Tikslių pastabų per konferencinį pokalbį priėmimas gali užtikrinti, kad aiškiai matysite, kas buvo aptarta. Klausydamiesi geriau užsirašyti kiek įmanoma daugiau detalių, nei bandyti nuspręsti, kas yra svarbu klausant. Jūs visada galite grįžti atgal ir ištraukti svarbius akcentus vėliau, tačiau iš pradžių anksčiau pateiktos nereikšmingos detalės gali turėti didesnę reikšmę vėliau pokalbyje.
Įrašykite skambutį
Daugelis konferencinių pokalbių paslaugų leidžia įrašyti skambučius. Jei įrašote, turite įspėti visus dalyvius, kad skambutis įrašomas pokalbio pradžioje. Įrašius pokalbį, galite grįžti ir peržiūrėti skambutį tiek kartų, kiek jums reikia, užtikrindami, kad nepraleisite svarbių detalių. Metodai, kuriais galite įrašyti skambutį, priklauso nuo paslaugų teikėjo. Prašykite instrukcijų, kaip įrašyti konferencinius skambučius iš savo paslaugų teikėjo.
Skambinkite dalyviams
Atkreipkite dėmesį į tai, kas yra pokalbio metu, kai prasideda pokalbis. Atkreipkite dėmesį į tai, kas sako, kas pokalbio metu yra, ir priskirkite svarbius pareiškimus asmeniui, kuris juos padarė savo pastabose. Stebėkite visas užduotis ar projektus, kuriuos asmenys prisiima atsakomybės už pokalbį metu, ir atkreipkite dėmesį į tai, kas turi kokią užduotį. Jei bus aptarta, taip pat atkreipkite dėmesį į tai, ką reiškia kiekvienas uždavinys.
Pokalbio temos
Sekite kiekvieną skirtingą pokalbio temą, taip pat kiekvienos temos temas. Jei yra kvietimų darbotvarkė, atkreipkite dėmesį į tai, kokios temos buvo aptartos ir kas buvo aptarta. Darbotvarkė gali būti neapibrėžta jūsų pastabų santrauka. Atkreipkite dėmesį į visus pokalbio metu pateiktus atnaujinimus, naujienas, sprendimus ir idėjas. Natūralus pokalbis gali peršokti gana daug, bet bandymas formatuoti pastabas pagal temas bus naudingas tiems, kurie juos peržiūri.
Galutinių pastabų formatavimas
Pradėjus skambutį, jūsų pradinės pastabos gali atrodyti sukrėtusios. Organizuokite pastabas į skyrius, susijusius su įvairiomis kvietime aptariamomis temomis. Nustatykite, kas kalbėjo, kai formatuojate pastabas. Taip pat galite įtraukti trumpą santrauką, kurioje būtų pabrėžta, kas buvo įvykdyta ar nuspręsta per pokalbį, arba pagrindiniai diskusijų punktai. Įtraukite šią santrauką dokumento pradžioje. Taip pat galite sukurti kitą skyrių, kuriame nurodoma, kokios užduotys buvo priskirtos pokalbio metu ir kas yra už jas atsakinga. Tai leidžia vyresniesiems pareigūnams greitai sužinoti, kas įvyko pokalbio metu, nereikia perskaityti išsamių pastabų.
