Visiškas jūsų įmonės įstatų laikymasis reiškia, kad jūs turite vykdyti valdybos posėdžius, kaip numatyta šiuose įstatymuose. Nariai turi kontrolę dėl veiksmų, kuriuos valdyba vykdo šiuose susirinkimuose, tačiau jie turi daug mažiau pasakyti apie tai, kaip vyksta susitikimai. Posėdžių protokolai, kuriuos teismai supranta kaip teisinius dokumentus, yra tokie reikšmingi, kad, kaip sako verslo konsultantas Carter McNamara, „… jei tai nėra protokoluose, tai neįvyko“.
Sužinokite, kas atsitinka tipiškame valdybos posėdyje, peržiūrėdama valdymo pagalbos pavyzdį. Tinkinkite šią darbotvarkę, kad ji atitiktų jūsų įmonės kultūrą ir tikslą. (http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
Paskirti ką nors - dažniausiai valdybos sekretorių - susirinkimo protokolą. Protokole turėtų būti pateikta McNamara rekomenduojama informacija: įmonės pavadinimas, susitikimo data ir laikas, kurie posėdžio metu paprašė susitikimo, dalyviai, pateikti pasiūlymai, interesų konfliktai, kurie neleidžia dalyviui balsuoti, susilaikė nuo balsavimo ir nurodė priežastis, kai posėdis baigėsi ir kas parengė protokolą.
Nuspręskite, ar yra kvorumas - mažiausias narių skaičius, reikalingas imtis veiksmų. Kaip siūlo Čikagos advokatų civilinių teisių komitetas, vadovaujantis Įstatymo vadovu, patikrinkite, kaip prižiūrėti, kiek narių yra reikalingi kvorumui. Daugumoje korporacijų paprasta dauguma. Pavyzdžiui, dešimties narių valdyba turėtų kvorumą, jei dalyvautų šeši.
Ar valdybos pirmininkas kviečia susirinkimą užsakyti, kaip ir pavyzdžio minutės iš valdymo pagalbos. Sekretorius turėtų dalyvauti dalyvaudamas valdybos narių, kurie atsako garsiai, jei jie dalyvauja, pavadinimu.
Paklauskite, ar valdybos nariai peržiūrėjo praėjusio posėdžio protokolą ir ar siūlomi pakeitimai. Tada paklauskite kitų narių, jei jie sutinka su pakeitimais. Atkreipkite dėmesį į susitarimą ir nesutikimą. Tada balsuokite dėl to, ar pakeitimai turėtų būti padaryti. Jei balsų dauguma balsuoja, pranešti, kad pakeitimai bus pateikti ir visiems nariams bus perduoti patvirtinti kitame posėdyje.
Paprašykite komiteto pirmininkų pranešti apie įvykius po paskutinio susitikimo. Atkreipkite dėmesį, kaip pavyzdžių minutės „McNamara“ nurodo narius, kurie apibūdina susitikimus ar įvykius, kuriuose jie dalyvavo.
Balsuokite dėl valdybos narių pasiūlymų atlikti užduotį. Pasiūlymų pavyzdžiai yra konsultanto samdymas, norint parašyti dotacijas, patvirtinti kontrolinius sąrašus ir finansines ataskaitas, ir netgi duoti dovanų darbuotojams, sergantiems sergančiais.
Ar valdybos nariai praneša apie „naują verslą“ ar būsimus įvykius. Ar jie dalyvauja konferencijose, apie kuriuos kiti dalyviai turėtų žinoti? Arba jie prašo patarimo tam tikru klausimu?
Atidėti posėdį ir paskelbti, kada jis buvo atidėtas. Nurodykite kito susitikimo datą, laiką ir vietą. Nurodykite, ar valdyba tęs susitikimą „vykdomosios“ sesijoje, kurioje neleidžiama dalyvauti valdybos nariams.
