Jei kada nors dirbate su administracine padėtimi, jums gali tekti perrašyti minutes. Tai gali būti sunkiau, nei manote, kad perrašytumėte minutes. Perrašymas minutėmis reiškia tinkamą pusiausvyrą tarp per mažai ir per daug jūsų užimamų pastabų. Be to, jūs privalote naudotis ne tik aštriais klausymo įgūdžiais, bet ir geru redagavimo jausmu. Laikydamiesi žemiau pateikto vadovo, galite sukurti profesionalų minučių perrašymą.
Atlikite savo transkripciją kuo greičiau po susitikimo. Galėsite lengvai prisiminti, kas vyko susitikime.
Teisingai suteikite savo protokolą. Įrašykite susitikimo dalyvius, susitikimo tikslą (-us) ir susitikimo datą / trukmę. Taip pat turėtumėte įtraukti raktą, kuriame išvardijami dalyvių inicialai kartu su visais jų pavadinimais, nes kiekvieną kartą, kai dalyvis kalba, galite įvesti savo pareiškimus su jų inicialais.
Susirašykite posėdį chronologine tvarka. Skirstykite diskusijas / pokalbius pagal temas, jei susitikime buvo aptarta daugiau nei viena tema. Pvz., Jei diskusija pasikeitė nuo biudžeto problemų į žmogiškuosius išteklius, kitą pokalbį įvardykite taip: "Diskusija, nei pakeista į žmogiškųjų išteklių departamento samprotavimus …"
Skirti svarbias ir nesvarbias diskusijas jūsų susitikime. Pavyzdžiui, jūs tikrai nenorite perrašyti akimirkų, kurias kažkas išvyko ir kalbėjo apie asmeninius dalykus. Užuot paminėję, kad diskusija pasikartojo, parašykite elipses „…“ arba kažką panašaus į „Po maždaug valandos nesusijusio pokalbio …“
Išsaugokite dokumentą į standųjį diską (arba „flash“ diską), prieš jį išspausdindami. Minutės transkripcija įrašo didžiąją įmonės svarbiausių sprendimų dalį, todėl būtina, kad šie sprendimai būtų išsaugoti ateityje.
Patarimai
-
Visada patikrinkite rašybą ir gramatiką prieš pateikdami minutės transkripciją savo viršininkui. Paklauskite savo viršininko, ar yra šablonas, kurį galite naudoti norėdami perrašyti savo minutes. Jei ne, paklauskite, ar yra ankstesnių minutės transkripcijų, į kurias galite įrašyti savo rašymo metu.
Įspėjimas
Būkite labai atsargūs, kai įrašote visus susitikimus. Negalima paminėti už protrūkį atsidūrusio asmens, bet pasakykite kažką panašaus: „Tai buvo primygtinai raginama, kad..“ Jei kada nors manote, kad nesate tikri dėl vardo sujungimo su dicussion, pasikonsultuokite su susitikimo pirmininku.
