Visos įmonės turi procesus, nesvarbu, ar jie turi surinkti produktą, ar tvarkyti kredito kortelės mokėjimą, ar darbuotoją, ar patikrinti kokybės užtikrinimą. Kartais šie procesai veikia sklandžiai, o kitu metu - ne. Verslo procesų valdymas - tai sistema, kuri gauna jūsų procesus ir sukaupia juos į olimpinių plaukikų formą. Geras BPM įgyvendinimas pagerins jūsų procesų matomumą, padės lengviau pašalinti kliūtis ir užkirsti kelią darbo dubliavimui.
Patarimai
-
Verslo procesų valdymas - tai metodika, leidžianti racionalizuoti įmonės veiklos būdus, siekiant pagerinti veiklos rezultatus.
Kas yra verslo proceso pavyzdys?
Verslo procesas - tai žingsniai, kuriuos jūsų organizacijos žmonės atlieka siekdami konkretaus tikslo. Šie veiksmai kartojami daug kartų, dažnai daugeliui žmonių ir paprastai standartizuotai. Tiesiog apie ką nors - nuo leidimo pateikti atostogas prašymą iki triada įvertinimo, kad medicinos personalas atlieka pagalbos tarnybą - bus laikomas verslo procesu.
Paimkite, pavyzdžiui, paskolos paraiškos bankui pavyzdį. Norėdami pradėti šį procesą, klientas užpildys elektroninę paraiškos formą banko interneto svetainėje. Dabar banko ratai pradeda tekėti. Pirma, bankas patikrins, ar klientas tinkamai užpildė formą. Tada programa bus patikrinta. Kažkas gali atlikti pajamų patikrinimą, kita komanda gali paprašyti papildomų dokumentų ir gali būti ir kitų veiksmų, leidžiančių bankui priimti sprendimą dėl paskolos patvirtinimo.
Svarbiausia yra tai, kad procesas būtų daugialypis. Kaip ir dauguma verslo procesų, tai apima kelis žingsnius ir kelis žmones, ir šie žmonės naudoja įvairias priemones ir sistemas, kad gautų viską. Apskritai visa sistema yra sukurta tam, kad konvertuoti įvesties seriją (paskolos paraišką ir patvirtinamuosius dokumentus) į norimą produkciją (patvirtinimo sprendimas, apie kurį pranešama klientui).
Kas yra verslo procesų valdymas?
Kai jūsų verslas yra labai mažas, verslo procesai yra gana lengvai valdomi. Biure gali būti tik keletas žmonių, atliekančių kasdienes užduotis, ir kiekvienas turi tvirtą bendrą vaizdą. Ši situacija keičiasi augant. Užduotys, kurias vieną kartą išnagrinėjo vienas asmuo, staiga gauna iš kelių skyrių. Žmonės kartoja viena kitos pastangas, užduotys patenka į plyšius ir žmonėms yra daugiau galimybių daryti klaidas.
Pagrindinis verslo procesų valdymo tikslas yra pateikti šiuos chaotiškus procesus mikroskopu ir išsiaiškinti, kaip juos padaryti geresnius. Paprasčiausias būdas tai suprasti yra vizualizuoti visas jūsų proceso veiklas kaip etapų schemą. BPM yra šių veiksmų įforminimo į logiškesnę ir nuoseklesnę darbo eigą disciplina.
Kokie yra verslo procesų valdymo privalumai?
Pagrindinis BPM tikslas - taupyti laiką ir pinigus apipjaustant riebalus savo procesuose, pvz., Pašalinti kliūtis, šalinant atleidimus ir sustabdant nereikalingą darbo dubliavimą. Vis dėlto BPM nėra apie tai, kad reikia padidinti apatinę eilutę, ir yra ir kitų teigiamų rezultatų, nuo kurių įmonės gali pasinaudoti:
-
Tiek darbuotojai, tiek vadovai geriau naudojasi savo vaidmenų ir atsakomybės apibrėžimu, nes jie visi laikosi sistemingo dujotiekio, kad padėtų padaryti tai.
-
Komandos susitinka ir geriau bendrauja, kai visi yra tame pačiame puslapyje apie rezultatus ir terminus.
- Yra mažiau streso, nes perpildyti darbuotojai nebereikia dalyvauti tolesniuose susitikimuose arba kartoti kelis konkuruojančius uždavinius.
- BPM suderina jūsų procesus su organizaciniais prioritetais, taigi jūs nenorite eikvoti laiko procesams, kurie suteikia mažiausiai vertės verslui.
- Vadybininkai geriau mato darbo eigą, o tai suteikia naudingos informacijos apie auditą ir teisės aktų laikymąsi.
