Padedant departamento biudžetui reikia kruopščiai suprasti procesą ir atitinkamą skyrių. Apsvarstykite departamento biudžetą kaip būsimų finansinių metų išlaidų planą. Rengiant preliminarius dokumentus, kintamųjų, susijusių su pajamomis ir išlaidomis, veiksnys, leidžiantis susilpninti, jei prognozuojami pajamų skaičiai neįvyksta. Patikimas ir veiksmingas biudžetas yra tik toks pat geras, kaip ir galutinio produkto architektų įvestas skaičius.
Nustatyti pagrįstus tikslus artimiausiems finansiniams metams. Preliminarūs skaičiai turėtų apimti departamento artimiausios ateities lūkesčius. Nors šie pradiniai skaičiavimai linkę pasipriešinti optimistiškai, stengiamės išlikti realistiški su prognozuojamais skaičiais. Atminkite, kad biudžetai yra nebaigtas darbas, kuriam per metus reikia patobulinti, todėl ilgainiui geriau pateikti protingus lūkesčius.
Ieškokite informacijos. Prieš įsipareigodami nuolatinius asmenis, pasikonsultuokite su kitais departamento nariais, ypač tais, kurie geriausiai pažįsta kasdienę tarnybą. Padarykite darbuotojus esminiu biudžeto sudarymo proceso veiksniu. Galų gale, jie yra pirmaujanti linija bet kokioje verslo aplinkoje ir paprastai turi išskirtinį supratimą apie tai, kas veikia ir neveikia.
Analizuokite įplaukas. Realūs lūkesčiai dėl pajamų reikalauja analizuoti ankstesnius biudžetus. Prieš įvedant preliminarius numerius, palyginkite praėjusių metų mėnesio, ketvirčio ir ketvirčio duomenis. Jei įvyko išskirtinė aplinkybė, susijusi su praėjusių metų skaičiais, eikite atgal dvejus metus. Ieškokite tendencijų, kurios daro įtaką pajamoms. Apsvarstykite atostogų išlaidas, jei verslas yra mažmeninis. Pažvelkite į pirmuosius praėjusių metų ketvirčius, jei įmonė tvarko pajamų mokesčio deklaracijas. Nepriklausomai nuo verslo srities, apsvarstykite konkrečius įmonės veiksnius, kurie pumpuoja arba naikina gaunamą pinigų srautą. Dėl šios informacijos surinkimo pinigų srautai iš biudžeto yra daug paprastesni.
Analizuokite nutekėjimą. Netikėtos išlaidos gali pakenkti biudžetui. Jei norite, kad biudžeto pertraukikliai būtų minimalūs, atidžiai išnagrinėkite ankstesnius biudžetus, kad nustatytumėte tendencijas. Apsvarstykite personalą. Ar kas nors išeina į pensiją? Ar atleidimas yra galimybė? Jei prognozuojate nuomą, kaip su mokymu ir kitomis išlaidomis, susijusiomis su nauju darbuotoju? Atkreipkite dėmesį į įrangos amžių. Paklauskite, ar artimiausiu biudžeto laikotarpiu reikia atnaujinti kompiuterius ar spausdintuvus ar kopijavimo aparatus. Jei taip, prieš pateikdami galutinį produktą, gaukite tvirtus pakeitimo išlaidų įvertinimus. Jei atsargų inventorizacija yra departamento biudžeto dalis, apsvarstykite ne tik atsargų savikainą, bet ir išlaidas už kvadratinį pėdą, kad jį būtų galima laikyti, ir personalą bei įrangą, reikalingą produktui valdyti. Trumpai tariant, išanalizuokite kiekvieną detalę, kad galutinis produktas veiktų visą metus.
Parengti biudžetą. Paskutinis žingsnis rengiant galutinį biudžetą pasitarkite su kitų departamentų vadovais. Jų indėlis gali turėti įtakos jūsų departamento biudžetui. Žvilgsnis į priekį yra pagrindinis bet kurio biudžeto tikslas. Departamento biudžeto rengimas tampa paprastu uždaviniu, jei jo užbaigimui būtinas darbas yra iš anksto numatytas. Taip pat turėkite omenyje, kad biudžetas yra kaliojo dokumentas, kuris atitinka įmonės tikslus ir lengvai sureguliuojamas, jei reikia.
