Nesvarbu, kaip stengiatės jų išvengti, tarp darbuotojų, vadovų ir klientų atsiras ryšio kliūtys. Nesėkmingas ryšys gali sukelti nereikalingą vėlavimą, nusivylimą ir galbūt prarastą verslą. Geros naujienos yra tai, kad yra būdų, kaip įveikti bendravimo kliūtis, kad jūsų verslas veiktų sklandžiai.
Kas yra komunikacijos kliūtys versle?
Komunikacijos kliūtis galima rasti visur versle, nuo viršaus iki vidurinio valdymo iki išorinių santykių. Komunikacijos gedimai atsiranda organizaciškai, pavyzdžiui, kai komandos nariai yra izoliuoti arba individualiai, kai asmuo neteisingai supranta ar ignoruoja tai, ką sako kitas. Jie gali atsirasti dėl pernelyg daug dėmesio darbo vietoje ar nepakankamo projekto aiškumo. Keletas bendrų kliūčių, kurias galite matyti savo versle, yra:
- Trikdymas. Jei nesate dalyvavę pokalbyje, tai gali sukelti klaidingą ryšį. Nesvarbu, ar tai yra daugialypės pertraukos, daugiafunkciniai darbai, ar skubantys išjungti į kitą susitikimą, yra kliūtis ryšiui, kuris gali sukelti daug problemų. Tai taip pat yra lengva ištaisyti, jei išmoksite sutelkti dėmesį ir būkite čia.
- Prastas valdymas. Kai darbuotojai nemėgsta jų vadovų arba nesijaučia, kad jie gali kalbėti atvirai, ryšio kanalai greitai uždaromi. Vadybininkai, kurie nepateikia grįžtamojo ryšio, neklauso problemų, negali atvirai kalbėti apie atitinkamą įmonės verslą arba neprašys savo darbuotojų klausimų, sukuria kliūtis ryšiui, kurio nereikia.
- Pokalbio stoka. Žinoma, geriausias būdas bendrauti yra pokalbis. Tačiau šių dienų žmonės dažniau aptaria tekstą ar el. Laišką. Šio tipo vienpusis pokalbis dažnai sukelia nereikalingus nesusipratimus ir nusivylimą ir gali būti laiko švaistymas. Klausimas, kuris gali būti sprendžiamas tiesioginiu, 15 minučių trukmės tiesioginiu pokalbiu, tampa kasdieniu nerimą sukeliančiu keitimuisi žodžiais, kurie neturi jokios rezoliucijos.
- Fizinės kliūtys. Kai vadyba izoliuojasi kitame pastato aukšte nuo likusios darbo jėgos arba darbo grupės yra paskiriamos į atskirus biurus, sukuriamos fizinės kliūtys, dėl kurių prastai bendraujama.
- Asmenybės skirtumai. Yra tikimybė, kad jūsų versle yra kelių tipų asmenybės. Taip pat yra didelė tikimybė, kad kai kurios iš šių asmenybių tiesiog nesusiję ir turi skirtingus bendravimo stilius, kurie sukelia nesusipratimus, stereotipus ir tylą.
- Aiškumo trūkumas. Kalbant apie suinteresuotąsias šalis, klientus ir darbuotojus, svarbu turėti aiškią įmonės politiką. Tai nedarant dažnai sukelia painiavą ir nusivylimą, dėl ko žmonės nenori užsiimti verslu su jumis.
Jei šiek tiek laiko įvertinsite savo darbo vietą, kad sužinotumėte, kaip žmonės bendrauja, tikriausiai rasite šiuos ir kitus bendrus kliūtis. Kai kurie iš jų gali būti išspręsti greičiau nei kiti, tačiau jiems reikalingas noras, kad jūsų komanda dalyvautų gerai ir gebėtų bendrauti.
Komunikacijos barjerų pavyzdžiai
Ne visos kliūtys bendravimui yra akivaizdžios. Gali atrodyti, kad kalbate ir esate produktyvus, bet vos vėliau jūs suprasite, kad nieko neįvyko. Štai kaip komandos susitikimas su vadovu gali būti sujungtas su ryšio kliūtimis:
Komanda susitinka 10.00 val. Komandos nariai greitai atvyksta, tačiau vadybininkas turi pokalbį telefonu. Kiekvienas nepatogiai sėdi kambaryje, nežinodamas, kada baigsis pokalbis ir kada bus pradėtas susitikimas.
