, pvz., Paveldėjimo planavimas ir skatinimas iš vidaus. Darbuotojų dokumentacija, kruopščiai parengta, konfidenciali ir pagal įmonės politiką, yra žmogiškųjų išteklių skyriaus pagrindas.
Įdarbinimas ir atranka
Net jei jūsų įdarbinimo ir atrankos procesas prasideda internetu teikiant paraišką per pareiškėjo stebėjimo sistemą, dokumentai vis dar yra svarbi nuomos proceso dalis. Minimaliai įdarbinimo procesas apima preliminarius telefono ekranus, tiesioginius pokalbius ir apklausos atlikėjų vertinimus. Dokumentai yra būtini šiam procesui - priminimai asmeninių pokalbių metu praktiškai yra reikalavimas, padedantis priimti išmintingą sprendimą. Be to, jei norite perduoti kandidato kvalifikaciją kitam nuomos vadovui, jis padeda pasidalinti jūsų interviu pastabomis. Interviu pastabose yra jūsų asmeniniai vertinimai ir nuomonės. Todėl, nebent įdarbinimo ir pokalbio proceso pastabose yra bandymų balų ar pakartoti tam tikri faktai apie kandidato įgūdžių rinkinį, šis dokumentacijos tipas paprastai netampa personalo bylos dalimi. Svarbu tai, kad darbuotojų dokumentai taip pat pagrindžia įsidarbinimo tinkamumą.
Darbuotojų mokymas ir plėtra
Darbuotojų veiklos dokumentavimas yra svarbus norint išlaikyti pasitenkinimą darbu, našumą ir dalyvavimą. Jūsų veiklos valdymo sistemoje yra keletas komponentų, tokių kaip pareigybių aprašymai, neoficialus grįžtamasis ryšys, mokymas, drausminis veiksmas ir metiniai veiklos rezultatų vertinimai. Visiems šiems komponentams reikalinga dokumentacija, skirta jūsų veiklos valdymo sistemai, kad galėtumėte sekti. Dokumentų trūkumas yra artimas komunikacijos trūkumui šioje srityje. Darbuotojai priklauso nuo grįžtamojo ryšio, kad paskatintų motyvaciją ir didintų darbuotojų moralę. Be dokumentacijos darbuotojai neturi priemonių, būtinų darbdavio lūkesčiams patenkinti.
Kompensacija ir išmokos
Darbuotojų dokumentacija yra esminis jūsų kompensavimo ir išmokų struktūros elementas. Be tokio tipo dokumentų neįmanoma stebėti darbuotojų darbo užmokesčio, nuopelnų padidėjimo, premijų už metus ir privalomų bei savanoriškų atskaitymų. Dokumentacija taip pat palaiko darbuotojų išmokų statusą, pavyzdžiui, sveikatos priežiūros galimybes, priklausomą priežiūrą ir lanksčias išlaidų sąskaitas. Darbo užmokesčio padalinys įrašo daug darbuotojų šioje srityje; tačiau jūsų privatumo pareigūnas turi išimtinę prieigą prie visų su medicina susijusių dokumentų, kad būtų išsaugotas darbuotojų informacijos konfidencialumas.
Užimtumo pabaiga
Pasibaigus darbuotojo pareigoms įmonėje, dokumentai yra labai svarbūs. Nepriklausomai nuo priežasties, turite parengti ir pateikti dokumentus, kuriuose dokumentuojami šie užimtumo veiksmai. Jei nutraukiate darbuotoją, dokumentas pateisins jūsų sprendimą. Darbuotojų biudžeto įvykdymo patvirtinimas, susijęs su prastais veiklos rezultatais, politikos pažeidimais ar rimtais nusižengimais, reikalauja dokumentacijos, leidžiančios nutraukti priverstinį darbą. Jei darbuotojas nusprendžia pateikti skundą dėl neteisėto įvykdymo, dokumentai gali apsaugoti jūsų įmonės turtą, jei skundas iškyla teisminiam ginčui. Jei darbuotojas išeina į pensiją arba atsistatydina, dokumentai yra būtini tolesnei sveikatos ir pajamų naudai.
