Darbuotojai, mokantys už patvirtintas verslo išlaidas iš savo lėšų, paprastai gali tikėtis kompensacijos iš savo darbdavių. Siekiant palengvinti tokią kompensaciją ir užtikrinti, kad išlaidos būtų tiksliai užregistruotos bendrovės antrašte, tikimasi, kad darbuotojai pateiks išsamią ataskaitą apie visas tokias išlaidas.
Elementai, kurių jums reikės
-
Kompiuteris
-
Kompiuterio spausdintuvas
-
(neprivaloma) įmonės išlaidų ataskaitos šablonas
Jei jūsų įmonė pateikia išlaidų ataskaitos šabloną, pasiekite ją ir laikykitės jos nurodymų.
Jei ne, surinkite savo pajamas kartu ir įdėkite juos chronologine tvarka. Taip pat išvardykite visas išlaidas, už kurias neturite pajamų, pvz., Automobilių rida ir atsitiktiniai įvykiai, pvz., Laikraščiai ir gėrimai, įsigyti iš viešbučio automatų.
Jei kuriate savo ataskaitą be įmonės pateikto šablono, naudokite kompiuterio skaičiuoklę. Sukurkite šabloną ir nukopijuokite jį į naują darbo lapą kiekvienai naujai parengtai ataskaitai. Kiekvienoje lapo antraštėje turi būti nurodytas jūsų vardas, pavardė ir kodas, taip pat ataskaitos laikotarpis. Po šia informacija jūsų šablone turi būti bent penki stulpeliai, pavadinimai „Data“, „Gavėjas“, „Paskirtis“ arba „Aprašymas“ ir „Kiekis“. Priklausomai nuo jūsų įmonės politikos, jums gali tekti pridėti papildomų stulpelių tokiai informacijai kaip apskaitos kodai, susitikimo dalyviai ir pan.
Įrašykite savo išlaidas savo lape pagal užsakymo datą, naudodami kvitus ir sąrašą kaip šaltinius. Paruoškite vieną ataskaitą per laikotarpį - kas savaitę, kas du mėnesius, kas mėnesį ar kitaip, paprastai nurodytą jūsų įmonės politikoje. Jei turite kelias pajamas vienai dienai, tai padeda jas suskirstyti pagal išlaidų rūšis, pvz., Maitinimo išlaidas ir stovėjimo išlaidas.
Jei gavote vienodo dydžio pašalpą bet kokiam tikslui, įrašykite ją savo eilutėje ataskaitos apačioje, po gautų išlaidų.
Jei jums atlyginama už jūsų asmeninėje transporto priemonėje pateiktą kilometražą, turėtumėte laikyti automobilio žurnalą ir kasdien arba kas savaitę pervesti kilometražą į savo išlaidų ataskaitą pagal įmonės politiką. Įveskite kilometražą savo eilutėje kaip atskirą išlaidų elementą. Skiltyje „Gavėjas“ įveskite žodžius „Asmeninis automatinis rida“, stulpelyje „Aprašymas“ nurodykite mylių ir kilometrų tarifą (t. Y. „275 mylių @ 58 centai / mylios“) ir sumą, kurią reikia grąžinti skiltyje „Suma“. Atkreipkite dėmesį, kad kiekvienas darbdavys turi savo mokestį už kilometrą.
Įvedus visas išlaidas, jas sudėkite kaip paskutinį sumos stulpelio elementą. Jei gavote grynųjų pinigų avansą išlaidoms padengti, atimkite tą sumą iš visų išlaidų. Tai yra suma, kurią jums reikia grąžinti.
Skirtingi darbdaviai turi skirtingą politiką, kaip pateikti kvitus. Jūsų gali pareikalauti, kad pateiktumėte originalius čekius arba pateiktumėte nuskaitymus ar fotokopijas. Galbūt jums reikės susieti nuorodas, todėl jūsų atlyginimą tvarkančiam asmeniui lengviau suderinti išlaidas ir gavimą. Jei pateikiate paraišką dėl kilometražo kompensavimo, taip pat turėtumėte pateikti savo automatinio žurnalo kopiją.
Pateikite savo išlaidų ataskaitą formoje ir kartu su kvitais pagal savo darbdavio politiką. Pateikite tik darbo lapą, kuriame yra einamosios savaitės išlaidos, o ne visą skaičiuoklės failą su tuščiu šablonu ir daugybe savaičių išlaidų.
Patarimai
-
Jei įmanoma, mokėkite už kompensuotinas išlaidas su kredito kortele, kurią naudojate tik tokioms išlaidoms padengti. Tai turėtų padėti jums sekti kompensuojamas verslo išlaidas ir suderinti jų mokėjimą.
Venkite verslo ir asmeninių išlaidų sumaišymo tame pačiame kvite.
Patikrinkite visas ataskaitas ir atitikimo išlaidų sąskaitas, palyginti su sumomis, kurios nurodytos ataskaitoje. Daugelis klaidų atsiranda, kai žmonės, skubantys per užduotį, perduoda neteisingą sumą iš čekio į išlaidų ataskaitą.
Visada pasitarkite su savo darbdavio žmogiškųjų išteklių, darbo užmokesčio ar apskaitos skyriumi, kad sužinotumėte, kaip tiksliai ir laiku susigrąžinti išlaidas.
Įspėjimas
Niekada nemeluokite apie išlaidas. Tai pavogia iš bendrovės ir gali sukelti neigiamų pasekmių, tokių kaip nutraukimas ar baudžiamasis persekiojimas.
Pasitarkite su savo darbdaviu dėl bet kokių apribojimų, kuriuos galite gauti kompensuojant. Ne kiekvienas maistas gali būti išleidžiamas į sąnaudas, todėl gali būti, kad negalėsite apmokėti tokių dalykų kaip alkoholis, sausas valymas arba automobilių stovėjimo aikštelė. Jūsų darbdavys turėtų turėti gaires, kurios yra ir nėra kompensuojamos.
Mokėkite tik už savo patvirtintas verslo išlaidas - nemokėkite kitų žmonių išlaidų, nebent turite teisę tai daryti. Taip pat venkite apmokėti kito darbuotojo, kuris gauna išlaidas, išlaidas.
