Visuomenės suvokimą apie įmonę ar agentūrą gali labai paveikti jos išorės ryšiai, o įmonės darbuotojų pasitenkinimas darbu iš dalies priklauso nuo jos vidinės komunikacijos. Efektyvaus pranešimo ar komunikacijos kampanijos kūrimas prasideda keleto veiksnių tyrimu.
Atsakymas į pagrindinį klausimą
Pasaulyje, kur žmonės kasdien išreiškiami tūkstančiais žinučių, jų pagrindinis klausimas dažnai yra „Kodėl turėčiau rūpintis?“ Arba „Kas tai man?“ Efektyvus bendravimas šį atsakymą aiškina skaitytojui ar klausytojui. Paklauskite savęs, kokia informacija jums būtų svarbiausia, jei buvote auditorijos narys ir įsitikintumėte, kad jūsų medžiaga pateikia šiuos duomenis. Prieš pridėdami mažiau svarbią informaciją, pabrėžkite naudą savo pranešimo ar medžiagų pradžioje.
Supaprastinimas
Paprastai palaikant ryšį padidėja tikimybė, kad ji bus veiksminga. Taikykite šeštųjų – aštuntojo lygio skaitymo lygį rašytinėms medžiagoms. Venkite akronimų, reguliavimo terminų ar žargono. Ištrinkite žodžius, jei vidutinis asmuo, kurį sustojote gatvėje, nežino jų reikšmės. Rengiant rašytines medžiagas, trumpai laikykite sakinius ir suskaidykite kopijas su antraštėmis ir grafika. Tekstas pilnas puslapis nėra patrauklus potencialiems skaitytojams.
Metodai
Padaryti informaciją klientams ir darbuotojams įvairiais formatais. Naujienos, tekstiniai pranešimai ir el. Laiškai gali būti naudojami skubiai informacijai perduoti, o naujienlaiškiai gali būti tinkamas pasirinkimas turiniui, kuris yra mažiau jautrus laiko atžvilgiu. Svetainė yra labai svarbi bendravimui su išorės auditorijomis, o gerai organizuotas intranetas, rodantis naujienų turinį ir praktinius išteklius, gali būti labai naudingas darbuotojams. Įtraukus vaizdo pristatymus, galite kreiptis į vizualius mokinius ir pasiūlyti naujas perspektyvas ar detales. Susitikimų su darbuotojais ar visuomene palaikymas leidžia akis į akį bendrauti, kuri gali sukurti patikimumą ir tapti vertinama auditorija.
Savalaikiškumas
Informacija, kurią klientai turi žinoti, turėtų būti kuo greičiau perduodama. Kai jūsų auditorija sužino informaciją iš žiniasklaidos, o ne tiesiogiai iš jūsų organizacijos, gali būti suvokimas, kad ketinate paslėpti informaciją arba kad jūs tikrai nerūpi savo auditorijoje. Ligų kontrolės centrai savo krizių komunikacijos vadove pažymi, kad dvi rimčiausios klaidos, kurias organizacija gali padaryti bendraudama su suinteresuotosiomis šalimis, yra per mažai ir per vėlai teikiama informacija, kuri yra pernelyg didelė, o ne vertina suinteresuotąsias šalis. Šios mintys apibendrintos agentūros šūkyje: „Būkite pirmieji. Būk teisus. Būkite patikimi. “
Skaidrumas ir dažnumas
Darbuotojai ir visuomenė dažnai yra įtartini korporacijoms ir vyriausybinėms agentūroms, tačiau jūs galite sukurti pasitikėjimą didindami savo pranešimų skaidrumą. Vykdytojai turėtų būti pasirengę su blogomis žiniomis ir būti pasirengę išreikšti apgailestavimą, kurį jie jaučia dėl sunkių aplinkybių. Pasidalijimas sudėtingais sprendimais taip pat gali padėti suprasti.
„Kai atskleidžiate žalingą informaciją, kurios jums nereikėjo atskleisti, jūs gausite skaidrumo reputaciją“, - sako rizikos komunikacijos ekspertas ir įmonių konsultantas Peter Sandmann. „Žmonės pradeda pastebėti, kad, kai darai kažką negerai, jūs taip sakote; iš to išplaukia, kad kai jūs to nesakote, nieko nepadarėte. “
Klientai ir darbuotojai turėtų ne tik išgirsti iš jūsų, kai naujiena yra bloga.Mėnesinis informacinis biuletenis ar ketvirtiniai susitikimai gali informuoti darbuotojus apie įmonės veiklą, o straipsniai kompanijos tinklalapyje ir el.
