Keletas situacijų yra nepatogesnės nei pasakyti darbuotojui ar klientui, „Ne“. Verslininkai dažnai jaučia, kad atsisakymas patenkinti prašymus sukuria blogus jausmus apie juos ir verslą, o tai gali turėti įtakos būsimiems pardavimams. Dar blogiau, kai klientas ar darbuotojas skundžiasi sprendimu, jums gali tekti pasakyti ne vieną kartą, bet du kartus. Šiuo metu rašytojas nerimauja dėl tinkamo tono naudojimo ir kiek informacijos atskleisti, kad korespondencija nesukeltų tolesnių tyrimų ar net teisinių veiksmų.
Gauti kompanijos blanką, kurį naudosite atsakymui. Atsakymas į apeliaciją yra paskutinis žodis šiuo klausimu, o oficialių blankų naudojimas padeda perteikti autoriaus įspūdį.
Įveskite datą, praleiskite tarpą ir įveskite gavėjo vardą ir pavardę bei adresą.
Praleiskite kitą vietą, įrašykite „Gerb. P. Jei manote, kad reikalingas ypatingas tvirtumas, praleiskite „brangų“ ir tiesiog įveskite gavėjo vardą. Praleiskite kitą vietą.
Pirmoje pastraipoje nedelsiant informuokite gavėją, jei jis yra patenkintas, ir trumpai paaiškinkite, kodėl ji gavo prašymą.
Jei nesuteikiate apeliacinio skundo, dėkokite gavėjui už jos susidomėjimą savo verslu ar už jos sunkų darbą, o pastraipos pabaigoje pateikite jai blogas naujienas. Blogų naujienų išdėstymas pastraipos pabaigoje leidžia jums pirmiausia sušvelninti smūgį, kuris padeda išlaikyti gavėjo prestižą. Paaiškinkite, kodėl prašymas trumpai atmestas; venkite tiek daug detalių, kad gavėjas galėtų išnagrinėti politiką ir atspėti jus.
Antroje pastraipoje nurodykite papildomą informaciją. Jei atmetėte apeliaciją, leiskite jai žinoti, kad jūsų sprendimas yra galutinis ir kad klausimas baigtas.
Įveskite „Regards“ arba „Nuoširdžiai“ ir praleiskite tris eilutes. Spausdinkite raidę ir pasirašykite virš savo vardo mėlynos arba juodos spalvos rašalu. Išsaugokite įrašo kopiją.
Siųsti laišką patvirtintu laišku, kad išsaugotumėte savo atsakymo ir įrodymų, kad gavėjas gavo laišką. Šis įrašas gali būti svarbus, jei klausimas perduodamas teismui.
