Šiandien verslui pasisekė, kad yra daug priemonių, padedančių palengvinti veiksmingą bendravimą. Nuo pranešimų siuntimo programų iki vaizdo skambučių ir internetinių komandų bendradarbiavimo platformų nėra būdų bendrauti su kolegomis, klientais, partneriais ir verslo atstovais. Nors yra keletas skirtingų ryšių sistemų, įmonės gali įtraukti į savo kasdienius procesus, tačiau veiksmingos komunikacijos savybės vis dar reikalingos, nepriklausomai nuo to, kuri platforma naudojama.
Klausykitės atidžiai pokalbio
Klausymas yra pagrindinis elementas, reikalingas efektyviam bendravimui. Verslui svarbu aktyviai klausytis, o tai reiškia, kad stengiamės išgirsti ir suprasti, ką kažkas jums sako. Jei kolega kalba su jumis apie problemą su klientu, svarbu suprasti detales prieš šokdami su sprendimu.
Žmonės nemėgsta kalbėtis su asmeniu, kuris neturi laiko klausytis, ką jie turi pasakyti. Jei norite parodyti savo kolegai, kad esate aktyviai įtrauktas į sąrašą, galite pakartoti ar perrašyti savo pokalbio dalis, kad parodytumėte savo supratimą apie situaciją su klientu. Klausimų pateikimas siekiant išsiaiškinti detales taip pat yra būdas aktyviai klausytis ir gauti išsamų supratimą apie didelį vaizdą.
Žinokite savo auditoriją
Žinutės keitimas pagal auditoriją yra veiksmingo bendravimo kriterijus. Ką turėtumėte pasakyti vienam asmeniui, nebus teisinga kitam, atsižvelgiant į jų vaidmenį organizacijoje ir žinias šia tema. Kad galėtumėte veiksmingai gauti pranešimą, turite pakeisti savo kalbą, toną ir laikmeną, kad ji būtų tinkama jūsų auditorijai.
Pavyzdžiui, būdas, kaip kalbate su organizacijos vadovu, gali skirtis nuo būdų, kuriais kalbate su bendraamžiais, net jei jūsų pranešimo turinys yra tas pats. Kai kurie žmonės naudojasi formalesnėmis kalbomis su vadovais, kai naudojasi atsitiktine verslo kalba su kolegomis. Jūsų įmonės kultūra taip pat turės įtakos jūsų bendravimui su vidaus ir išorės suinteresuotaisiais subjektais.
Būkite glausti, užbaigti ir teisingi
Suteikiant glaustą, taškinį bendravimą, galima išvengti pasikartojimo ir nusivylimo. Pašalinant nereikalingas detales iš komunikacijos, galite sumažinti nesusipratimų galimybes. Šiomis dienomis žmonių dėmesys trumpas, todėl jūsų pranešimas per dešimt minučių yra veiksmingesnis už 30 minučių. Pvz., Jei susitinkate su klientu apie pardavimo galimybę, parodykite jiems, kad gerbiate savo laiką, nes jūsų pristatymas yra kuo glaustesnis.
Nors veiksmingas bendravimas yra trumpas ir glaustas, jis taip pat turi būti išsamus. Tai reiškia, kad pranešime turi būti pateikti visi svarbūs faktai ir jie turėtų būti organizuojami logiškai, todėl jį lengva stebėti. Remdamiesi tuo, su kuo kalbate, galite prisiimti tam tikrus savo žinių aspektus, pateikdami išsamią informaciją, kurios jie nežino. Visapusiškos pranešimo reikšmės užtikrinimas yra raktas į efektyvų bendravimą. Pvz., Jei dirbate su nauju verslo partneriu ir aptariate jų įsigijimą, labai svarbu suteikti jiems visas reikalingų medžiagų specifikacijas. Nesuteikdamas tokios vertingos informacijos, tiekėjas gali nesugebėti pateikti reikiamų dalių, kurios gali sukelti nusivylimą, vėlavimą ir prastus santykius.
Faktų pateikimas be jų pervertinimo yra viena iš gerų bendravimo įgūdžių savybių ir vengia dviprasmiškumo ir painiavos. Jei susiduriate su skundu, kurį klientas turi su darbuotoju, pvz., Turite gauti abiejų šalių atsiliepimus, kad suprastumėte problemą.
Įtraukite atsiliepimus į pranešimą
Efektyvus bendravimas apima laiku pateikiamų atsiliepimų pateikimą ir gavimą. Atsiliepimai padeda jums ir asmeniui, su kuriuo bendraujate, parodyti, ar pranešimas buvo išsiųstas ir gautas tiksliai. Jei grįžtamasis ryšys yra visiškai nepagrįstas, tai gali parodyti, kad neveikėte efektyviai arba kad gavėjas nesuprato jūsų reikšmės.
