Kalbant apie taškus, pateikiami pagrindiniai faktai ir idėjos, susijusios su konkrečia tema ar įvykiu. Plačiai vartojant viešuosius ryšius ir ryšius, kalbantys taškai padeda tiems, kurie yra atsakingi už viešumą, pateikti aiškią, tikslią ir nuoseklią informaciją. Aptariantys taškai naudojami tiek, kad būtų pasiektas visuomenės informavimas ir atsakymas į viešus tyrimus krizių metu. Organizacija, „pasikalbėjusi vienu balsu“, naudodama bendrą pokalbio taškų dokumentą, gali padidinti savo komunikacijos programos veiksmingumą.
Kalbėjimo taškų rašymas
Prieš pradėdami darbą su savo kalbomis taškų popieriumi, turėsite būti tikri, kad turite tikslią informaciją. Ieškokite tų, kurie yra labiausiai susiję. Pavyzdžiui, jei reikia sukurti kalbėjimo taškus, susijusius su biudžeto problema, tiesiogiai kalbėkite su vyresniuoju vadovu, prižiūrint biudžetą. Negalima pasikliauti žodžiu. Paklauskite savo šaltinio išsamių klausimų ir paprašykite, kad ji stengtųsi „ne gręžti“ ar sugadinti detales. Būtinai atlikite išsamias pastabas.
Jūsų kalbėjimo taškų popierius susideda iš eilės taškų, kurių kiekvienas turi po vieną ar daugiau sakinių. Įvado ar kito teksto nereikia. Pavadinkite jį: „Informacija visuomenei“. Nepamirškite savo kalbėjimo taškų popieriaus kaip „konfidencialią“. Jūs nenorite nieko paslėpti, o informacija apie pokalbio taško popierių yra skirta visuomenei.
Pradėkite nuo faktų: kas, kas, kur ir kada. Įdėkite save į asmens batus, neturinčius žinių apie savo verslą ar organizaciją, jos istoriją ar naujausią veiklą. Jūsų pirmasis taškas turėtų tiesiog nurodyti situacijos faktus. Pavyzdžiui: „Liepos 1 d. Kompanija X sumažins 30 proc. Savo vidaus darbo jėgos Oregono ir Aidaho gamyklose.“ Ši pagrindinė informacija pateikiama aptariamuose taškuose, kad tie, kurie pateikia informaciją, netyčia nepadarytų faktinės klaidos ir sukeltų painiavą.
Keliose eilutėse turėtų būti pateikta išsamesnė informacija apie procesą ar veiklą. Jei jūsų pokalbių taškų popierius reaguoja į neigiamą įvykį, pasidalykite teigiama informacija, tačiau nebandykite nuvertinti neigiamų rezultatų. Žiniasklaida ir visuomenė nori informacijos apie detales. Pavyzdžiui: „Koks yra procesas pranešant darbuotojams, kai jie bus nutraukti? Ar bus mokama išeitinė išmoka ar perkvalifikavimas?“. Pabandykite numatyti šiuos klausimus ir gaukite atsakymus. Atminkite, kad formuluotę, kurią pasirinksite kiekvienam iš šių punktų, naudos naujienų teikėjai.
Galutiniuose pokalbių taškų popieriaus taškuose turėtų būti sutelktas dėmesys į esminį pranešimą, kurį norite, kad jūsų kalbėtojas išvyktų. Tai gali būti pagrindinis faktas, planas ar vizija. Pavyzdžiui: „Mums rūpi problemos, kurias pažįstame šeimos, su kuriomis susidurs šis sprendimas, tačiau tikimės, kad ekonomikos atsigavimas bus trumpalaikis.“ Bet kuriuo atveju į savo kalbėjimo taškų popieriaus taškus nenorite, kad jūsų atstovas praneštų. Kalbėjimo taškai nėra privatūs dokumentai ir juos gali perskaityti žiniasklaida.
Užpildę kalbėjimo taškų dokumentą, susitarkite su dalyvaujančiais asmenimis ir su jūsų organizacijos vyresniaisiais vadovais peržiūrai. Įtraukite bet kokią grįžtamąjį ryšį ir sukurkite platinimo sąrašą, į kurį įtraukiami tie, kurie gali būti paprašyti kalbėti arba dalytis informacija su visuomene. Tai gali būti vykdomasis vadovas arba dalyvis, atstovas spaudai, kiti dalyvaujantys jūsų organizacijoje ir darbuotojai, turintys vaidmenis, kuriuose dalyvauja visuomenė.
Patarimai
-
Būkite sąžiningi ir aiškūs. Laikykite trumpus taškus. Mažiau taškų yra geriau. Kalbėtojai vienu metu gali prisiminti tik kelis taškus.
Įspėjimas
Niekada nedėkite informacijos kalbėjimo taškuose, kurių nenorite būti viešai skelbiami. Neskubėkite teigiamo.
