Pagal JAV Aplinkos apsaugos agentūros (EPA) dokumentą „Standartinių veiklos procedūrų rengimo rekomendacijos“, „SOP kūrimas ir naudojimas yra neatsiejama sėkmingos kokybės sistemos dalis, nes ji suteikia asmenims informaciją, reikalingą darbui atlikti. tinkamai ir palengvina produkto ar galutinio rezultato kokybės ir vientisumo nuoseklumą. “ Taigi tinkamas SOP rengimas yra esminis pagrindas siekiant nuoseklių procesų. Laikydamiesi kelių bendrų veiksmų, galite parengti SOP, skirtus naudoti jūsų organizacijoje.
Nustatykite, kokių procedūrų ar procesų jūsų organizacijoje reikia dokumentams, kad juos būtų galima atlikti nuosekliai ir kokius asmenis labiausiai kvalifikuoti susieti SOP. Grupės požiūris gali būti naudojamas siekiant nustatyti ir SOP poreikį ir rašyti SOP.
Nustatykite numeravimo sistemą, kad būtų užtikrintas tinkamas dokumentų tvarkymas. Numeravimo sistema turėtų būti pakankamai lanksti, kad būtų galima atlikti bet kokį SOP skaičių ir bet kokį atskirų SOP pakeitimų skaičių. Turėkite save arba priskirtą dokumentų valdymo asmenį, kad būtų išlaikytas pagrindinis sąrašas, kad nebūtų naudojami dublikatai.
Sukurkite SOP šabloną, kurį atliks visi organizaciniai SOP, naudojant teksto apdorojimo programinę įrangą. Administracinių ar programinių procedūrų atveju šablone turėtų būti bent jau antraštinis puslapis, procedūros (įskaitant tikslą, apimtį, santrauką, apibrėžimus, personalo kvalifikaciją, pati procedūra, kontroliniai sąrašai ir įrašų tvarkymas), kokybės kontrolė ir nuorodos. Techninių ar laboratorinių procedūrų atveju, be saugos informacijos, įspėjimų, trukdžių, įrangos ir tiekimo procedūrų skyriuje, šablone turėtų būti bent jau visi pirmiau išvardytų administracinių SOP punktų skyriai.
Parašykite standartinę veikimo procedūrą, kaip rašyti savo organizacijos standartines veiklos procedūras, vadinamą „SOP dėl SOP“. Naudokite sukurtą šabloną ir išdėstykite savo lūkesčius, kaip turi būti parengti visi SOP, pavyzdžiui, kas nustato poreikį, kuris priskiria numerį, kokį formatą naudoti ir kokių lūkesčių, kas turėtų būti įtraukta į kiekvieną skyrių.
Paruoškite likusius savo SOP pagal SOP nustatytą metodą SOP, atlikdami nedidelius pakeitimus, kad pagerintumėte paruošimo procesą laiko ir kokybiškų dokumentų atžvilgiu.
Patarimai
-
Pažvelkite į daugybę SOP pavyzdžių, kaip jūs galite prieš ruošdami savo.
Įspėjimas
Prieš išduodant, įsitikinkite, kad SOP šablonas yra galutinis. Bet kokie pakeitimai reiškia, kad turite peržiūrėti kiekvieną SOP, parašytą naudojant šį šabloną.
