Kai privalote parašyti profesionalią ataskaitą, galbūt supainioti informaciją, kurią norite įtraukti. Verslo rašymas, ypač ataskaitų, dažnai turi būti laikomasi formatu ir stiliumi. Kai esate įpratę rašyti tokiu formatu ir stiliumi, kurio reikia profesionalioms ataskaitoms, turėtumėte sugebėti greitai ir lengvai užrašyti ataskaitą.
Peržiūrėkite ataskaitos rašymo stilių. Skirtingai nuo pasakojimo ar esė rašymo, ataskaitos rašymas yra labai efektyvus. Visi nereikalingi žodžiai turėtų būti pašalinti, o kalba yra paprasta ir tiesioginė. Naudokite aktyvų balsą ir venkite nereikalingos informacijos.
Pridėkite įrašų elementų, kai tik galite. Užuot aiškinusi ką nors sakinio formoje, ataskaita paaiškins jį su įrašų sąrašu. Pavyzdžiui, verslo projekto ypatybės nebūtų rašomos pagal pastraipos formą, o išvardytos su kulkomis.
Suskirstykite punktus taip, kad kiekvienas iš jų būtų tik kelias eilutes. Ataskaitų rašymas neapima ilgų pastraipų.
Venkite informacijos, kurią auditorija jau žino. Esė esė, dažnai manote, kad skaitytojas nieko nežino apie šią temą. Rašydami ataskaitą ištrinkite visą informaciją, kurią auditorija jau žino. Pvz., Jei rašote ataskaitą apie naują įmonės vadovybės politiką, neįtraukite bendros informacijos apie savo įmonę, kurią vadovai jau žinotų. Tačiau ši informacija gali būti įtraukta, jei ataskaita skirta naujų darbuotojų grupei.
Į verslo ataskaitą įtraukti papildomas medžiagas. Tokie dalykai kaip diagramos, grafikai, nuotraukos, lentelės, diagramos ir kiti vaizdai gali būti naudojami ataskaitos patobulinimui ir prasmės aiškinimui.
Visoje ataskaitoje įrašykite antraštes, kad skaitytojui būtų lengviau susieti įvairius skyrius.
