Priminimo laiškai yra naudingi susisiekiant su klientais, kurie galbūt pamiršo mokėti sąskaitą, ir susisiekti su žmonėmis, kad jie primintų apie susitikimą ar įvykį. Klientams, dažnai naudojantiems el. Paštą, galite atsiųsti priminimo laišką, kuris yra labai patogus būdas greitai pasiekti juos. Dabar laiškuose reikia atidžiai atkreipti dėmesį į kiekvieną žodį, kad jūsų laiškas neatsirastų agresyvus ar grubus, o teisinga gramatika yra būtina.
Patikrinkite informacijos, kurią norite priminti asmeniui, tikslumą. Kolekcijos priminimo siuntimas su netikslia informacija suklaidins ir, galbūt, pyksta klientą. Paskyrimo ir renginių priminimai taip pat turėtų apimti tikslią informaciją, siekiant užtikrinti, kad asmenys, kurie prašytų susitikimo, dalyvaus tokiame susitikime arba dalyvautų renginyje.
Pripažinkite, kad jūsų informacija yra neteisinga arba klientas jau išsiuntė mokėjimą. Pareiškimas, rodantis, kad galite matyti tik savo įrašus ir neturite kitos informacijos, į kurią galite kreiptis, gali padėti asmeniui, kuris skaito laišką, suprasti jūsų tikslą iš jūsų perspektyvos. Pripažindamas, kad šalis neseniai išsiuntė mokėjimą, ir šis mokėjimas neatsispindi laiške, sumažins priminimo laiško gavėjo pyktį.
Būkite mandagūs ir elgtis su klientu, kaip norėtumėte būti elgiamasi, jei jums buvo išsiųstas priminimo laiškas. Stebėjimas, klaidingi skaičiavimai ir lengvinančios aplinkybės atsitinka kiekvieno gyvenime. Pernelyg grubus arba nepagarbus komentaras finansinio priminimo laiške nepadės gauti pinigų iš asmens, kuriam siunčiate laišką. Vietoj to, tiksliai laikykitės laiško ir mandagiai aptarkite tik sąskaitos specifiką - vengdami grubių ar žalingų pastabų.
Įrašykite originalią atsiskaitymo informaciją, kai siunčiate priminimo laišką, kuriame prašoma mokėti. Daugelis klientų paprašys pamatyti pradinį atsiskaitymą, jei jie pamiršo, kas yra ši sąskaita. Jei norite sutaupyti laiko, įtraukite pradinį atsiskaitymą kliento priminimo laiške. Pradinė atsiskaitymo informacija gali būti nuoroda į kliento paskyrą internete, kai siunčiate priminimo laišką el. Paštu.
Prašyti atsakymo. Prašydami atsakymo iš kliento gali būti prašoma pervesti mokėjimą, grąžinti telefono skambutį, atsakyti elektroniniu paštu arba užpildyti teisingą kontaktinę informaciją ir grąžinti ją jums. Prašydami atsakyti iš kliento, mandagiai, jūs esate labiau linkę atidaryti klientą iki aptarimo ir gavimo iš kliento.
Pateikite kontaktinę informaciją, kad pasiektumėte jus. Įsitikinkite, kad turite visą savo kontaktinę informaciją priminimo el. Laiške. Neužtenka fizinio adreso ar pašto adreso; įtraukti el. paštą, svetainę, telefono ir fakso numerius, kad klientas gautų kuo daugiau būdų, kaip pasiekti jus.
