„Google“ dokumentai yra galingas failų bendrinimo įrankis, kurį įmonės gali naudoti darbų tvarkaraščių skelbimui. Tai galite atlikti sukurdami tvarkaraštį tiesiogiai „Google“ dokumentuose. Kai reguliariai skelbiate darbuotojų darbo grafiką, užkertate kelią netinkamam komunikavimui, dėl kurio gali atsirasti darbuotojų, kurie nesuprato, kad jie planuoja dirbti, atidengimą.
Naudokite nemokamų darbo grafikų šablonus
„Google“ dokumentai palaiko didžiulę nemokamų ir paruoštų naudoti šablonų biblioteką. Jei norite pasiekti šabloną, atidarykite naują „Google“ dokumentų dokumentą ir tada ieškokite šablonų su žodžiais „darbo grafikas“. Dauguma darbuotojų darbo grafikų naudoja savaitės – savaitės formatą, nes darbdaviai kas savaitę skelbia. Jei nė vienas šablonas neatitinka tvarkaraščio poreikių, kitoje programoje sukurkite pasirinktinį tvarkaraštį.
Sukurkite individualų tvarkaraštį
Kaip ir „Google“ dokumentai, „Google“ lapuose yra šablonų, kuriuos valdytojai gali pritaikyti. Raskite šiuos puslapius „Template Gallery“ meniu. Tiesiog pasirinkite sąraše Schedule (Tvarkaraštis) ir tinkinkite laukus, pakeisdami šablonų duomenis su tvarkaraščių datomis ir darbuotojų vardais. Ištrinkite visas nereikalingas eilutes ir stulpelius.
Sukurkite tvarkaraštį nuo nulio atidarydami naują failą. Pagrindiniame puslapyje spustelėkite Pradėti naują skaičiuoklę ir antraštę pavadinkite dokumentą kaip „Savaitės tvarkaraštis“ arba kitą norimą vardą. Naudokite pirmąją eilutę, kad nustatytumėte tvarkaraščių datos.
Toliau sukurkite diagramą, kurioje horizontaliosios stulpelių antraštės nurodo savaitės dienas, o eilutėse pateikiami perėjimo laikai. Į atitinkamus pamainų langelius įrašykite darbuotojų vardus. Išsaugokite failą „Google“ dokumentuose, naudodami tinkamą failo pavadinimą.
Valdyti darbuotojų leidimus
Darbdaviai nori, kad darbuotojai skaitytų tvarkaraštį ir galbūt atsisiųstų failą, kuris būtų išsaugotas asmeniniuose kompiuteriuose ar įrenginiuose. Tačiau darbuotojams neturėtų būti leidžiama redaguoti tvarkaraščio. Pagal numatytuosius nustatymus „Google“ dokumentai leidžia darbuotojams skaityti ir atsisiųsti jiems bendrai naudojamus failus.
Bendrinkite failus spustelėdami piktogramą su asmens siluetu ir pliuso ženklu, kuris reiškia „Bendrinti“. Įveskite darbuotojų, su kuriais norite bendrinti failą, el. Pašto adresus. Prieš siųsdami el. Pašto nuorodą patikrinkite leidimus, kad įsitikintumėte, jog dokumentas yra tik skaitomas.
Jei naudojate leidimus, pasirinkite „galite peržiūrėti“, o ne „galite redaguoti“, tada pasirinkite mygtuką Bendrinti, kad paskelbtumėte darbuotojų tvarkaraštį. Darbuotojai gauna el. Laišką, pranešdami, kad paskelbtas naujas tvarkaraštis. El. Laiške yra nuoroda į tvarkaraštį.
Nustatykite reguliarius tvarkaraščius
Laikydami grafiko šabloną, kas savaitę planuojama lengviau. Nustatykite standartinę dieną ir laiką, kad skelbtumėte tvarkaraštį ir tuo pačiu metu bendrai naudokite jį visiems darbuotojams.
Pavadinkite tvarkaraščio failus lengvai surandamu būdu, pvz., „Sausio 15 Shift Schedule“. Tai sumažina painiavą ir leidžia darbuotojams greitai nustatyti tvarkaraščių neatitikimus ar problemas. Sukurkite įmonės politiką, pagal kurią darbuotojai turi pateikti pageidaujamą pranešimą apie tvarkaraščio pakeitimus.