Praėjus dešimčiai minučių, vadovas sutelkia dėmesį į kambario žmones ir prašo susirinkimo darbotvarkės. Niekas neturi nė vieno, taigi kažkas greitai susipina. Tai darydamas, vadybininkas susilaiko nuo kito telefono skambučio, kuris reikalauja, kad jis išvyktų iš biuro per 15 minučių, kad susitiktų su kuo nors iš išorės. Tai sukelia skubotą susitikimą, kuriame žmonės nesileidžia daug klausimų, nes jie nori kiek įmanoma greičiau padengti medžiagą.
Kai susitikimas baigsis ir visi grįžta į savo biurus, komanda gali realizuoti kelis dalykus: jie neapėmė kai kurių svarbių dalykų, kuriuos reikėjo aptarti, jie jautė skubėti ir ignoruoti vadovo, bandydami aptarti, ką jie padengė ir jie nėra tolesni planuojant būsimą tinklo renginį, nei jie buvo iki susitikimo. Bendravimo kliūtys lėmė laiko švaistymą ir našumo trūkumą visiems dalyviams.
Kitos kliūtys, trukdančios bendrauti, yra akivaizdžios, pavyzdžiui, komandos narys, kuris nepraleidžia jūsų paskyrimo termino, nesuteikdamas jums priežasties arba vadovo, kuris kiekvieną kartą bando kalbėtis su savo telefonu. Tai gali būti organizacinė biurokratija, kuri užkerta kelią naujoms idėjoms iš tikrųjų tapti praktiškai ar skirtingų verslo lygių darbuotojų tarpusavio bendravimo nebuvimu.
Išorės ryšių problemos
Jei esate versle, kuris aptarnauja klientus, išorės ryšiai yra tokie pat svarbūs. Pvz., Jei jūs aiškiai nepranešote, kiek laiko pardavimo kainos yra veiksmingos, jūs galite baigti nesąžiningus klientus, kurie reikalauja, kad jie mokėtų tik tai, ką pardavimo kaina yra po mėnesio. Jei savo interneto svetainėje pateikiate informaciją apie klientų aptarnavimą, bet nėra tiesioginio būdo susisiekti su savo klientų aptarnavimo skyriumi, galite pateikti viešus skundus dėl savo socialinės žiniasklaidos puslapių, o ne vieną skundą, kuris galėjo būti tvarkomas greitai ir privačiai.
Nesvarbu, ar kliūtys bendravimui yra akivaizdžios ar subtilios, jos nieko nedaro, kad padėtų verslui. Iš tiesų, jie gali sukelti daug daugiau problemų nei tikitės.
Komunikacijos kliūčių sumažėjimas
Galbūt manote, kad nereikia praleisti laiko dirbdami komunikacijoje savo versle, tačiau yra daug pasekmių ignoruojant bendravimo problemas. Ryšių kliūtys sukelia nusivylusius darbuotojus ir klientus, kurie nejaučia, kaip jie girdimi. Kai taip atsitinka, darbuotojai tampa mažiau motyvuoti, dėl to trūksta produktyvumo, kūrybiškumo ir naujovių. Nesugebėjimas efektyviai bendrauti su klientais ir klientais gali netgi prarasti verslą.
Jei darbuotojai nesijaučia, kad tai, ką jie sako, turi ar turi jokio poveikio, jie gali visiškai nustoti kalbėti, o ne bendrauti, kai kažkas yra neteisinga arba kai bus praleistas terminas. Tai lemia neefektyvumą, klaidas ir įmonės kultūrą, skatinančią izoliaciją, o ne komandinį darbą.
Kai žmonės nesijaučia kaip atviri kanalai bendrauti, daugelis uždarė ir tiesiog eina per savo darbus. Tai tikriausiai ne tai, ką norėtumėte įvykti savo kompanijoje, todėl būtina nustatyti gerą bendravimą tarp jūsų darbuotojų ir išorės su klientais, tiekėjais ir klientais.
Kaip įveikti komunikacijos kliūtis
Geriausias būdas įveikti komunikacijos kliūtis yra jų prevencija. Tai daroma nustatant aiškiai apibrėžtą jūsų verslo politiką, skatinančią bendravimą. Tai gali būti taip paprasta, kaip trumpo ryto susitikimo nustatymas sprendžiant klausimus ir projektus ar sudėtingesnę hierarchiją, kuri nustato, su kuo kalbėti, kai atsiranda problema. Tokiu būdu visi žino, kad jie turi galimybę būti išklausytiems.
Ši komunikacijos politika turėtų būti parašyta ir peržiūrėta su visomis naujomis samdomis, taip pat reguliariai peržiūrima ir atnaujinama, kad būtų atspindėta dabartinė technologijų ir įmonių praktika. Prireikus gali būti naudinga mokytis bendravimo įgūdžių ir konkrečios komunikacijos politikos, ypač tiems, kurie nėra geriausi komunikatoriai.