- Klientai gauna naudos iš patobulintų pristatymo laikų, todėl klientai yra labiau patenkinti.
Kaip veikia BPM?
BPM visų pirma yra metodika. Jį sudaro aiški priemonių ir metodų serija, padedanti formalizuoti BPM procesą, kad būtų galima nustatyti ir tobulinti atliekas ir kitus neveiksmingumus. Iš daugelio nustatytų BPM metodikų kai kurie, pavyzdžiui, „Lean“ arba „Six Sigma“, įžengė į populiarųjį žodyną. Bendrosios metodikos atitinka daugelį tų pačių principų. Nepriklausomai nuo pasirinktos metodikos, galite tikėtis, kad ji sutelks dėmesį į tris BPM ramsčius: procesą, žmones ir technologijas.
Procesas
Pagrindinis BPM dėmesys skiriamas verslo procesų optimizavimui, kad jie atitiktų tikslą ir tinkamu laiku pasiektų teisingus rezultatus.
Žmonės
Siekiant užtikrinti sėkmingą procesą, būtina užtikrinti, kad žmonės teisingai elgtųsi teisingai. BPM žiūri į užduotis, kurias daro žmonės, ir užduoda tokius klausimus: Kieno darbas yra atlikti A užduotį ir kokiu laiku? Kas atsitiks, jei atitinkamas asmuo ignoruos problemą? Kas įspėja, kai procesas užstrigo? Šis matomumo lygis yra būtinas, jei ketinate sukurti sistemos efektyvumą.
Technologijos
Kad jūsų procesai veiktų sklandžiai, užduočių perėjimas turi būti nuolatinis. Verslo procesų valdymo programinė įranga yra priemonė, padedanti įgyvendinti šį procesą. Taigi, jei naudojate BPM užduotį ir apibrėžiate geresnį procesą, technologija gali padėti užtikrinti, kad procesas vyktų tiksliai nustatytu būdu. Pagrindinė technologijų ypatybė yra rinkti našumo duomenis, kad galėtumėte stebėti metrikas, kurios yra būtinos proceso sėkmei.
Kaip sukurti BPM metodiką?
BPM veikia skirtingai, priklausomai nuo to, kokio tipo verslo esate. Taigi, prieš pradėdami kurti BPM metodiką, turite įvertinti, ką norite patobulinti jį įgyvendinant. Pavyzdžiui, jei esate paslaugų organizacija, galbūt norėsite, kad BPM pagerintų jūsų atsako laiką klientams. Kita vertus, įmonės, gaminančios ar gaminančios produktus, gali ieškoti didesnio surinkimo linijos efektyvumo ir našumo arba sinchronizuoti su kitomis sistemomis ir procesais.
Naudodamiesi šiais komerciniais vairuotojais, kiekviena BPM metodika laikysis fazių gyvavimo ciklo, kiekviena turi savo užduočių rinkinį, kurį reikia įgyvendinti. Dažniausia BPM metodika, DMEMO, atliekama pagal penkis etapus: projektavimas, modeliavimas, vykdymas, stebėjimas ir optimizavimas.
Pirmasis etapas: dizainas
Projektavimo etape naudojama BPM technologija, kad būtų galima išsiaiškinti savo procesą, kaip dabar, prieš pertvarkant darbo eigą taip, kad procesas vyktų daug efektyviau. Tai, ką gaunate ekrane, yra vizualinis darbų srauto vaizdavimas, kad iš pirmo žvilgsnio matytumėte, kur gali būti kliūčių ir dubliavimo. Idėja yra sukurti paprasčiausią, paprastiausią darbo eigą, kad procesas galėtų būti baigtas mažiausiai laiko, darant mažiausias klaidas.
Antrasis etapas: modeliavimas
Šis etapas yra apie jūsų proceso bandymą, kad pamatytumėte, kaip ji veikia skirtingomis sąlygomis. Pagalvokite apie tai kaip „ką daryti“. Ką daryti, jei į šią užduotį paskyrėme du žmones? Ką daryti, jei šis darbuotojas vėluoja pristatyti savo produkciją? Ką daryti, jei ši užduotis atlikta kitaip? Ar galime toliau tobulinti?
Trečias etapas: vykdymas
Imituojant darbo srautą, kitas žingsnis yra išbandyti patobulintą procesą vietoje naudodami BPM programinės įrangos darbo eigos variklį, kad kiekviena proceso užduotis būtų skirta vienam ar daugiau žmonių.
