Kiekvienas verslas, anksčiau ar vėliau, nepaisant geriausių pastangų, yra nepakankamas. Jums gali nepavykti pateikti nieko, kas buvo pažadėta ar laiku. Jūsų paslaugos gali neatitikti kliento lūkesčių. Kai kurie klientai gali ignoruoti šią problemą; kiti gali jums parašyti laišką, kuriame prašoma grąžinimo. Visada atsakykite klientui, kuriam reikia laiko rašyti, net jei nuspręsite nepateikti grąžinimo. Jūsų atsakymas turi būti taktiškas, kad gautumėte pranešimą, nepaliekant kliento.
Nuspręskite, ar tikrai norite atsisakyti kliento prašymo grąžinti. Atidžiai įvertinkite jos prašymą ir nustatykite, ar tai pagrįsta. Apsvarstykite galimybę prarasti šį klientą ir verslo praradimo poveikį jūsų įmonės pajamoms. Grąžinimas gali būti priimtina kaina klientui išlaikyti; jums gali tekti išleisti daug pinigų reklamai, kad ją pakeistų. Apsvarstykite, kaip ateityje pasiūlyti tam tikros rūšies koncesiją, galbūt diskontuotų paslaugų.
Apibūdinkite savo veiksmų priežastis. Tai gali būti jūsų mintyse arba užrašų knygelėje. Išsamiai aprašykite priežastis, prieš pradėdami rašyti, organizuokite savo mintis ir įsitikinkite, kad nepraleisite jokių svarbiausių dalykų. Jūs atsisakote grąžinti pinigus, nes nemanote, kad klientas turi teisę į ją, tačiau turėtumėte atkreipti dėmesį į papildomus faktus apie situaciją. Pavyzdžiai yra tai, kad paslaugos buvo teikiamos laiku, arba kad jūs darėte viską, ką pasakėte. Padėtis taip pat gali būti pirkėjo gailestingumo priežastis, o ne dėl produkto ar paslaugos problemos.
Parašykite apvalią raides. Būkite taktiškas, bet tiesiogiai nurodykite atsisakymo priežastis. Jei manote, kad pirkėjas patiria pirkėjo apgailestavimą, nepaminėkite to savo laiške; tiesiog išsamiai aprašykite faktus, kad produktas ar paslauga buvo pristatyta pagal sutartas sąlygas ir pažadėtą sąlygą ar kokybę. Siūlykite bet kokią nuolaidą, kuri yra tinkama kaip geros valios gestas, ir paaiškinkite, kad tai nėra todėl, kad kas nors kaltas. Dėkojame klientui už savo praeities verslą ir pasakykite, kad tikitės, kad galėsite tarnauti jai ateityje. Nurodykite, kad yra prieinama, jei ji turi klausimų ar komentarų.
Redaguokite raidę. Palaukite, kol tęsite procesą; Dažnai laiškas ar kitas dokumentas jums atrodo gerokai skiriasi nuo to laiko, kai galvojate apie tai. Atminkite, kad viskas, ką rašote ir siunčiate klientui, yra galimas nuolatinis įrašas. Atidžiai perskaitykite savo toną ir stebėkite, ar jūsų raštu rašomi žodžiai, kurie gali būti įžeidžiantys ar sarkastiški.
Rašykite laišką klientui. Nusiųskite jį reguliariai pirmos klasės paštu su savo parašu ir kontaktine informacija. Išsaugokite savo įrašų laiško kopiją ir kopijuokite bet kuriame kliento faile, kurį laikote savo vardu.
Patarimai
-
Ar verslo partneris peržiūrės laišką tikslumo ir aiškumo, taip pat tono. Skirtingi žmonės gali tą pačią formuluotę interpretuoti skirtingai.
Prieš siųsdami perskaitykite rašybos ir gramatikos problemų raštą.
Įspėjimas
Jei atsisakymas grąžinti pinigus yra susijęs su dideliu pinigų kiekiu, kreipkitės į teisininką ar savo teisinę komandą, kad būtų galima peržiūrėti galimus įsipareigojimus ir nustatyti, kokie jūsų įsipareigojimai šiuo klausimu yra.
