Informacijos žemėlapiai yra aiškus ir veiksmingas dokumentacijos metodas įmonėms, kurios jau sukūrė savo procedūras, politiką ir patvirtinamuosius dokumentus. Verslas, kurie tik pradeda formalizuoti savo procedūras, taip pat gali gauti naudos iš informacijos kartografavimo dokumentacijos metodo. Informacijos žemėlapiai supaprastina dokumentaciją, užkertant kelią instrukcijų ar informacijos dubliavimui per procedūras. Jame taip pat pateikiamas dokumento informacijos tvarkymo formatas, kad jis būtų lengviau suprantamas. Įmonės dokumentacijos konvertavimas į informacijos žemėlapio formatą gali būti atliekamas keliais paprastais, nors ir daug laiko reikalaujančiais žingsniais.
Peržiūrėkite visą įmonės dokumentaciją ir sistemingai tvarkykite turinį į kategorijas, kuriose yra panašus nurodymas. Patikslinkite kategorijos turinį pašalinant konfliktus ir dubliavimą.
Pavyzdžiui, daugelyje procedūrų yra skyrius, skirtas atsakomybei. Šio tipo turiniui visą dokumentaciją surenkate visą „atsakomybės“ tipo informaciją. Tai darydami galite matyti konfliktų konfliktus arba sritis, kuriose viena atsakomybė sutampa su kita. Iš čia supaprastinkite turinį, kad pašalintumėte dubliavimą ar konfliktus. Kitas toks turinys, į kurį reikia atsižvelgti, apima apibrėžimus ir saugos priemones.
Kiekvienam turinio tipui sukurkite centrinius dokumentus ar kitas redagavimo kontroliuojamas informacijos saugyklas.
Grįžkime prie atsakomybės pavyzdžio, sukurkite vieną dokumentą, kuriame išvardijami paskutiniame etape patikslinti atsakomybės turiniai. Būtinai vadovaukitės procedūromis, kuriose vykdoma atsakomybė. Tai užtikrina, kad dokumentai būtų tinkamai susieti.
Dabar, kai panašus turinys perkeliamas į centrinį dokumentą, senas turinys gali būti pašalintas iš pradinių procedūrų. Pašalinkite senąjį turinį iš pradinių procedūrų, nurodydami naują centrinį informacinį dokumentą.
Atnaujinimo metu atnaujinkite likusį dokumentacijos turinį į informacijos atvaizdavimo formatą. Organizuokite dokumento turinį grupuodami atitinkamą informaciją. Įtraukti antraštes. Jei įmanoma, naudokite lenteles, kad turinys būtų geriau matomas. Nustatykite geriausią praktiką, įtraukiant bet kokias genties žinias ar veiksmus, kuriuos darbuotojai paprastai atlieka, bet kurie nebuvo dokumentuoti procedūroje.
Patarimai
-
Informacijos atvaizdavimas svyruoja nuo paprasto iki sudėtingo ir gali būti dar labiau sustiprintas įtraukiant išmatuojamą grįžtamąją informaciją valdymui. Sudėtingesniam įgyvendinimui gali būti naudojamos profesionalios paslaugos iš įmonių, pavyzdžiui, steigiančios bendrovės „Information Mapping, Inc.“, siekiant optimizuoti jūsų susietas ar neįtrauktas procedūras. (Žr. Ištekliai)
