Administraciniai padėjėjai ir klubo sekretoriai gali įvairiais būdais saugoti posėdžių protokolus. Geriausia turėti tiek elektroninę, tiek ir popierinę kopiją, kad būtų galima naudoti atsarginę kopiją kitai, jei viena kopija būtų prarasta arba netyčia sugadinta.
Failo išsaugojimas elektroniniu būdu
Išsaugokite susitikimo minutes savo kompiuteryje toje pačioje vietoje, kai jūsų organizacija turi susitikimą. Kiekvieną kartą suteikite jam panašų failo pavadinimą, kad ateityje būtų lengva surasti reikiamą failą. Pvz., Galite įvesti ne pelno valdybos posėdžio protokolą „Board_Minutes_21 2011 m. Balandžio mėn.“, O kitą mėnesį įrašyti jį kaip „Board_Minutes_20 May 2011“.. Galima pažymėti „Valdybos posėdžius“ ir kitą „Darbuotojų susitikimus“, kurie abu laikomi „Susitikimų“ aplanke kompiuteryje.
Internetinė saugykla
Išsaugokite minutes naudodami internetinę dokumentų saugojimo paslaugą. Šios paslaugos paprastai ima mokestį, tačiau jei kompiuteris arba serveris nuleidžiamas, galite pasiekti internetą iš kitos vietos ir gauti failus.
Kainos
Internetinės saugojimo įmonės gali pasiūlyti nemokamą bandomąjį laikotarpį, kad galėtumėte išbandyti savo produktą. Pavyzdžiui, 2011 m. Balandžio mėn. „LiveDrive“ siūlo dviejų savaičių nemokamą bandomąjį mokestį ir 6,95 USD per mėnesį už vieną kompiuterį, o nuo 2011 m. Balandžio mėn. - 16,95 JAV dolerių. įkelti ir atsisiųsti). „Elephant Drive“ turi 15 dienų nemokamą bandymą. Ji siūlo individualų planą, kuriame yra iki 100 GB saugojimo 2 kompiuteriams už 9,95 USD per mėnesį arba 99,50 USD per metus. Šeimos planas apima iki penkių įrenginių, turi iki 500 GB talpos už 19,95 $ per mėnesį arba 199,50 USD per metus.
Sunkios kopijos
Išspausdinkite posėdžio protokolo kopiją. Įdėkite daliklius, pažymėtus susitikimų mėnesiu ir metais, į rišiklį. Įrašykite protokolo kopiją į tinkamą mėnesio ir metų skiltį. Kaip jūsų rišikliai užpildo, pažymėkite stuburą su metų minutėmis ir pradėkite naują rišiklį. Apsvarstykite galimybę saugoti dvi sudėtingas susitikimo protokolų kopijas dviejose vietose, jei kažkas atsitiks su vienu iš jų.
