Rašydami ataskaitą, kuri bus pristatyta susitikime, reikia vadovautis tam tikromis pagrindinėmis gairėmis, kurių dauguma tikriausiai mokėsi mokykloje. Pvz., Turite būti tikri dėl savo ataskaitos tikslo, jums reikia sutelkti dėmesį į tiksliai apibrėžtą paprogramę ir turite rašyti su savo auditorija.
Iš anksto žinokite susitikimų dalyvių švietimo ir darbo aplinką. Tai padeda jums sužinoti, kiek temos, kurią reikia paaiškinti. Pavyzdžiui, įsivaizduokite, kad rengiate pranešimą apie nelaimingų atsitikimų skaičių tam tikrose miesto sankryžose, kurios bus pristatytos kitame eismo komiteto posėdyje. Jei trys iš penkių komiteto narių turi teisėsaugos foną, jums nereikės paaiškinti frazių, pvz.
Prisiminkite savo vidurinės mokyklos anglų kalbos mokytojo patarimus: nebandykite išspręsti visatos. Rašykite apie mažesnį pagrindinės temos segmentą. Tai supaprastina jūsų ataskaitą. Pavyzdžiui, „pėsčiųjų saugumas“ gali būti pagrindinis eismo tyrimų ataskaitos dalykas, tačiau jūsų ataskaita apsiriboja viena šios temos dalimi - gerinant saugumą dviejose sankryžose.
Įsitikinkite, kad įvedant ir baigiant pateikite pakankamai konteksto. Tai padeda susitikimo dalyviams suprasti jūsų pasiūlymų svarbą. Pavyzdžiui, jei jūsų pranešime rekomenduojama įdarbinti pagalbinius policijos pareigūnus dirbti savivaldybės teisme, jūsų įvadas paaiškintų savivaldybės metines kovos su policijos pareigūnams užmokesčio už viršvalandžius kompensavimą. Darytina išvada, kad šis pasiūlymas yra tik vienas iš daugelio, kuris gali padėti savivaldybei įkišti skyles į savo biudžetą.
Leiskite ataskaitos pavadinime nurodyti, ar susitikimas suplanuotas problemoms išspręsti ar pateikti informaciją.Pavyzdžiui, jei vadybininkas iškvietė susitikimą informuoti komandos narius, kad paskutinio ketvirčio pardavimai padidėjo, jūsų pavadinimas gali būti „Trečiojo ketvirčio pardavimai: naujų klientų aptarnavimo procedūrų poveikis“.
Paprastai ataskaitų tikslas yra daryti įtaką kažkieno veiksmams. Nurodykite atsiliepimą, kurį tikitės - ir kam. Pavyzdžiui, mokyklos vadovo ataskaita apie studentų testų rezultatų padidinimą gali rekomenduoti valdybai patvirtinti rezoliuciją, kuri bandomąją studijų programą paverčia nuolatine.
