Apskaitos informacinės sistemos (AIS) sukėlė revoliuciją, kaip verslas vyksta pasauliniu mastu. Kai finansinė informacija įvedama į AIS, finansinės ataskaitos ir ataskaitos gali būti parengtos keliais verslo lygmenimis, kad būtų užtikrintas pelningumas.
Kad AIS programinė įranga pateiktų tikslius finansinius pranešimus ir ataskaitas, apskaitos informacija turi būti teisingai ir efektyviai įrašyta į AIS.
Faktai
Apskaitos informacinės sistemos (AIS) yra tik tokios geros, kaip į sistemą įvesta informacija. Kompiuterizuota AIS programinė įranga gerokai sumažino darbo valandų skaičių, reikalingą apskaitos informacijos įrašymui ir skaičiavimui, tačiau programinė įranga vis dar turi būti tikrinama ir tvarkoma kasdien, kad būtų galima įrašyti finansinius sandorius.
Visi finansiniai sandoriai turi tris pagrindinius reikalavimus, užtikrinančius tinkamą verslo operacijų apskaitą: savalaikiškumą, tikslumą ir pagrįstumą. Jei finansiniai sandoriai neatitinka šių gairių, į AIS programinę įrangą įvesta informacija lėmė netinkamai parengtas finansines ataskaitas ir AIS gedimą.
Savalaikiškumas
Visi finansiniai sandoriai turėtų būti laiku; pajamos ir susijusios išlaidos atsiranda tuo pačiu laikotarpiu, sąskaitos faktūros užfiksuojamos jų gavimo mėnesį, o mėnesiniai išskaitymo įrašai atliekami prieš uždarant apskaitos laikotarpį AIS.
Leidžiant finansinę informaciją į AIS įvesti skirtingais ataskaitiniais laikotarpiais ar kalendoriniais mėnesiais, bus iškraipytos AIS parengtos finansinės ataskaitos. Taip pat bus sukurtos finansinės ataskaitos, kurios tinkamai neatspindi pajamų ir išlaidų, patirtų per ataskaitinį laikotarpį.
Tikslumas
Kai finansiniai sandoriai bus gauti laiku, jie turi būti patikrinti. Siekiant užtikrinti, kad dokumentuose nurodytos sumos būtų tikslios, reikia peržiūrėti darbo sąnaudų ataskaitas, grynųjų pinigų išmokas ir grynųjų pinigų įplaukas. Finansinių sandorių peržiūra gali lemti kitų apskaitos funkcijų peržiūrą, jei bus padarytos nuoseklios klaidos.
Jei į AIS skelbiama netiksli informacija, reikės atlikti sąskaitų suderinimą, kad būtų galima rasti klaidų, susijusių su finansiniais sandoriais.
Galiojimas
Finansinių operacijų galiojimo matavimas yra svarbus žingsnis registruojant informaciją AIS. Galiojimo reikalavimai yra įvykdyti, kai sandoris yra tikslus, patikimas ir susijęs su verslo operacijomis. Iš išorės apskaitos įmonių auditai dažniausiai dėmesys skiriamas finansinės informacijos, įvestos į AIS, galiojimui; neteisingos informacijos įrašymas yra kritinė klaida ir bus įtrauktas į apskaitos trūkumą audito ataskaitose.
Apskaitos darbo eiga
Finansinė informacija turi atitikti tinkamus veiksmus, kad būtų įvykdyti savalaikiškumo, tikslumo ir galiojimo reikalavimai. Kiekviena apskaitos tarnyba turėtų turėti darbo eigą, kad užtikrintų, jog visas finansinis sandoris gali būti įrašytas į AIS ir finansines ataskaitas iki ataskaitinio laikotarpio pabaigos. Efektyvūs darbo srautai taip pat turės kiekvieną dokumentą tvarkyti tik vieną kartą per kiekvieną procesą, panaikindami didesnį darbą, kai atliekami pernelyg dideli finansiniai sandoriai.
Tyčinis sukčiavimas
Nors finansiniai sandoriai gali atitikti apskaitos reikalavimus dėl savalaikiškumo, tikslumo ir galiojimo, kai kurios įmonės vykdo tyčinį sukčiavimą, siekdamos skatinti savo įmonės finansinę būklę. AIS programinė įranga buvo suprantama kaip kompiuterizuotas įrašas, kurį sunku manipuliuoti, tačiau ji vis dar gali būti padaryta. Naudojant specialias sąskaitas, slėpiančias sandorius, kuriant atskirus subjektus, kad būtų galima paslėpti skolą, ir naudojant buvusius auditorius, kuriant įmonę AIS, galima sukurti sukčiavimo informaciją su AIS.
