„Elektroninis biuras“ niekada negali būti 100 proc. Nepaisant didelio kompiuterių naudojimo, beveik visoms įmonėms vis dar reikia dokumentų. Tai kelia iššūkį, kai nuo kompiuterio priklausančios įmonės turi prisijungti prie popierinių formų duomenų. Fizinių duomenų „konvertavimas“ į virtualias sistemas gali būti atliekamas įvedant rankiniu būdu, dokumentų atvaizdavimą ir optinį atpažinimą.
Elementai, kurių jums reikės
-
Popieriaus dokumentai
-
Biuro ir personalo biudžetas
Nustatykite savo verslo tikslus ir poreikius. Nustatykite, ar užfiksuojate klientų mokėjimus, apdorojate programas ar archyvuojate vidinius dokumentus. Išsiaiškinkite, ar jums reikia išsaugoti tikrus elektroninio saugojimo dokumentų vaizdus, arba tiesiog reikia užfiksuoti popierinius duomenis į kompiuterinę duomenų bazę. Šie nustatymai padės jums nuspręsti, kokia duomenų apdorojimo sistema geriausiai atitinka jūsų poreikius.
Tyrimų įmonių programinės įrangos sprendimai. Klauskite programinės įrangos ir pardavėjo nuorodų iš įmonių, kurios panašiai kaupia duomenis, ką ketinate daryti. Paklauskite, ar galite apsilankyti darbo vietose, kuriose atliksite konvertuojamą popierių-elektroniką. Geriausias būdas pasirinkti sistemą yra matyti ją veikiant. Jei tik užfiksuojate mažą duomenų kiekį iš formų, galite pabėgti su vienu asmeniu įvedant duomenis į „Excel“ skaičiuoklę. Tačiau šiuolaikiniame versle tai tikriausiai nėra. Tikėtina, kad jums reikės rasti programinės įrangos sistemą, o gal net naują aparatinę įrangą, jei dokumento / vaizdo užfiksavimas yra jūsų plano dalis.
Palyginkite tiriamus programinės įrangos sprendimus ir pasirinkite juos. Susisiekite su pardavėju arba programinės įrangos platintoju, kad pradėtumėte sistemos įsigijimo ir įdiegimo procesą. Pirmasis žingsnis, paprastai žinomas kaip „atradimas“, yra tada, kai pardavėjas vyksta į jūsų svetainę, kad nustatytų tikslius jūsų poreikius ir geriausią jų sprendimą.
Susidomėję su pardavėju atradimo metu ir diegimo metu. Užduoti daug klausimų ir prisiimti atsakomybę už projektą; skatinti visus darbuotojus, kurie vykdys dokumentų rinkimo ir duomenų įvedimo veiklą, taip pat.
Patikrinkite sistemą visiškai. Jei sprendime yra kokių nors klaidų ar spragų, geriausia juos rasti, kai pardavėjas yra vietoje. Tai padės greičiau atlikti trikčių šalinimą ir išspręsti šią problemą.
Patarimai
-
Dirbkite su patikimu pardavėju ir pabandykite pateikti atsiliepimą iš vieno iš pardavėjo ankstesnių klientų.
