Daugelyje mokyklų mokytojai savo ketinimus kitiems mokslo metams paskelbia pateikdami ketinimų protokolą. Šiame laiške pradiniai mokytojai nurodo, ar ketina grįžti į mokyklą, bet ir pateikti prašymus dėl jų įdarbinimo kitais mokslo metais. Siekiant užtikrinti, kad šie laiškai veiksmingai perduotų reikiamą informaciją, jie turi kruopščiai formuoti šiuos atitikimus.
Kontaktinė informacija
Ketinamųjų raidžių viršuje pradiniai mokytojai turėtų įtraukti savo kontaktinę informaciją, pradedant nuo jų vardų ir įtraukdami jų adresus. Ši informacijos dalis turi atitikti kairę ir eiti pačiame viršutiniame raidės kampe. Tai leidžia lengvai surūšiuoti žmogiškųjų išteklių pareigūnus.
Gavėjo adresas
Tiesiogiai žemiau jų kontaktinės informacijos, pagrindiniai mokytojai turėtų nurodyti asmenų, kuriems jie siunčia šiuos laiškus, pavadinimą ir adresą. Į šią informaciją turėtų būti įtraukti visi asmenys, taip pat pavadinimas ir darbo adresas. Tai taip pat turėtų būti suderinta į kairę.
Data
Data turi būti nukreipta tiesiai žemiau gavėjo adreso, ir ji turėtų būti kaip rūšies antspaudas, nurodant laiško išsiuntimo datą. Tai ypač svarbus laiškas, nes daugelyje mokyklų mokytojai turi ribotą langą, kuriame gali pateikti savo ketinimus.
Sveikinimas
Laiškas turėtų prasidėti, kaip ir beveik visos raidės, su sveikinimu. Šis sveikinimas turėtų būti formalus, net jei mokytojas yra atviras su asmeniu, kuris gaus laišką. Sveikinimas turėtų baigtis dvitaškiu.
Temos eilutė
Tiesiogiai po pasveikinimo mokytojas turėtų įtraukti temos eilutę, prasidedančią „Temą:“, po kurios pateikiami terminai „ketinimų laiškas“ arba kita frazė, nurodanti metus, kuriems jie teikia savo ketinimus, pvz., „Tikslas 2011–2012 m. metus. “
Laiško kūnas
Laiško korpuse neturėtų būti jokių įdubų, bet turėtų būti sudarytos iš punktų, visiškai suderintų su kairiuoju. Jame turėtų būti aiškiai išdėstytas mokytojo ketinimas, taip pat pateikiami visi prašymai, kuriuos ji gali pateikti dėl jos priskyrimo kitiems metams.
Uždarymas
Laiškas turėtų būti uždarytas verslo požiūriu tinkamu „Nuoširdžiai“ ar panašiu baigimu. Siuntėjo parašas turėtų eiti toliau, o po to jis turėtų įvesti savo vardą.