Verslo aplinkoje grįžtamasis ryšys yra labai svarbus dirbant komandoje. Pvz., Jei esate vadovaujančioje pareigoje, turėsite pateikti savo darbuotojams konstruktyvų atsiliepimą apie savo veiklą, jų vaidmenį ir bendravimo įgūdžius su klientais. Grįžtamasis ryšys taip pat reiškia pagirti, kuri gali paskatinti įmonės moralę ir padidinti bendrininkavimą.
Norint gauti grįžtamąjį ryšį, taip pat reikia gauti efektyvų bendravimą. Konstruktyvi grįžtamoji informacija yra naudinga norint pagerinti savo darbą darbe. Jei, pvz., Esate atsakingas už kalbą per visą įmonės susirinkimą, būtinai paprašykite raktų savo darbuotojams atsiliepti po kalbos. Jų grįžtamasis ryšys parodys, ar jūsų kalba buvo veiksminga, kad gautų pranešimą, ir parodys, ar jūsų darbuotojai suprato pagrindinius dalykus, kuriuos norėjote bendrauti. Jų grįžtamasis ryšys taip pat parodys sritis, kuriose jums reikia pagerinti bendravimo įgūdžius. Pavyzdžiui, jei kritika buvo ta, kad kalba buvo pernelyg ilga, jūs žinote, kad kitą kartą galėsite glaudžiau bendradarbiauti.
Rodyti pagarbą per pokalbį
Pagarba žmonėms, su kuriais bendraujate, yra svarbus veiksmingo bendravimo kriterijus. Žmonės yra labiau motyvuoti bendrauti su jumis, jei parodote pagarbą jiems ir jų idėjoms. Pavyzdžiui, jei pirmą kartą susitinkate su perspektyva, galite parodyti pagarbą, kreipdamiesi į juos naudodamiesi savo vardu, todėl jie jaučiasi vertinami. Laikas skaityti apie savo verslą ir kreiptis į juos pokalbyje toli gražu parodo, kokią perspektyvą juos gerbiate.
Jei telefonu kalbate su verslo partneriu, parodykite savo pagarbą, sutelkdami dėmesį į pokalbį. Vietoj to, kad tikrintumėte el. Paštą ar naršydami žiniatinklį, kai kalbate telefonu, palaikydami ryšį su telefonu telefonu, tai yra pagarbus dalykas.
Bendraujant elektroniniu paštu su kolegomis, užtrukite keletą minučių, kad patvirtintumėte savo pranešimą, taigi jis neturi rašymo ir rašybos ar gramatinių klaidų. Jūs parodote pagarbą, kad atidžiai pastatytumėte savo pranešimą.
Nepamirškite apie neverbalinį bendravimą
Žodžiai, kuriais mes bendraujame, sudaro mažiau nei 10 proc. Pranešimo. Tai reiškia, kad neverbaliniai signalai yra labai svarbūs efektyviam bendravimui. Jūsų balso tonas rodo, kaip jausitės, kai bendraujate. Pavyzdžiui, jei norite būti draugiškas, įsitikinkite, kad jūsų tonas yra draugiškas.
Jūsų rankų gestai, jūsų pozicija ir kūno kalba padeda perteikti savo žodžių prasmę. Kryžminę savo ginklų signalus, kad esate apsaugoti ar uždaryti, kai parodote kontaktus su akimis, matote, kad norite užmegzti ryšį.
Atkreipkite dėmesį į neverbalinius signalus, kuriuos perduoda asmuo, kuriam jūs kalbate. Jų laikysena, tonas ir kūno kalba parodys, kaip jie jaučiasi apie tai, ką jūs sakote, ir gali padėti vadovauti, kaip bendraujate su jais.
Geros ryšių sistemos reikalavimai
Gerai komunikacijos sistemai reikia pasirinkti tinkamą ryšių sistemą. Su tiek daug galimybių, pavyzdžiui, telefonu, pranešimais, el. Paštu ir asmeniškai, turite pasirinkti laikmeną, kuri geriausiai tinka pokalbio temai. Pvz., Nenorite parašyti savo viršininko, kad atsistatytumėte iš savo pozicijos arba paprašytumėte pakelti. Šie svarbūs pokalbiai turėtų vykti asmeniškai. Be to, jums nereikia asmeninio susitikimo, skirto nedidelėms verslo problemoms, kurios gali būti perduodamos el. Paštu, kad sutaupytumėte laiko ir išteklių.
