Planuojant susitikimą viešbutyje, norėsite užtikrinti, kad pardavimų skyrius teisingai užfiksuotų jūsų grupės poreikius, kad nebūtų perkrauta. Jūsų kontaktas viešbutyje sukurs grupę, kuri tęs jūsų susitikimą, kad galėtų pasidalinti su kitais departamentais ir užtikrinti, kad jums reikės bet kokio viešbučio. Grupės atnaujinimas - tai profilis, kuris apima jūsų organizacijos tikslą susitikti viešbutyje, dalyvaujančių žmonių skaičių, miegamųjų kambarių skaičių ir reikalingas automobilių stovėjimo vietas, maitinimą ir kitus funkcinius poreikius, kuriuos viešbutis padės užtikrinti. Šis profilis turėtų būti sukurtas apie 14 dienų prieš jūsų renginį, kad jūsų laiko juosta būtų tinkama.
Parašykite viską, ko jums reikės susitikimui, ir pateikite ją savo viešbučio pardavimų kontaktams, kad įsitikintumėte, jog viešbutis turi išteklių, kad patenkintų jūsų poreikius. Maitinimas, užkandžiai, automobilių stovėjimo aikštelės, persirengimo kambariai ir nakvynės kambariai yra pavyzdžiai, kuriais turėtumėte pasidalinti su pardavimų kontaktu. Tai suteiks jam preliminarią idėją apie jūsų susitikimo viziją ir viešbučio vaidmenį sklandžiai. Jis gali pateikti standartinę formą, kad užpildytumėte šią informaciją.
Sukurkite dalyvių susitikimų registracijos terminus, susijusius su jūsų viešbučių pardavimo kontaktų poreikiu, kad darbuotojai informuotų jūsų susitikimo poreikius. Naudokite paskatas, kad būtų skatinama anksti registruotis, įskaitant diskontuotus registracijos mokesčius arba konferencijų perks. Užtikrinkite, kad dalyviai žinotų, kokie yra viešbučio patogumai, ir apsvarstyti galimybę įtraukti registraciją papildomai veiklai savo formoje. SPA procedūros, vakarienės be susitikimų ir ekskursijos yra daiktai, kuriuos galite įtraukti, jei viešbutis turi išteklių jiems suteikti ir jie atitinka jūsų susitikimo apimtį.
Pasikalbėkite su savo pardavimų kontaktu, kai tik pranoksite savo galutinę datą, kad įsitikintumėte, jog jis turi žmonių, kurie lanko, skaičių ir ko reikės iš viešbučio. Remdamiesi potencialiomis dalyvėmis, norinčiais dalyvauti, pagrįsti visus papildomus numerius, kuriuos norite gauti, tačiau norą registruotis vietoje ir istorinius numerius registracijai vietoje.
Prašyti, kad jūsų grupė peržiūrėtų dar dvi savaites iki susitikimo. Iki to laiko grupės sukūrimas bus sukurtas ir bus paruoštas bendravimui su likusia viešbučio dalimi. Norite įsitikinti, kad pardavimo kontaktų numeriai ir veikla atitinka jūsų susirinkimui numatytus numerius ir veiklą. Užduokite klausimus, kad įsitikintumėte, jog suprantate kiekvieną eilutę, kurią peržiūrite. Nedelsdami atkreipkite dėmesį į savo pardavimo kontaktų dėmesį.
Peržiūrėkite savo sąskaitą faktūrą iš viešbučio ir suderinkite ją su informacija, kurią peržiūrėjote savo grupės atnaujinime, ir jūsų organizacijos registracijos informaciją po susitikimo pabaigos. Patikrinkite netikslumus ir per didelius mokesčius. Jei radote, susisiekite su pardavimų atstovu ir pardavimų vadybininku, kad jie būtų atitinkamai pataisyti.
Patarimai
-
Prašyti, kad fizinė jūsų grupės kopija būtų atnaujinta prieš susitikimą, kad jūsų įrašai būtų saugomi. Peržiūrėkite mėginių grupės atnaujinimo formas, kad galėtumėte iš anksto sužinoti, ką reikės viešbučio pardavimų skyriui. Bendrinkite visus svarbiausius pakeitimus, kurie turės įtakos jūsų susirinkimų lankomumui kuo greičiau.
