Kuriant biuro procedūras naudinga jūsų biuras ar verslas, padedant jums ir jūsų vadovams standartizuoti konkrečias operacijas. Biuro procedūros padeda išlaikyti aptarnavimo kokybę ir yra vadovas, suteikiantis būtiną informaciją, kad būtų užtikrinta paslaugų kokybė. Aiškių ir tikslių procedūrų kūrimas pasiekiamas sekant paprastą turinio planavimo seką, procedūrų rašymą, vadovo parengimą arba vadovą ir visų procedūrų pakeitimų stebėjimą. Biuro procedūras galima parašyti konkrečiai biuro funkcijai arba viso biuro valdymui.
Elementai, kurių jums reikės
-
Tape magnetofonas (neprivaloma)
-
Nešiojamojo kompiuterio ir teksto procesorius
-
Kalendorius arba planuotojas
Užsirašykite, kodėl rašote procedūras ir kas naudos procedūras. Nustatykite, kaip dažnai bus naudojamos procedūros arba procedūrų skyriai. Specifinė pagalba padeda sutelkti ir struktūrizuoti dokumentacijos pastangas.
Sukurkite tvarkaraštį, skirtą rinkti informaciją apie atliktas užduotis ir užduočių atlikimo dažnumą. Interviuokite su užduotimis susijusius ekspertus ir užregistruokite veiksmus, atliktus kiekvienai užduočiai vykdyti. Jei kuriate žingsnius nuo nulio, užsirašykite paprastą žingsnių schemą, kurią atlikdami darbuotojai atlieka užduotį.
Nustatykite, kada dokumentas bus pristatytas ir ar jis bus popieriuje ar internete. Praktiniais tikslais procedūros popieriuje yra idealios, nes jos yra paprastas informacinis vadovas ir yra naudingos procedūros metu. Failų struktūros ir paprastos rinkmenų pavadinimo taisyklės yra naudingos kuriant procedūras.
Procedūras padalinkite į sekcijas pagal funkcijas. Funkcijų specifinių užduočių kūrimas priskiria vaidmenį ir atsakomybę asmeniui ar skyriui, kuris turi atlikti užduotį.
Parašykite procedūrinius veiksmus, reikalingus kiekvienai užduočiai atlikti. Naudodamiesi 2 pakopoje parašytais ar įrašytais pokalbių užrašais, užrašykite veiklą nuosekliai, kad kiekvienas galėtų sėkmingai užbaigti veiklą ir užduotį. Visiškai užfiksavę užduotis, atlikite rašybos tikrinimą ir peržiūrėkite visą turinį. Idealiu, kad vienas ar du ekspertai patikrintų dokumento projektą, kad būtų tikslūs.
Atlikite reikiamus pataisymus ir pateikite antrą arba galutinį projektą. Atsižvelkite į dokumento pristatymo datą, atlikite galutinį dokumento patikrinimą ir pateikite galutinį dokumentą, skirtą spausdinti arba internete. Padėkite kopiją į trijų žiedų segtuvą, kad būtų galima lengvai pakeisti puslapį, kai atliekami naujinimai.
Patarimai
-
Naudojant bet kokias esamas informacijos ar užduočių schemas bus sumažintas laikas, reikalingas procedūrų kūrimui užbaigti, ir padės užtikrinti, kad veiklos klaidos būtų kuo mažesnės.
Vidutiniškai užtrunka apie šešias savaites, kad užbaigtumėte dokumentų ir peržiūros procesą.
