Įmonės naudojasi biuro administravimo procedūrų vadovais darbuotojų mokymui, programinės įrangos kūrimui ir efektyvumo didinimui biure. Programinė įranga yra didelė biuro operacijų dalis ir reikalauja procedūrų, kaip apibrėžti kompiuterines operacijas, pvz., Saugumą, duomenų bazių kūrimą ir prieigą, el. Pašto protokolą ir virusų apsaugą. Procedūrų vadove dažnai bus pateikiamos schemos, kurios padeda kurti arba įsigyti programinę įrangą, atitinkančią jūsų biuro poreikius.
Biuro administratoriai yra atsakingi už įrašų ir dokumentų tvarkymą ir tvarkymą; rengiantis susitikimams, konferencijoms ir specialiesiems renginiams; kelionių organizavimas; ir bendrauti su klientais, vadovais, tiekėjais ir darbuotojais. Veiksmingas procedūrų vadovas aprašo biuro praktiką aiškiai ir kuo išsamiau. Naujas darbuotojas turėtų turėti galimybę kreiptis į vadovą, kad gautų informacijos apie biuro procedūras.
Elementai, kurių jums reikės
-
3 žiedų rišiklis
-
Tekstų apdorojimo programinė įranga
Kaip rašyti administracinės tarnybos procedūras
Nustatykite procedūras
Biuro administravimo procedūros vadovą sudarys kelios procedūros. Pradėkite nuo aukščiausio lygio, labiausiai paplitusių procedūrų ir dirbkite iki detaliausių. Turėtų būti aukšto lygio schema, kurioje nurodoma, kaip kiekviena procedūra atitinka šią kategoriją. Srauto schemose labai lengva mokyti naujus darbuotojus, nes tai yra grafinis jų darbo srauto vaizdas. Toliau pateiktas pavyzdys yra paprastas kai kurių biuro procedūrų pavyzdys.
1. Biuro įrašai
1.1. Pirkimo reikmenys 1.2
1.3 Pašto tvarkymas
1.3.3 Gauti laiškus -> 1.3.4 Rūšiuoti laiškus -> Reikalaujama nedelsiant reaguoti? -> Taip -> Pažymėti kaip skubų -> Pristatyti Nr -> Nepažymėti -> Pristatyti
Rašydami vadovą, pateikite rašytinę informaciją apie kiekvieną subkategoriją. Pavyzdžiui:
1.3.3 Gauti laiškus Paštas surūšiuotas pašto kambaryje ir iki 10 val. Pristatomas į kiekvieną skyrių pašto dėžutę. Biuro padėjėjas paima paštą, rūšiuoja jį (žr. 1.3.4) ir nustato, ar laiškui reikia nedelsiant atsakyti (žr. 1.3.5).
Surinkite procedūros informaciją
Tai yra svarbiausias žingsnis rašymo procese ir reikės daug laiko. Įsitikinkite, kad suprantate aprašytą procedūrą ir projekto apimtį. Suprasti šios procedūros auditoriją ir kaip ji atitinka aukštesnio lygio procedūras. Kas yra procedūros tiekėjai? Kas yra savininkai ir dalykų ekspertai? Kas yra klientai? Jei suprantate aukščiau pateiktą informaciją, atlikite šiuos veiksmus:
- Parašykite interviu klausimų rinkinį. Ką reikia žinoti, kad parašytumėte išsamią procedūrą?
- Atlikite pokalbius ir dokumentuokite rezultatus.
- Sukurkite schemą, vaizduojančią proceso, darbo etapų ir išvesties įvestį.
- Peržiūrėkite tikslumo schemas, kurias sukūrėte su proceso savininkais.
Parašykite vadovo projektą
Pasirinkite vadovo formatą ir įsitikinkite, kad vadovybė sutinka su šiuo formatu. Apibūdinkite visą vadovą. Jūs nenorite perrašyti vadovo, nes nėra susitarimo dėl formato ar turinio. Naudokite 3 žiedų segtuvą, kad pakeitimus ir atnaujinimus būtų galima lengvai padaryti. Kiekvienai dokumentuotai procedūrai pridėti:
- Pavadinimas
- Įvadas
- Apžvalga
- Peržiūros DATA
- Procedūros savininkas - naudokite pavadinimus ir venkite asmeninių vardų
- Srautinė schema su etapais aprašymais
- Apibrėžimai
- Procedūroje naudojamos medžiagos ar programinė įranga
- Iliustracijos, lentelės, diagramos ir grafika
Peržiūrėkite ir redaguokite
Ar vadovą peržiūrėjo atsakinga valdymo komanda, procedūros savininkas ir procedūros vykdytojas. Jei klientas yra už organizacijos ribų, prieš prašydami peržiūrėti, būtinai turėkite patvirtinimą.
Galite patikrinti, ar kas nors kitas, nei autorius, eina per kiekvieną proceso etapą, kad patikrintų jo tikslumą ir išsamumą. Jei yra teisinių apribojimų, įsitikinkite, kad jūsų vidaus teisinė organizacija peržiūri vadovą dėl atitikties.
Analizuokite ir ištaisykite visus peržiūros proceso metu nustatytus trūkumus ir parašykite galutinę versiją. Prieš paskelbdami dokumentą, gaukite galutinį patvirtinimo parašą tinkamu lygiu.
Paskirkite vieną vadovo savininką, kuris yra atsakingas už atnaujinimų dokumentavimą.
