Įmonės, kurios palaiko smulkius pinigus mokėti už mažas, užsakomąsias reikmes, turėtų įdiegti tinkamas smulkias grynųjų pinigų audito procedūras, siekdamos užtikrinti, kad darbuotojai dėl tinkamų priežasčių naudotų nedidelius grynuosius pinigus ir tinkamai atsiskaitytų už nedidelius pinigus. Kai įmanoma, asmuo, neturintis prieigos prie smulkių pinigų, turėtų būti asmuo, atsakingas už smulkių pinigų auditą.
Audito atlikimo laikas
Smulkūs grynųjų pinigų auditai turėtų būti atliekami atsitiktinai ir be įspėjimo kitiems darbuotojams. Be atsitiktinių auditų, darbuotojai, kurie „skolinasi“ iš smulkių pinigų asmeninių priežasčių, turi laiko grąžinti pinigus atgal, prieš audituodami lėšas.
Iš viso turinys
Smulkių pinigų balansavimas dėžutėje arba stalčiuje yra pirmasis audito žingsnis. Visų smulkių grynųjų pinigų sumos ir įplaukos už smulkius grynuosius pinigus buvo naudojamos už sumokėtą sumą, kuri turėtų būti lygi bendrai naudojamiems smulkiems pinigams. Pavyzdžiui, jei išlaikote 500 JAV dolerių mažais pinigais ir turite 150 JAV dolerių grynaisiais pinigais, reikia, kad staltyje liktų $ 350. Neįskaitomi pinigai ar įplaukos turėtų būti pažymėti audito ataskaitoje, o visi darbuotojai, turintys prieigą prie smulkių pinigų, turėtų būti apklausti dėl skirtumo.
Peržiūrėkite kvitus
Kiekvienas kvitas turi aiškiai paaiškinti įsigytą elementą (-us). Jei įsigytas (-i) elementas (-ai) nėra pats savaime aiškus, pats (-i) punktas (-ai) turi būti pažymėtas (-i) į raštą kartu su bet kokiais paaiškinimais, būtinais išlaidoms. Kiekvienas įsigytas elementas turėtų būti tinkamas smulkių pinigų lėšų panaudojimas ir turi būti patvirtintas vadovo ar vadovo, kaip nurodyta jūsų įmonės politikoje. Bet koks netinkamas smulkių pinigų naudojimas, pvz., Asmeniniams daiktams, turėtų būti nurodytas jūsų ataskaitoje. Bet koks smulkių pinigų naudojimas įprastoms veiklos išlaidoms padengti turėtų būti pažymėtas jūsų ataskaitoje ir paaiškintas darbuotojų, kad galėtumėte nustatyti, ar reikėtų pakeisti veiklos procedūras, kad būtų padengtos kitos išlaidos.
Peržiūrėkite generalinį viršininką
Kiekviena smulkioji pinigų sąskaita turėtų būti tinkamai atspindėta apskaitos pagrindinėje knygoje. Patikrinkite išlaidas, susijusias su išlaidų paaiškinimu, ir patikrinkite, ar išlaidos buvo įrašytos į tinkamą bendrosios knygos išlaidų sąskaitą.
Patikrinkite įsigytus elementus
Kai tik įmanoma, turėtumėte paprašyti, kad elementas (-ai), įsigytas su nedideliais pinigais, ypač nepanaudotų prekių atveju, būtų įsigytas. Jei darbuotojai naudodamiesi smulkiais pinigais nupirko mažą įrangą ar kitus nereikalingus reikmenis, darbuotojai turėtų galėti parodyti jums prekės (-ų) vietą.
