Žmonės verčiasi gyventi ir ne visada prisimena, kada jiems reikia kažką daryti. Atsiųstų laiškų siuntimas apie terminą gali būti tiesiog profesionalus mandagumas arba tai gali būti jūsų sąskaitų sistemos dalis. Šių raidžių tonas priklauso nuo to, kodėl siunčiate priminimą. Pvz., Naudosite pagalbinį toną, jei primenate užimtas tėvus apie vasaros stovyklos pasirašymo terminą. Norint sumokėti sąskaitą, verslo laiškas, keliantis grėsmę teisiniams veiksmams, reikalauja kitokio požiūrio. Efektyvūs priminimo laiškai siunčiami gerokai prieš terminą, kad gavėjas galėtų veikti.
Parašykite raidę pokalbio tonas, jei laiškas skirtas draugiškam priminimui. Draugiškam laiškui naudokite pirmąją pastraipą, kad pradėtumėte raštą, pvz., Pastebėjote, kaip pavasaris artėja prie pabaigos, o tai reiškia, kad vasaros stovyklos registracijos terminas artėja. Norėdami gauti griežtą verslo laišką, nedelsdami pateksite į tašką, nurodydami, kodėl rašote ir kodėl gavėjas turi atsakyti į laišką.
Pradėkite antrą pastraipą aiškiai nurodant terminą. Pateikite aiškią, konkrečią informaciją apie terminą, pvz., Trečiadienį, gruodžio 7 d., 17 val. ET. Laikas yra neprivalomas, tačiau tam tikrais atvejais naudingas.
Pateikite aiškias instrukcijas, kaip įvykdyti terminą. Galimybės, įskaitant mokėjimų siuntimą, kad jis būtų gautas iki termino pabaigos, arba prisijungimas prie tinklo prieš terminą. Išvardinkite kitą svarbią informaciją, pvz., Mokėtiną sumą, arba kitą informaciją, būtiną užduočiai atlikti.
Pasakykite gavėjui apie pasekmes, susijusias su termino praleidimu. Pvz., Pažymėkite, kad žmonės, užsiregistravę po termino, sumokės didesnį mokestį arba kad nėra nuostatų dėl pavėluoto registravimo.
Baigti nemokamą uždarymą, pvz., „Šiltieji pasiūlymai“ arba „Nuoširdžiai tavo“.
