Sistemos ir procedūros yra labai svarbios sėkmingam verslo vykdymui. Pasak „Michael Gerber“, verslo konsultanto ir geriausiai parduodamo verslo vadovo „E-mitas“ autorius, sistemos orientuotos įmonės taupo laiką, sukelia mažiau streso ir uždirba daugiau pinigų nei įmonės žodis ir nurodymai. Biuro procedūrų kūrimas yra logika ir organizacija, geriausiai vykdoma pagal žingsnis po žingsnio.
Apibrėžkite procedūros apimtį, būtent tai, ką turi atlikti procedūra. Būkite pakankamai išsamūs, bet ne apsunkinantys. Pavyzdžiui, jums reikia procedūros, kaip tvarkyti gaunamus laiškus, kurie skiriasi nuo siunčiamų laiškų tvarkymo tvarkos. Jums nereikia kitokios tvarkos šiukšlių, sąskaitų, žurnalų ir asmeninio pašto. Šios subkategorijos gali būti įtrauktos į tą pačią bendrąją poziciją.
Nustatykite, kas yra atsakingas už procedūros vykdymo užtikrinimą, įskaitant terminus ar terminus, susijusius su procesu. Atsakingas asmuo neprivalo to daryti asmeniškai, bet turi pasitarti su įgaliotuoju įgaliotiniu, kad būtų užtikrintas jų atlikimas ir patikrinta kokybė. Šis apibrėžimas geriausiai priskiriamas pavadiniui, o ne asmeniui, net jei žinote, kas dabar atliks darbą.
Išvardinkite atskiras su šiuo procesu susijusias užduotis. Įdėkite juos chronologine tvarka.
Parašykite kiekvienos užduoties aprašymą, įskaitant pagrįstus terminus, reikalingas priemones ir būtinus pagrindinius veiksmus. Įtraukite „užbaigimo būseną“ - kokia užduotis atrodo, kai ji baigta. Užbaigimo būklė yra gyvybiškai svarbi tikrinant darbą ir vertinant darbuotojų rezultatus.
Užrašykite užduoties nesilaikymo pasekmes per nustatytą laiką. Tai apima drausmines priemones darbuotojui ir nenumatytų atvejų planą problemoms, kylančioms dėl nesėkmės.
