Darbuotojų darbo laiko apskaitos žiniaraščiai yra labai svarbūs norint įrašyti mokėtinus atlyginimus, sukauptas atostogas ir darbuotojų nebuvimą. Daugelis darbdavių savo darbuotojų laiko ir darbo užmokesčio įrašus saugo kaip darbo užmokesčio tvarkymo metodo atsarginę kopiją. Istoriniai įrašai yra naudingi, jei turite dvigubai patikrinti darbuotojų atlyginimus, mokesčių išskaičiavimą ir darbo užmokesčio atskaitymus. Tačiau federaliniai įstatymai įpareigoja, kiek laiko darbdaviai turi išlaikyti įdarbinimo įrašą, kuriame nurodomas laikotarpis, per kurį darbdaviai taip pat turėtų išlaikyti laiko apskaitą. Pagal federalinius įstatymus darbdaviai turėtų saugoti laiko apskaitos žiniaraščius mažiausiai dvejus metus.
Įdarbinimo įrašai apima informaciją apie darbuotojo užduotis, atlikimą, drausmę ar korekcinius veiksmus, taip pat sutartis ar sutartis, pavyzdžiui, kolektyvinę sutartį arba darbo sutartį. Informacija apie kompensaciją taip pat yra darbuotojo įrašo dalis, kartu su laiko įrašais, kuriuose paprastai yra asmeninė informacija, pvz., Darbuotojo socialinio draudimo numeris, darbo užmokesčio norma, neapmokestinamas ar nepanaikintas klasifikavimas, atostogos arba mokamas laiko tarpas, o kai kuriais atvejais - viršvalandžiai arba skirtingos darbo užmokesčio normos.
„Timesheets Are Employment Records“
Priklausomai nuo darbdavio apskaitos praktikos, laiko apskaitos žiniaraščiai yra įdarbinimo įrašo dalis arba saugomi atskirai kaip darbo užmokesčio įrašai. Bet kokiu atveju laiko įrašai ir darbo laiko apskaitos žiniaraščiai laikomi įdarbinimo įrašais ir todėl jiems taikomi tam tikri įstatymai, pagal kuriuos darbdaviai privalo registruoti duomenis.
Sąžiningo darbo standartų įstatymas
Darbdaviai, kuriems taikomas Sąžiningo darbo standartų įstatymas, privalo laikytis minimalaus darbo užmokesčio, viršvalandžių, neapmokestinamų ir be išimčių klasifikavimo ir įrašų tvarkymo taisyklių, susijusių su darbuotojų atlyginimais. FLSA nereikalauja specialaus formato išlaikyti darbuotojų laiko apskaitos žiniaraščius, tačiau agentūra reikalauja, kad darbdaviai išlaikytų tam tikrą išsamią informaciją apie darbuotojo laiką ir darbo užmokestį.
Įrašų saugojimas
Darbo užmokesčio apskaitos įrašų ir profesinių sąjungų sutarčių įrašų saugojimas yra treji metai. Laiko lapams ir įrašams, kuriuose yra konkrečios informacijos, pvz., Dirbtos dienos, atskaitymai, išskaičiavimai ir kita informacija, reikalavimas yra dveji metai. Geriausia žmogiškųjų išteklių praktika tikriausiai rekomenduotų išlaikyti visus įrašus, susijusius su darbuotojo darbo užmokesčiu ir kompensacija, trejus metus, nes labai daug sutampa įrašai, kuriuos darbdaviai turi išlaikyti dvejus metus, ir įrašus, kad darbdaviai turi saugoti trejus metus.
Yra atskiri reikalavimai įrašų tipams, kuriuos darbdaviai turėtų išlaikyti atleistiems darbuotojams; tačiau darbdavių interesais yra išlaikyti įrašus panašiu būdu ir už tą patį laikotarpį. Tai daro naudą darbdaviams, jei kyla klausimų, susijusių su neapmokestinamų ir niekam neapmokestinamų darbuotojų palyginimu. Kai darbdaviai atleidžia darbuotojo įrašus, pagrįstus visiškai kitokiu procesu nei neišmokėti darbuotojai, sunku pateisinti žmogiškųjų išteklių praktiką, susijusią su neapmokestinamu mokėjimu, jei įrašai nėra palaikomi nuosekliai tokiu pačiu laikotarpiu.
EEOC įrašų tvarkymo taisyklės
Federalinė vyriausybė leidžia darbdaviams lengviau išsiaiškinti, ką reikia išlaikyti ir kiek laiko sukurti panašias tarpvalstybines apskaitos taisykles. JAV „Equal Employment Opportunity“ komisija įgyvendina antidiskriminacinius įstatymus ir, vykdydama savo vykdomąją instituciją, reikalauja, kad darbdaviai trejus metus išlaikytų darbo užmokestį ir kitus darbo dokumentus. Iš tiesų, EEOC teigia, kad įrašai, galintys tapti reikalavimu pagal Lygių darbo užmokesčio įstatymą, turėtų būti saugomi mažiausiai trejus metus. Darbo dokumentai, įskaitant laiko įrašus, kurie yra oficialios diskriminacijos dalis, turi būti išsaugoti iki galutinio sprendimo priėmimo.
