Žinių bazė, panaši į wiki, yra valdomų naudotojų pateiktų straipsnių ir informacijos rinkinys. Žinių bazės saugykla paprastai skirta konkrečiai programai ar procesui, o informaciją gali pateikti kūrėjai, techninės pagalbos darbuotojai arba galutiniai vartotojai. Demokratinis žinių bazės pobūdis leidžia jai augti ekologiškai ir greitai, tačiau taip pat sunku ją išlaikyti ir, blogiausiu atveju, netinkamą naudoti.
Dinaminis pokalbis
Didžiausias žinių bazės privalumas yra tai, kad įvairiems naudotojams leidžiama prisidėti prie žinių bazės rezultatų tiesioginiuose dokumentuose ir sukurti dinamišką, atitinkamą pokalbį. Be to, kadangi jame yra įmokų iš vystymosi, techninės pagalbos ir galutinių vartotojų, tie, kurie atlieka tyrimus internete, gali ištirti tą pačią problemą iš kelių skirtingų požiūrių, galbūt juos sukeldami į sprendimą, kurio jie neturėtų svarstyti atskirai.
Nenuoseklūs dokumentai
Įvairūs rašytojų stiliai ir žinių lygis dažnai lemia nesuderintą, nestandartizuotą dokumentą, kuris yra vienas didžiausių žinių bazės trūkumų. Atleidimas iš darbo tampa taisykle, o ne išimtimi, ir tos pačios klaidos gali būti įtrauktos į žinių bazę kelis kartus. Todėl reikalinga speciali priežiūra.
Be to, kadangi žinių bazė pradeda veikti kaip tuščia duomenų bazė, nėra tinkama naudoti kaip pirminį dokumentacijos šaltinį bet kuriam naujam produktui ar procesui. Žinių bazei reikia laiko kurti, nes scenarijai ir problemos randamos, išsprendžiamos ir dokumentuojamos.
Informacijos svarba
Demokratinė, organinė žinių bazės prigimtis reiškia, kad svarbiausia informacija bus pati svarbi, o mažiau svarbi informacija bus palaidota, suteikiant žinias natūralioms rūšiavimo funkcijoms. Jei pateikta neteisingai parašyta ar neteisinga informacija, kiti vartotojai gali palaidoti ją pakeisdami geresnę informaciją arba galėdami jį pažymėti, kad juos ištrintų / peržiūrėtų administratorius.
Archyvuoti dokumentai
Senasis žinių bazėje likęs straipsnis suteikia automatinį dokumento archyvą, skirtą senesnėms produkto ar proceso versijoms. Natūraliai formuojantis archyvas yra žinių bazių privalumas. Kadangi sukuriamos naujos produkto ar proceso versijos, žinių bazę galima reorganizuoti arba iš naujo paleisti, kad būtų galima archyvuoti seną informaciją, o naujausia informacija yra aiškiai matoma.
Sprendimai
Turi būti paskirtas specialus personalas, kuris praleidžia kelias valandas per savaitę, ieškodamas žinių bazės dėl nereikalingų, pasenusių ar netikslių rezoliucijų ir ištrindamas jas, kai reikia. Jie turėtų būti mokomi naudotis žinių baze ir žinoti, kaip juos veiksmingai ieškoti, kad jie galėtų nustatyti, ar straipsnis jau egzistuoja, kol jie pateikia dublikatą.
