Dokumentų platinimo matrica suteikia jums vizualinę nuorodą, kaip nustatyti, kaip bendrauti su daugeliu žmonių. Šios matricos yra naudingos verslui, mokyklai ir bet kuriai kitai organizacijai, kuri bendrauja spausdintais ar kompiuteriniais dokumentais. Kompiuterizuotos skaičiuoklės priemonės, pvz., „Excel“, „Numbers“, „1-2-3“ arba „Calc“, yra geriausios priemonės dokumento platinimo matricai sukurti, tačiau galite naudoti bet kokią programinę įrangą, kuri leidžia kurti lenteles. Jei jūsų organizacija yra maža, galite matyti savo matricą ranka.
Paleiskite naują darbaknygę savo skaičiuoklės programoje arba sukurkite naują lentelę teksto apdorojimo programoje. Skaičiuoklės programos gali tvarkyti daugiau duomenų nei lentelės, todėl pasirinkite šį formatą, jei turite šią parinktį.
Išvardykite kiekvieną dokumento tipą, kurį naudojate savo organizacijai viršutinėje skaičiuoklės eilutėje, pradedant antruoju stulpeliu. Bendrosios matricos dokumentų tipai gali apimti kalendorius, posėdžių protokolus, pajamų ataskaitas ir specialius biuletenius. Jei jūsų matrica skirta konkrečiam projektui, išvardykite atskirus su projektu susijusius dokumentus, o ne dokumentų kategorijas. Pavyzdžiui, statybos projekto dokumento matricoje gali būti išvardyti elementai, pvz., Elektriniai brėžiniai, architektūriniai brėžiniai, aukštų ir specialių leidimų kopijos.
Įrašykite visus savo įmonės ar organizacijos narius pirmoje stulpelyje, esančiame kairėje skaičiuoklės pusėje, pradedant nuo antros eilutės. Jei reikia, pertraukite žmones į kategorijas. Pavyzdžiui, mažos įmonės matricoje kategorijos gali būti „Valdymas“, su visais valdymo darbuotojais, išvardytais abėcėlės tvarka po kategorijos antrašte „Darbuotojai“, išvardytiems abėcėlės tvarka, „Klientai“ su tais, kurie išvardyti abėcėlės tvarka, ir „Rinkodara“ su visais išvardyti išoriniai rinkodaros kontaktai.
Patikrinkite antraštės eilutę ir stulpelį, kad įsitikintumėte, jog abu sąrašai yra baigti. Jei jis palengvins matricos peržiūrą, pridėti šešėlį nario kategorijos eilutėse, kad galėtumėte pertraukti tarp žmonių, kurie gauna dokumentaciją.
Nustatykite pirmąjį dokumento stulpelį, kuris daugumoje skaičiuoklės programų bus B stulpelis, ir įdėkite langelį „e“ šalia bet kurio asmens, kuris turėtų gauti šį dokumentą elektroniniu būdu, pavadinimą. Padėkite langelį „p“ šalia bet kurio asmens, kuris turėtų gauti šio dokumento kopiją. Jei asmuo neturėtų gauti šio dokumento, palikite langelį šalia jo vardo. Jei jūsų poreikiai yra sudėtingesni, pakeiskite žymėjimą, kad jis atitiktų jūsų organizaciją. Pavyzdžiui, galite įvesti „2 popieriaus kopijas“ arba „p-2“, jei norite nurodyti kelias kopijas. Tol, kol visi jūsų organizacijos nariai supranta žymėjimą, naudokite bet kurį jums tinkantį metodą.
Pakartokite procesą kiekviename stulpelyje, pažymėdami sąrašą, kad pažymėtumėte popierines ir elektronines kopijas. Tai užbaigia jūsų dokumento platinimo matricą.
Jei įmanoma, sukurkite hipersaitus iš savo dokumentų platinimo matricos darbalapio į savo kontaktinės informacijos duomenų bazę. Tai leis jums spustelėti pavadinimą savo matricoje, kad atidarytumėte asmens kontaktinę informaciją, kad galėtumėte lengvai siųsti elektronines ar popierines kopijas. Jei norite sužinoti, kaip tai padaryti, patikrinkite skaičiuoklės programos „Pagalbos“ failą.
Patarimai
-
Taip pat galite naudoti dokumentų platinimo matricas, kad įrašytumėte, kur saugomi dokumentai. Tokiu atveju išvardykite dokumentus pirmame stulpelyje ir saugojimo vietas viršuje, pvz., „Žiniatinklio serveris“, „pagrindinė biuro spintelė 1“, „priėmimo kompiuteris“ ir pan. Įdėkite „X“ į langelį, kuriame atitinka dokumento pavadinimo eilutę ir saugojimo vietos stulpelį.