Net ir tada, kai žmonės žino, kad yra išgirsti, yra svarbu, kad darbuotojai aktyviai dalyvautų gerinant bendravimą visoje įmonėje. Skatinkite savo darbuotojus:
- Kalbėkite asmeniškai. Jei įmanoma, pasikalbėkite asmeniškai. Tokiu būdu nėra painiavos dėl tono ar prasmės. Jei yra, ji gali būti nedelsiant sprendžiama, pašalinant nusivylimus ir nesusipratimus. Skatinkite darbuotojus pasiimti telefoną ir kalbėti, jei jie negali susitikti asmeniškai, ypač jei problema yra sudėtinga. Naudokite tik el. Laišką ir tekstą, kai tai yra paskutinė išeitis arba greitas klausimas.
- Riboti trukdžius. Pokalbiams reikia kalbėti ir klausytis. Įsitikinkite, kad iš tikrųjų klausotės, apribodami pertraukas, išjungdami telefoną ir sutelkdami dėmesį į tai, ką sako kitas asmuo. Tai padės įveikti bendravimo kliūtis ir paskatins kitą asmenį išgirsti ir vertinti. Trikdymai turi būti ribojami asmeniškai arba telefonu.
- Turėkite atvirų durų politiką. Skatinti atvirų durų politiką, kad žmonės žinotų, kad bet kuriuo metu jie gali kalbėti su vadovais ar kitomis komandomis. Ši politika turėtų būti taikoma suinteresuotosioms šalims ir klientams, kurie turėtų jaustis, kad bet kuriuo metu gali susidurti su atitinkamu asmeniu jūsų įmonėje.
- Sukurti socialines galimybes. Žmonės labiau linkę bendrauti su žmonėmis, kuriuos jie žino. Socialinių galimybių kūrimas jūsų įmonėje ir renginiai išoriniams klientams gali padėti žmonėms pažinti vieni kitus ir atverti bendravimo linijas. Kai žmonės susitiks ir kalbės, jie greičiausiai jaučiasi patogiau kalbėti ateityje.
- Daryk paprastai. Kita bendra bendravimo kliūtis bando padaryti gerą įspūdį. Būk savimi. Griebkite žargoną ar oficialų žodyną mainais į asmenines istorijas ir aiškią, glaustą kalbą. Būkite draugiški, šilti ir autentiški. Jei tai yra profesinis ryšys, išlaikykite savo ribas, tačiau vis dar išlieka jautrus šiam klausimui.
- Būkite tvirtinami. Svarbu pripažinti kitų žmonių patirtį ir atitinkamai reaguoti. Stebėkite kūno kalbą ir emocijas bei klausykitės keistų žodžių. Gerbkite gautą informaciją ir visus jausmus, kurie atsiranda. Užduokite klausimus, būkite teigiami ir pateikite naudingą ir palaikomą grįžtamąjį ryšį.
- Apsvarstykite kultūrą. Atkreipkite dėmesį į išraiškas, gestus, religinius ir politinius įsitikinimus, susijusius su skirtingomis kultūromis, kaip jūs kalbate, kad jūsų pranešimas nebūtų klaidingas. Taip pat svarbu patikrinti bet kokias apibendrinimus ir stereotipus apie kultūrines grupes prieš šokdami į išvadas. Kaip žmonės galvoja, reaguoja ir mato pasaulį gali labai skirtis dėl kultūros.
- Pirmenybė. Sutelkite dėmesį tik į informaciją, kurią norite perteikti, o ne atlikti informacijos sąvartyną. Pernelyg daug informacijos vienu metu gali sukelti klausytojo perpildymą, dėl kurio neveikia. Pateikdami tik atitinkamą informaciją, jūs aiškiai informuojate, kas svarbu ir ką turi daryti gavėjas.
- Ištaisykite savo kūno kalbą. Bendravimas ne tik iš žodžių. Jis taip pat ateina iš jūsų kūno. Kaip jūs sėdite ir judate, kai kalbate su kuo nors, dažnai sako daug daugiau, nei žodžiai. Patekus į akis ir naudojant tinkamus nežodinius gestus, eina ilgas kelias. Venkite ieškoti erzina, pabrėžė ar išsiblaškęs, kad kas nors nenorėtų kalbėti su jumis.
Su tam tikromis aiškiai apibrėžtomis politikos kryptimis, mokymu ir praktika galite užkirsti kelią bendravimo kliūtims sulėtinti jūsų verslą, o tai padidins efektyvumą.