Ketvirtas etapas: stebėjimas
Stebėjimas yra duomenų rinkimo procesas, užtikrinantis, kad procesas vyktų taip, kaip tikitės. Naudodamiesi savo technologija, galite stebėti vieną veiksmą viename procese - taip pat kaip ir sekti „FedEx“ paketą - arba galite apibendrinti duomenis ir pamatyti, kaip darote visą darbo eigą. Šiame etape įdiegtos priemonės apima verslo veiklos stebėseną, prietaisų skydus, ataskaitų teikimo ir audito priemones.
Penktas etapas: optimizavimas
Šiame etape jūsų procesas gali būti toli gražu ne tobulas. Dabar reikia apsvarstyti, ką galite padaryti, kad toliau optimizuotumėte procesą. Pavyzdžiui, ar jums reikia pridėti kitą išteklių tam tikrose srityse, kuriose dažnai susiduriama su kliūtimis? Turėkite omenyje, kad optimizavimas nėra vieno ir kito įvykio įvykis. Atvirkščiai, jums reikia išklausyti darbuotojų ir klientų atsiliepimus ir atlikti pakeitimus, kai atsiranda problemų. Jei naujasis procesas nepagerins jūsų suinteresuotųjų šalių patirties, susijusios su šia paslauga, jis negali būti laikomas sėkmingu.
Kas vykdo verslo procesų valdymą?
Dažnai ekspertų komanda, turinti IT ir verslo žinias, įgyvendina BPM projektą, tačiau iš tikrųjų tai priklauso nuo projekto, kurį ketinate vykdyti, apimties. Jei norėsite pasiekti kelis greitus laimėjimus gerindami nedidelės rizikos, didelės grąžos procesus savo smulkiame versle, tuomet turėtų būti gana lengva gauti BPM projektą, kurį padėtų nedidelė vidaus komanda ir kai kurie kokybės programinė įranga, skirta jūsų procesams
Geras būdas pradėti yra dalyvauti BPM mokymo kurse. Greita „Google“ paieška turėtų parodyti tam tikras vietines parinktis arba internetinę programą. Daugelis įmonių pasirenka savo darbuotojus per verslo procesų valdymo sertifikavimo programą, kuri pagrindiniams darbuotojams suteikia galimybę oficialiai mokyti atitinkamas metodikas. Šiuo metu verslo procesų valdymo institutas siūlo 30 programų ir septynis sertifikatus įvairiose su BPM susijusiose disciplinose ir metodikose. Išsamesnės informacijos ieškokite jų svetainėje.
Kas yra BPM įrankis?
Paprastai BPM įrankis yra programinė įranga, naudojama automatizuoti BPM įgyvendinimą. Jo užduotis yra įgalinti savo verslo transformaciją, kad galėtumėte įveikti savo procesus į naujus aukštus. Pasirinktys yra tokios plačios, kaip ir ilgos, tačiau paprastai ieškosite sistemos su bent šiomis funkcijomis:
- Vizualinio apdorojimo schemos įrankis: tai leidžia modeliuoti procesus ir kurti naujas darbo eigos. Kai kurie įrankiai reikalauja kodavimo įgūdžių kaip modeliavimo įgyvendinimo būdą; kiti pardavėjai siūlo žemo kodo metodą, kuris naudoja „vilkimo ir nuleidimo“ sistemą. Pastarasis gali gerai veikti, jei komandoje nėra hardcore programuotojo.
- Valdymo prietaisų skydai ir prieigos kontrolė: tai suteikia sprendimų priėmėjams matomumą, kad būtų galima stebėti pažangą ir suteikia saugumą ribojant informacijos prieinamumą tam tikriems žmonėms.
- Klaidų tvarkymas: naudinga turėti patikros modulį, kuris surastų ir išspręstų klaidas ir sutrikimus.
- Integracija su esama programine įranga: Jūsų BPM sprendimas bus ribotas, jei jis nesikonsultuos su kitomis pagrindinėmis ERP / CRM sistemomis.
- Ataskaitos ir analizė: geras BPM sprendimas parodys tokias pagrindines metrikas kaip atvirus elementus, vidutinį laiką, kurį reikia atlikti užduoties atlikimui, ir kaip dažnai elementas bus nukreiptas.
Kalbant apie konkrečius verslo procesų valdymo įrankius, tai yra gana perpildyta rinka. Kai kurie dideli žaidėjai yra „Pegasystems“, „bpm'online“ studija, „Nintex“, „KiSSFLOW“, „Zoho Creator“, „Appian“ ir „Process Street“. Apžvalgos yra lengvai prieinamos internete, o dauguma įrankių yra nemokamo 14+ dienų bandymo, kad galėtumėte patikrinti funkcijas prieš atlikdami galutinį pirkimą.
